Bild: CC0 Public Domain
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Gastartikel - Joachim Krohn, ROI Management Consulting AG

Mensch-Maschine-Kollaboration durch Robotic Process Automation

Beim Thema "Roboter" denkt man spontan an Industrieroboter oder humanoide Roboter. Doch ein neuer Roboter-Typ etabliert sich: der Softwareroboter. Als Chatbot im Servicebereich und Twitterbot im Wahlkampf ist dieser bereits in der öffentlichen Wahrnehmung präsent. Flexible Softwareroboter werden darüber hinaus zunehmend eingesetzt, um Brüche zwischen verschiedenen Softwareanwendungen zu schließen.

Das Dilemma der gescheiterten Prozessverbesserung 

Nachdem Industrieunternehmen sich in den letzten Dekaden schwerpunktmäßig auf die Verbesserung ihrer Produktionen konzentriert haben, arbeiten sie nun verstärkt daran, die großen Potentiale im indirekten Bereich zu erschließen. Ein typisches Vorgehen ist dabei die systematische Analyse der Prozessketten, z.B. mittels Swimlaneanalyse.

Kernerkenntnis einer solchen Analyse ist regelmäßig, dass zahlreiche Medienbrüche einen durchgängigen Informationsfluss verhindern. Das bedeutet, dass Daten von einem Medium manuell in ein anderes übertragen werden: zum Beispiel Excel-Daten in SAP-Anwendungen, SAP-Daten in web-basierte Kundenportale oder umfängliche Reports aus einem ganzen Strauß von Datenquellen. Und obwohl fast alle Unternehmen über ein ERP-System verfügen, werden viele Informationen in selbstgestrickten Access-Datenbanken verwaltet.

Die dadurch notwendige manuelle Datenübertragung erfordert erheblichen Personalaufwand und stellt gleichzeitig einen Risikofaktor dar, da es immer zu Fehlern kommt. In Urlaubszeiten bleiben die Eingaben oft liegen, da sie an einzelnen Personen hängen.

© ROI Management Consulting AG
Manueller Prozess bei der Datenübertragung als Risikofaktor
© ROI Management Consulting AG

Ziel ist es natürlich, den Medienbruch mit einer grundsätzlichen Lösung aus der Welt zu schaffen. Doch das bedeutet meistens die Planung und Umsetzung eines umfangreichen IT-Projekts. Dieses dauert jedoch oft sehr lang, ist teuer und führt zu einer starren Lösung. Im schlimmsten Fall hat sich der Geschäftsprozess bis zum Abschluss der IT-Implementierung bereits wieder geändert. Müssen zum Beispiel Kunden-Webportale bedient werden, ist die Varianz zwischen den einzelnen Kunden hoch. Aus diesem Grund landen entsprechende Lösungsvorhaben leider oftmals auf der Liste der mittel- bis langfristigen Projekte, so dass am Ende alles so bleibt, wie es war. Die Lösung für dieses Dilemma können Softwareroboter sein. 

Robotic Process Automation: Entlastung von repetitiven Aufgaben 

Wenn manuelle Tätigkeiten nach beschreibbaren Regeln ablaufen ist es möglich, einen Roboter einzusetzen. Dasselbe gilt auch für Softwareanwendungen. Immer dann, wenn es nur um eine mechanistische Übertragung von Daten und nicht um Interpretation oder einzelfallbezogene Ergänzung geht, kann ein Softwareroboter die Aufgabe übernehmen. Dieser ermöglicht es, durch ein einfach zu erstellendes oder aufzuzeichnendes Programm Daten in der einen Anwendung zu erfassen und in eine andere einzugeben – vergleichbar mit einem Makro, das man z.B. aus MS-Excel oder alten DOS-Zeiten kennt. Der Unterschied ist, dass die Datenquellen und -senken völlig verschiedene Programme sein können. Diese Technik, die Robotic Process Automation (RPA) genannt wird, befreit Menschen von stumpfsinnig repetitiven Aufgaben, so dass sie sich auf die komplexeren Einzelfallentscheidungen konzentrieren können. Die Vorteile von RPA im Vergleich zu konventionellen IT-Verknüpfungen sind dabei:

  • Schnelle Implementierung (typisch: eine bis sechs Wochen)
  • Flexibel und skalierbar, d.h. schnell anpassbar, wenn sich Geschäftsprozesse oder Anforderungen ändern
  • Kostengünstig, da wenig Implementierungsaufwand 
  • Plattformunabhängig
  • Kein Eingriff in bestehende IT-Struktur
© ROI Management Consulting AG
Ausführung der Datenübertragung durch Softwareroboter
© ROI Management Consulting AG

Gerade für Industrieunternehmen sind Softwareroboter damit ein ideales Instrument, um die zunehmende Komplexität und Dynamik der Informationsströme in ihren Wertschöpfungsprozessen in den Griff zu bekommen. Denn sie beseitigen nicht nur schnell und effizient Medienbrüche, die bereits lange als "Altlast" im System bestehen, sondern integrieren zudem als Schnittstelle moderne IT-Anwendungen mit Altsystemen schnell und benutzerfreundlich. Doch in Zukunft leisten die RPA-Helfer vielleicht sogar noch weit mehr: in Kombination mit Softwaretechnologien aus dem Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) könnten sich ihre Fähigkeiten sogar erheblich verbessern, so dass auch komplexe Entscheidungsfindungen möglich sind. 

Joachim Krohn ist bei der ROI Management Consulting AG als Principal tätig. Sein Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung und Implementierung von Operational Excellence Systemen zur Performanceverbesserung entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

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