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So arbeitet man heute - Teil 6

Online-Meeting-Kultur trifft auf Kaffeehauskultur

Das Kaffeehaus ist in der österreichischen Landeshauptstadt eine traditionelle Institution. Seit 2011 gehört die Wiener Kaffeehauskultur sogar zum immateriellen Kulturerbe der UNESCO. Das klassische Wiener Kaffeehaus ist ein Ort, an dem man das Gefühl hat, dass die Zeit stehengeblieben ist und der nicht nur Touristen anzieht. Das Kaffeehaus ist für viele Wiener so etwas wie ein zweites Wohnzimmer, in dem diskutiert und philosophiert wird aber auch Geschäfte angebahnt werden.

Zweifelsohne sind das persönliche Gespräch und das Kennenlernen des Geschäftspartners als vertrauensbildende Basis nur schwer zu ersetzen. Die viel zitierte globalisierte Welt bringt jedoch mit sich, dass gerade im Geschäftsleben auf zusätzliche, neue und schnellere Kommunikationskanäle gesetzt werden muss. Wir können uns dem Fortschritt und den technischen Möglichkeiten, die sich im Bezug auf Kommunikation bieten, nicht verschließen.

Klassische Besprechungen werden den Bedürfnissen nach schneller, vernetzter, mobiler Kommunikation und flexiblem Informationsaustausch schon lange nicht mehr gerecht. Zusätzlich verursachen Planung und Reisen erhebliche Aufwände und Kosten. Selbst der Einsatz von Telefonkonferenzen bietet nur eine eingeschränkte Alternative: diese sind häufig auf eine Personenanzahl begrenzt und bieten nicht die Möglichkeit, die Teilnehmenden aktiv in die Kommunikation und Bearbeitung von Dokumenten oder Unterlagen einzubeziehen.

Höhere Flexibilität und Effizienz

Mit modernen Online-Meeting-Lösungen lassen sich Besprechungen relativ einfach, schnell und sicher in den virtuellen Raum verlegen. Die Teilnehmer benötigen lediglich einen PC, Mac, Tablet oder ein Smartphone. Dementsprechend bieten Online Meetings ungleich mehr Flexibilität und Effizienz. Ortsunabhängigkeit sowie Video- und Desktop-Sharing machen den Unterschied: Wichtige Dokumente können in Echtzeit geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Parallel sehen sich die Teilnehmer über die Webcams. Die Tonübertragung erfolgt in der Regel über Voice over IP (VoIP) oder über eine parallele Telefoneinwahl. Mitarbeiter können auch ihre eigenen Geräte nutzen – Stichwort: BYOD ("Bring your own device") – und bequem, von zu Hause oder von jedem internetangebundenen Ort der Welt, an virtuellen Besprechungen teilnehmen.

Online Meetings - Multitalent für viele Anwendungsgebiete

Online-Meeting-Lösungen können vielfältig eingesetzt werden, um interne Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse zu optimieren. Dazu zählen beispielsweise Projekt-, Vertriebs- und Forecastmeetings und Marketingabstimmungen oder sogar virtuelle Vorstellungsgespräche. Aber auch externe Anwendungsfälle, wie Erstgespräche mit Interessenten mit dem Ziel der Qualifizierung, Angebotspräsentationen, Vertragsverhandlungen, virtuelle Kundenbetreuung und -beratung usw. werden durch Online-Meeting-Lösungen unterstützt.

Moderne Online-Meeting-Lösungen sind technologisch ausgereift, lassen sich einfach bedienen und über APIs in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Neben einer Active-Directory-Integration spielt eine starke End-to-End-Verschlüsselung dabei eine wichtige Rolle. Cloud-Lösungen müssen darüber hinaus DSGVO / GDPR konform sein. Ein wesentliches Kriterium für den Erfolg von Online-Meeting-Lösungen ist, dass virtuelle Besprechungen auch außerhalb der eigenen Unternehmung mit externen Teilnehmern funktionieren. Konkret bedeutet dies, dass externe Personen auch ohne lokale Administrationsrechte an einer virtuellen Besprechung teilnehmen können, sie dabei nichts installieren müssen, sie nicht auf einen bestimmten Webbrowser angewiesen sind und auch auf keine – als unsicher geltenden – Browsererweiterungen zurückgreifen müssen.

Online Meetings bedeuten auch Change Management

Neben den technologischen Aspekten spielt aber noch das begleitende Change Management eine große Bedeutung. Ist die grundsätzliche Entscheidung zum Einsatz einer Online-Meeting-Lösung gefallen, geht es in einem zweiten Schritt darum, konkrete Anwendungsszenarien zu definieren und anschließend in einer Pilotgruppe zu testen. Auf Basis der Ergebnisse der Pilotgruppe, können in Folge die Ziele für einen unternehmensweiten Einsatz abgeleitet werden. Jedenfalls wichtig ist es, Awareness im Unternehmen zu schaffen und die Mitarbeiter ausreichend zu schulen. Dabei geht es nicht um eine reine Schulung in Bezug auf die Anwendung der Online-Meeting-Lösung, sondern auch um die nachhaltige Verankerung in bestehende und neue Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse. Am Ende des Tages sollen Online Meetings genauso einfach funktionieren, wie Telefonieren oder das Schreiben einer E-Mail.

Richtig eingeführt bieten Online-Meeting-Lösungen für alle Beteiligten nachhaltige Vorteile: Schnelligkeit bei Entscheidungen, ökonomischer Umgang mit den Ressourcen des Unternehmens und der eigenen verfügbaren Zeit. Kunden erhalten schnelleres Service und einfacheren Zugriff auf Experten.

Und wie passt das jetzt zur Kaffeehauskultur? In Wien und auch überall sonst auf der Welt gilt es herauszufinden, wann und wie Online Meetings eingesetzt werden können. Und so lässt sich jetzt schon beobachten, dass nicht nur persönliche Besprechungen in den Kaffeehäusern stattfinden, sondern der Sitznachbar am Nebentisch, ganz unbemerkt, bereits sein Online Meeting abhält.

Über den Autor

Daniel Holzinger begleitet als Geschäftsführer von Colited Management Consultancy Unternehmen und Organisationen auf der Reise zu neuen Arbeitswelten. Er blickt auf rund 20 Jahre Erfahrung in der Beratungs- und Informationstechnologiebranche zurück. Dabei bekleidete er internationale Managementpositionen als COO, Vice President und Geschäftsführer in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Public Relations, Partnermanagement, Business Development, IT und HR. Darüber hinaus war er mehrere Jahre als Lektor für Marketing- und Vertriebscontrolling an der FH Wien tätig. Als Architekt neuer Arbeitsformen übernimmt er, mit einem End-to-End Beratungs- und Transformationsansatz, die Verantwortung über die verbundenen Veränderungsprozesse. Für monitor.at wirft er regelmäßig einen Blick auf verschiedene Aspekte der "neuen Welt der Arbeit".

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