Praxis ERP
Bild: Österreichisches Rotes Kreuz - Kellner Thomas
Bild: Österreichisches Rotes Kreuz - Kellner Thomas

NAVAX im Blaulicht-Einsatz

Registrierkassenlösung für das Rote Kreuz

Die Registrierkassenpflicht, die mit 1. Jänner 2016 in Kraft getreten ist, wurde mit 1. April 2017 um die Pflicht zum Manipulationsschutz ergänzt. Damit stand auch das Generalsekretariat des Österreichischen Roten Kreuzes (ÖRK) vor der Herausforderung, seine vorhandene Barverkaufslösung der ÖRK Einkauf & Service GmbH an die Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung anzupassen.

Alle Unternehmen und Organisationen, die betriebliche Einkünfte erzielen, müssen ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze (inklusive Bankomatkartenzahlungen, Kreditkarten) jährlich 7.500 Euro netto überschreiten, eine Registrierkasse verwenden. Sämtliche Barumsätze werden somit einzeln aufgezeichnet. Damit diese gegen Manipulation geschützt sind, ist spätestens seit 1. April 2017 die Registrierkasse entsprechend der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) abzusichern. Eine technische Sicherheitseinrichtung muss mittels Signaturerstellungseinheit (SEE) eine kryptografische Signatur erzeugen und damit die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Belege gewährleisten. Weitere Ergänzungen sind das Datenerfassungsprotokoll (DEP), eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer, die Nennung der Uhrzeit, die Generierung eines QR-Codes, die Aufsplittung des Betrags nach Steuersätzen und die Anbindung an einen Drucker oder eine andere Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen. Außerdem muss die Registrierung über FinanzOnline nun zwingend erfolgen, da sonst ab diesem Zeitpunkt finanzstrafrechtliche Konsequenzen erlassen und durchgeführt werden.

Als bestehender Kunde von NAVAX hat das ÖRK bereits die ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV im Einsatz. Microsoft Dynamics NAV ist mit NC Cash Register, einem selbstentwickelten Produkt des IT-Systemhauses, einfach erweiterbar, um alle Anforderungen aus der Registrierkassenpflicht zu erfüllen. NC Cash Register ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, das direkt in Microsoft Dynamics NAV und das bestehende Verkaufsmodul integriert wurde. Es waren nur geringe Anpassungen notwendig. Die existierenden Prozesse und Abläufe wurden um die Funktionen einer Registrierkasse erweitert.

Umsetzung

Da die Verordnung mit der Pflicht zum Manipulationsschutz bereits per 1. April ergänzt wurde, war eine rasche Umsetzung notwendig, um von Anfang an gesetzeskonform vorzugehen. NC Cash Register wurde dazu von NAVAX in die bestehende Verkaufslogik integriert. Dadurch funktioniert die Software auf jedem Arbeitsplatz und ist zudem jederzeit erweiterbar. Die Dokumentation des Datentransfers ist gewährleistet sowie jede Kommunikation mit dem Webservice als auch eventuell auftretende Fehler bleiben nachvollziehbar. Das gibt Sicherheit, denn gerade als Non-Profit-Organisation unterliegt das ÖRK strengen Prüfungen. 

"Das Österreichische Rote Kreuz steht in der Öffentlichkeit und genießt großes Vertrauen. Daher war es für uns wichtig, bereits vor dem 1. April mit einer Registrierkassenlösung in Betrieb zu gehen, die alle gesetzlichen Auflagen erfüllt. Mit der Integration des von NAVAX selbstentwickelten Aufzeichnungssystems NC Cash Register in unsere bereits bestehende ERP-Lösung, konnten wir zeitgerecht und ohne großen Kostenaufwand alle Auflagen der Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllen. Wir fühlen uns daher von NAVAX sehr gut beraten und werden auch weiterhin auf diesen verlässlichen Partner setzen", erläutert Markus Gutmann, Leiter Controlling des Österreichischen Roten Kreuzes.

Die erforderlichen QR-Codes werden über den Partner "fiskaltrust" generiert und auch die Meldungen über FinanzOnline werden dadurch automatisiert ausgegeben. Bei Barzahlung werden die erforderlichen Daten automatisch an fiskaltrust übermittelt, wo die verpflichtende externe Datensicherung auch revisionssicher durchgeführt werden kann. Da die existierenden Prozesse und Abläufe nicht verändert wurden, waren kaum Einschulungen notwendig – die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Einkauf & Service GmbH des ÖRK brauchen nur die Zahlungsart wählen, alles andere läuft automatisiert. Somit ist die Lösung unkompliziert und bedienerfreundlich. 

Zertifizierte Lösung

Die Registrierkassenlösung von NAVAX wurde den gesetzlichen Anforderungen entsprechend erweitert und von einem staatlich befugten und beeideten Ziviltechniker geprüft und zertifiziert. Damit verfügt das ÖRK, als Kunde des IT-Systemhauses, mit wenig Aufwand nicht nur über eine gesetzeskonforme Registrierkassenlösung, sondern ist zudem selbst zertifiziert.

"Uns ist es wichtig, unsere bestehenden Kunden, die von der Registrierkassenpflicht betroffen sind, schnell und unkompliziert zu unterstützen. Mit unserem Produkt NC Cash Register, das wir selber entwickelt haben, ist uns das gelungen und wir freuen uns sehr, dass auch das Österreichische Rote Kreuz auf diese Software setzt. Das birgt für Vertrauen in uns und unsere Lösungen. Besonders hervorzuheben ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ÖRK weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten können und zeitgleich die gesetzlichen Auflagen erfüllen", so Oliver Krizek, Eigentümer und Geschäftsführer der NAVAX Unternehmensgruppe, abschließend.

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