Praxis Workplace

Zentrale Informationsplattform für Greiner

Wichtige Infos auf einen Blick

Bild: Greiner Holding AG
Das Headquarter der Greiner Holding AG in Kremsmünster.
Bild: Greiner Holding AG

Die sparten- und standortübergreifende Infomationsplattform "Connect.Greiner" von HATAHET productivity solutions sorgt bei der Greiner Gruppe für bessere Übersicht und leichtere Zusammenarbeit.

Was mit einer kleinen Gemischtwarenhandlung im deutschen Nürtigen begann, hat sich über die Jahrzehnte zu einem globalen Unternehmen mit 139 Standorten in 33 Ländern entwickelt. Heute begleiten Greiner-Produkte den Alltag der Menschen auf der ganzen Welt, ob in Form der Schaumstoffmatratze im Bett, des Joghurtbechers am Frühstückstisch oder des bequemen Sitzes in Zug, Straßenbahn, Auto oder Flugzeug. Die unterschiedlichen Produktgruppen sind in vier operative Sparten organisiert: Greiner Packaging International, Greiner Bio-One International, Greiner Foam International sowie Greiner Extrusion Group.

Um die gesteckten Ziele des globalen Wachstums erreichen zu können, hat der Konzern eine Strategie ausgearbeitet, mit deren Implementierung 2015 begonnen wurde. Diese sieht unter anderem eine engere Zusammenarbeit der Sparten und damit von Schlüsselabteilungen vor, wie etwa Entwicklung, Einkauf und Rechnungswesen. Die gewünschten Resultate sind Effizienzsteigerungen und die Erhöhung der Innovationskraft im Konzern.

Arbeitsplatz der Zukunft als strategisches Ziel

Eine weitere strategische Maßnahme, die bis 2020 finalisiert werden soll, ist die Schaffung einer zentralen Informationsplattform, die von allen Greiner-Mitarbeitern sparten- und standortübergreifend verwendet werden kann.

Für die Planung und Umsetzung des "Connect.Greiner" genannten Intranets wurde der Digitalisierungsspezialist HATAHET productivity solutions GmbH gewonnen. "Das HATAHET-Team konnte im Rahmen der Anbieterauswahl überzeugen, indem es kreative Lösungsideen aufzeigte und die gewünschten Features anhand konkreter Beispiele – etwa ‚Collaboration à la carte‘ – veranschaulichte", sagt Christian Böhm, Leiter des Greiner Inhouse Consultings, über das Auswahlverfahren.

Die Anforderungen der Greiner Gruppe, wie die Personalisierung von Informationen oder die Anpassung des Layouts auf Basis der Sparte des jeweiligen Mitarbeiters, wurden vom Projektteam in enger Zusammenarbeit mit HATAHET ausgearbeitet und in Form von Lasten- und Pflichtenheften mit Use Cases festgehalten.

"Eines unserer Hauptziele ist es, unseren Mitarbeitern auf einen Blick jene Informationen zur Verfügung zu stellen, die für sie wichtig sind, wobei wir sehr stark auf Personalisierung setzen", sagt Nadine Arming, SharePoint Consultant bei Greiner. "Wenn der Mitarbeiter bei Connect.Greiner einsteigt, dann sieht er seine persönliche Startseite und jene News, Events oder Links, die speziell auf ihn zugeschnitten sind. Das kann auf Basis der Sparte sein, in der er arbeitet, des Standortes oder des spezifischen Personenkreises, dem er zugeordnet ist."

Die Informationen der Startseite werden von den Redakteuren zentral über die sogenannten Management Applikationen bereit gestellt. Diese umfassen News, Events, Links, Tools und personelle Veränderungen. Die News werden auf Gruppen- und Spartenebene grundsätzlich auf Deutsch, Englisch und Tschechisch zur Verfügung gestellt, Übersetzungen in weitere Sprachen sind möglich. Die Links werden zentral vorgegeben, jeder Benutzer hat aber auch die Möglichkeit, seine persönlichen Links zu erfassen, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Somit kann Connect.Greiner auch als Favoritenverwaltung verwendet werden.

Das Tools-Management wiederum steuert, welche Inhalte im SharePoint App Launcher als Kacheln für die Benutzer zur Verfügung stehen. Last but not least werden in den People on the move-Beiträgen personelle Veränderungen innerhalb der Greiner Gruppe auf der Startseite präsentiert.

Effiziente Navigation durch die Greiner-Welt

Damit das Layout dem jeweiligen Sparten-CI entspricht, kommt die "HATAHET Must-Have App" Style Master zum Einsatz, mit der das Design der Seiten stets in den richtigen Farben und mit dem jeweiligen Spartenlogo angezeigt wird. Erreicht wird dies durch den Austausch der Masterpages beim Laden der Seite. Darüber hinaus findet die "HATAHET Must-Have App" Profile Exporter Verwendung, die für jeden Standort eine Mitarbeiterliste auf Basis der SharePoint User Profiles erstellt. Dieser Export wird jeden Tag durchgeführt, womit die Daten immer aktuell gehalten werden können.

Damit die Navigation für den Benutzer möglichst einfach und kontinuierlich ist, hat das HATAHET-Team eine globale Navigationsleiste implementiert, mit der die User zu den wichtigsten Hauptbereichen gelangen können. "Connect.Greiner soll nicht nur eine Informationsplattform für unsere Mitarbeiter sein, sondern auch der Ausgangspunkt für ihre berufliche Aktivitäten", resümiert Nadine Arming.

Die Einführung der Lösung als Teil des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft wurde mit Marketing-Maßnahmen wie einem Gewinnspiel oder Plakataktionen unterstützt. Ein Auswertungstool, das der Lösung hinterlegt ist, bringt zudem Erkenntnisse über das Nutzungsverhalten.

Hier zeigt sich sehr deutlich, wie wichtig die Qualität des Contents und andere Soft Factors sind. Arming: "Je engagierter die Verantwortlichen an den Standorten an die Sache herangehen, desto besser kommt das Projekt insgesamt an. Ein weiterer wichtiger Faktor ist: Je interaktiver die Inhalte im Intranet gestaltet sind, desto mehr Zuspruch gewinnen wir. Und: Je mehr News geschalten werden und je aktueller diese sind, desto besser ist das Feedback."

Die Phase Eins des Connect.Greiner-Projekts ist bereits abgeschlossen, in der einige Standorte, darunter die Greiner Holding in Kremsmünster, angeschlossen wurden. "Ein Jahr nach Einführungsbeginn haben rund 5.000 Mitarbeiter an 17 Standorten aus fünf verschiedenen Ländern Zugriff auf Connect.Greiner. 64 Redakteure versorgen ihre Kollegen regelmäßig mit inzwischen über 800 spannenden Newsartikeln, sowie Informationen aus der Gruppe, den Sparten und den jeweiligen Standorten", so Nadine Arming über den Status quo der Einführung.

In der zweiten Phase sollen weitere Standorte – von Österreich über die USA bis nach China – hinzukommen, zudem werden die Erfahrungen aus der ersten Phase in die Weitereinwicklung der globalen Informationsplattform fließen.

Nadine Arming zeigt sich mit dem bisher Erreichten zufrieden. "Connect.Greiner wurde von unseren Mitarbeitern sehr gut angenommen. Auch die Zusammenarbeit mit HATAHET war sehr partnerschaftlich. HATAHET zeigt, was mit SharePoint alles möglich ist. Das Unternehmen hat ein sehr gutes Entwicklerteam, das die Lösungen den Rahmenbedingungen entsprechend umsetzt."

Markus Reisinger, Lead Consultant Collaboration & Communication Solutions bei HATAHET, beschreibt die Vorteile der Lösungen folgendermaßen: "Connect.Greiner besticht unter anderem durch ein modernes, ansprechendes Design, durch die personalisierte Startseite und die strukturierte Navigation – das alles konnte dank der ausgezeichneten Zusammenarbeit mit der Greiner Gruppe optimal realisiert werden."

Nahed Hatahet, Geschäftsführer von HATAHET productivity solutions, ergänzt: "Connect.Greiner zeigt sehr deutlich, wie wichtig das interne Marketing für den Erfolg eines Projekts ist, was von Greiner perfekt umgesetzt wurde. Es beweist auch, dass Technologie in erster Linie Mittel zum Zweck ist, wenn es darum geht, den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen."

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