Infrastruktur
Beispiel der Kostenstruktur für den Service „Arbeitsplatz PC“ (Desktop) in anafee. Foto: PMCS.helpLine

Finanzmanagement in der IT

Wo ist er denn nun, der Mehrwert der IT?

Unternehmen müssen konstant ihre Kosten hinterfragen und optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die IT steht in solchen Zeiten fast überall auf dem Prüfstand, da sie sehr oft einen intransparenten Kostenblock darstellt. Die entscheidende Frage für viele IT-Verantwortliche lautet meist: „Was, wie viel und wie?“ ... und das, ohne die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu gefährden.

Aber wissen IT-Verantwortliche denn überhaupt immer, wie viel ein einziger Desktop-Arbeitsplatz tatsächlich kostet? Oder können sie belegen, ob „Bring Your Own Device“, Cloud Computing oder IT-Outsourcing für Ihr Unternehmen wirtschaftlich ist? Oder wie sich die SAP-Betriebskosten in den kommenden Jahren entwickeln? Oft genug stellen die IT-Ausgaben für die Finanzverantwortlichen immer noch eine „Black Box“ dar – eine untragbare Situation für alle, die ein Unternehmen so präzise wie möglich steuern müssen. So tun sich noch viele Organisationen schwer, den Beitrag der IT zum Business zu kommunizieren. Um aus der reinen Kosten- in eine Wertediskussion zu kommen, bedarf es daher einer Neuaufstellung des IT-Finanzmanagements, damit klare Daten zur Kostenstruktur und zur tatsächlichen Nutzung der IT-Services transparent werden.

Verursachergerechte Zuordnung

Den Verantwortlichen ist klar: Eine wirtschaftliche IT-Steuerung nach Kosten-Nutzen-Kriterien ist nur möglich, wenn die Kosten und Leistungen der IT vollständig transparent werden. Kostentreiber für jeden IT-Service z. B. lassen sich am besten durch eine Modellierung der Wertschöpfungskette identifizieren. Bisherige Vermutungen werden dabei häufig widerlegt: So ist eine typische Fehlannahme, dass bei bestimmten Applikationen die hauptsächlichen Kosten im Bereich der Infrastruktur zu finden sind. Oft sind der Applikations-Support, hohe Verfügbarkeits-Anforderungen oder Lizenzkosten überraschenderweise die eigentlichen Kostentreiber. Nur wer die echten Kostentreiber kennt, kann effektive Kostensenkungs-Strategien und Incentives zum Umgang mit teuren Ressourcen definieren.

Sämtliche Produktionsschritte bzw. Stückkosten für ein IT-Produkt (wie z. B. „PC-Arbeitsplatz Buchhaltung“) müssen dazu klar definiert sein, um die tatsächlichen Herstellkosten zu ermitteln. Darüber hinaus gilt es, eine „klassische“ Kostenträgerrechnung auf der Grundlage einer durchgängigen Prozesskostenkalkulation zu etablieren. Ziel ist es, IT-Kosten so exakt wie möglich den tatsächlichen Leistungen und Leistungsnehmern zuzuordnen, um den Gemeinkostenanteil deutlich zu verringern und IT-Services insgesamt besser steuerbar zu machen. Hierfür müsste künftig ein noch höherer Steuerungsaufwand betrieben werden, was jedoch angesichts der ohnehin schon angespannten Ressourcensituation im IT-Bereich unmöglich erscheint.

Erschwerend hinzu kommt, dass die im IT-Controlling eingesetzten Werkzeuge – wie SAP, Microsoft Excel oder Access-Eigenentwicklungen – offensichtlich nicht in der Lage sind, die benötigte Kostentransparenz herzustellen, IT-Services zu standardisieren und Steuerungsprozesse effektiv zu automatisieren. Ein ERP-System ist grundsätzlich nur bedingt für die Belange der IT ausgelegt. Insbesondere die starren Kostenstellenstrukturen erschweren eine flexible IT-Steuerung nachhaltig. Microsoft Excel, das vorwiegend als Standardplanungswerkzeug im Controlling eingesetzt wird, hat große Schwachstellen in der dezentralen Planung. Man denke dabei nur an die Fehleranfälligkeit durch riesige, unübersichtliche Spreadsheets, fehlende Multi-User-Fähigkeit oder die Schnittstellenproblematik mit dem führenden Buchungssystem.

Durchgängiges IT-Finanzmanagement

Fortschrittliche IT-Bereiche implementieren daher bereits heute verstärkt Lösungen jenseits der Excel-Welt, die auf das Controlling und Finanzmanagement von IT- und anderen Shared Services im Unternehmen spezialisiert und einfacher an SAP anzubinden sind. Werkzeuge wie die Finanzmanagement-Standardsoftware anafee der PMCS.helpLine Software Gruppe, bieten dazu ein zentrales Datenmodell, über das ein durchgängiges IT-Finanzmanagement etabliert werden kann, welches den gesamten Lebenszyklus von IT-Services umfasst. Sie schaffen Transparenz bei Kosten und Leistungen der IT und unterstützen den Aufbau einer Kostenträgerrechnung. Dabei werden sämtliche IT-Leistungsarten und -mengen kostenseitig ermittelt und einem eindeutigen Verursacher zugeordnet. Dies vereinfacht die Entwicklung standardisierter IT-Produkte mit konkurrenzfähigen Preisen sowie den Aufbau und das Management eines einheitlichen IT-Servicekatalogs. Sukzessive werden langwierige, manuelle Controlling-Prozesse wie Planung, Kalkulation, Verrechnung und Reporting automatisiert. So ist beispielsweise eine flexible Berichterstellung nach beliebigen Kriterien (z. B. Kostenstellenanalysen oder Plan-Ist-Abweichungen) quasi auf Knopfdruck möglich.

Fazit

Die Etablierung durchgängiger Finanzmanagementstrukturen birgt enorme Vorteile für den IT-Bereich: es versetzt die Verantwortlichen in die Lage, IT-Leistungen gleichzeitig bedarfs- und kostenorientiert anzubieten. Die geschaffene Transparenz ermöglicht dem IT-Bereich einen externen Marktvergleich und fundierte Make-or-buy-Entscheidungen. Das Wichtigste: Der Leistungsbeitrag der IT im Geschäftsprozess kann jederzeit belegt werden. Dies veranlasst auch die IT-Nutzer im Unternehmen, über Sinn und Unsinn von IT-Investitionen nachzudenken und künftig schonender mit IT-Ressourcen umzugehen. So wird die Diskussion um zu hohe IT-Kosten mit nahezu hundertprozentiger Sicherheit zu einer Diskussion um geschaffene Werte.

Die Autoren 

Dr. Alexander Becker, Head of Corporate Strategy, PMCS.helpLine Software Gruppe

Bernd Worlitzer, Vorstand Catenic AG, ein Unternehmen der PMCS.helpLine Software Gruppe

www.anafee.de

   

Mehr Artikel zum Thema: Infrastruktur

T-Mobile hat sein IoT-Netz fertig

Wer Digitalisierung sagt, muss auch IoT sagen. Und wer IoT...

Weiterlesen

Vorbereitung für Smart-Meter Rollout in Wien

WienIT, Wien Energie und Wiener Netze haben zusammen mit den...

Weiterlesen

Vom Smart Grid zu Industrie 4.0

Eine wesentliche Komponente auf dem Weg zur Energiewende ist...

Weiterlesen

Probelauf für die flexible Energiezukunft

Ein von AIT koordiniertes Konsortium entwickelt Lösungen für...

Weiterlesen

T-Mobile Austria kauft UPC Austria

Kurz vor Weihnachten hat sich T-Mobile Austria selbst...

Weiterlesen

Österreichs Verwaltungscloud

Ministerien, Bundesländer, der Hauptverband der...

Weiterlesen

Verbraucher leiden unter Zwangs-Routern

Seit einem Jahr können Verbraucher in Deutschland frei...

Weiterlesen

Österreich "Musterschüler" bei Smart Meter

Zwar haben 57 Prozent der heimischen Energieversorger mit...

Weiterlesen

Mit virtuellen Desktops in die Cloud

Physische Desktop-Infrastrukturen sind für Unternehmen nicht...

Weiterlesen

IMP-Neubau mit moderner IT-Infrastruktur

Das Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie (IMP)...

Weiterlesen

Internetverbindung für Kleinunternehmen

In Österreich wurden im vergangenen Jahr mehr neue...

Weiterlesen

Modulare USV für das Rote Kreuz

Die Rettungsleitstelle des Roten Kreuzes in Graz wickelt...

Weiterlesen

bmvit startet Ausschreibung über 140 Millionen

Das Infrastrukturministerium (bmvit) hat am 14. Februar die...

Weiterlesen

Arbeit an Österreichs 5G-Strategie startet

Die nationale Strategie für den neuen Mobilfunkstandard 5G...

Weiterlesen

Österreich im Wandel der Digitalisierung

Das Österreichische Institut für Wirtschaftsforschung (WIFO)...

Weiterlesen

Optimierung des IT-Betriebs

Die Betriebsverantwortung der meisten IT-Infrastrukturen ist...

Weiterlesen

Infrastrukturen in Rechenzentren

An passgenauen IT-Systemen führt heutzutage kein Weg vorbei....

Weiterlesen

Der (Schlüssel-)Bart ist ab

Smartphones sind heute universell verfügbar. Sie können...

Weiterlesen

IT-Sicherheit und Krisenvorsorge

Viele Themen aus dem täglichen "Business" gilt es möglichst...

Weiterlesen