Praxis
Dank anafee hat die Öst. Nationalbank ihre IT-Kosten jetzt im Griff. Bild: OeNB

Transparente Verrechnung von IT-Services

Die OeNB kennt ihre Kostentreiber

Die Oesterreichische Nationalbank (OeNB) hat Transparenz bei den Kosten und Leistungen ihrer IT geschaffen. Dazu implementierte die Notenbank der Republik Österreich die Financial-Management-Lösung anafee. Durch den Einsatz der integrierten Plattform weiß die IT der OeNB heute ganz genau, wo die IT-Kosten entstehen und verrechnet diese verursachergerecht.

Ihre IT-Services rechnete die OeNB bisher über SAP ab. Über das Kostenrechnungsmodul der Software – SAP Controlling (CO) – war es jedoch nicht möglich herauszufinden, wie die Kosten für die einzelnen IT-Services entstanden sind. „Ich konnte die Kosten mit SAP zwar verrechnen, aber nicht rückrechnen“, so Wolfgang Pflegerl, IT-Controller in der Hauptabteilung Informationstechnologie bei der OeNB. „Das heißt, ich wusste nicht, wo genau die Kosten verursacht wurden. Diese Informationen liefert SAP CO nicht.“

Testkalkulation in SAP nicht möglich

Für das IT-Controlling und die Abrechnung sind Testkalkulationen äußerst wichtig. In SAP wird jedoch produktiv mit realen Daten gearbeitet, was eine Testkalkulation erschwert. Noch dazu gehört SAP zu den hochkritischen Systemen der Nationalbank. „Wenn ich Datenänderungen im System vornahm, musste ich enorm aufpassen, dass dadurch keine anderen realen Werte beeinflusst werden“, so Pflegerl weiter, „Testkalkulationen waren nicht möglich.“ Durch die Nutzung von SAP lagen jegliche Datenänderungen im System zudem im Verantwortungsbereich der Controlling-Abteilung. Abrechnungen wurden Pflegerl fertig zugeliefert. 

Um über eine detailliertere Abrechnung zu verfügen, begab sich Pflegerl auf die Suche nach einer neuen, speziellen Softwarelösung für die Leistungsverrechnung. Der IT-Controller wollte ein Tool anschaffen, welches die Kostenanteile pro Anwender transparent aufzeigt. In der Financial-Management Lösung anafee fand Pflegerl eine Lösung, mit der er nicht nur alle Kosten genauestens rückrechnen kann, sondern auch IT-Ausgaben für die Zukunft besser planen kann.

Heute wickelt das IT-Controlling der OeNB die komplette IT-Leistungsverrechnung für alle Abteilungen der Zentralbank eigenständig und vor allem schneller ab. „Früher war es sehr zeitaufwendig, die Informationen für unsere Kunden in den Fachabteilungen zusammenzustellen. Heute ist das in anafee mit einem Knopfdruck erledigt“, berichtet Pflegerl. Die IT erstellt zweimal im Jahr einen so genannten Kostenstellenbericht. In dem Bericht werden dem Kunden die Kosten für alle genutzten IT-Services aufgeführt. Das Dokument enthält detaillierte Angaben, z. B. nicht nur eine Summe über die Gesamtausgaben für PCs, sondern auch Informationen zum PC-Standort und -User.

Die OeNB verbessert mit der Lösung sowohl die Innensicht auf die Einzel- bzw. Gesamtkosten aller Services als auch die Außensicht auf Service-Produkte und -Preise. Durch die neugewonnene Transparenz der IT sind die Kunden in der Lage, die tatsächlich abgerufenen IT-Leistungen nachzuvollziehen. Zweitens können die Fachabteilungen überprüfen, ob die auf­geführten Positionen korrekt sind. Neben dem Wissen um die Kostenverursacher geht es also auch um die Richtigkeit der Abrechnung, denn anafee zeigt eventuelle Fehler in der Kalkulation auf. Das IT-Controlling wiederum erkennt die tatsächlichen Kostentreiber und kann damit die IT-Kosten aktiv steuern.Auch der Umfang der Lösung passt haargenau in das Konzept der OeNB. „Es gibt viele Lösungen, bei denen die Leistungsverrechnung nur einen kleinen Teilbereich der Software ausmacht. Ich benötige aber kein Riesensystem, sondern möchte nur die Funktionen für die Leistungsverrechnung verwenden. anafee ist für uns daher das ideale Produkt“, berichtet Pflegerl.

Verursachergerechte Verrechnung

Die nutzungsbezogene Leistungsverrechnung der Kosten über fachlich verständliche Produkte an die verursachenden Nutzer im Business ist wesentliches Element einer effizienten IT-Kostensteuerung. Die Financial-Management-Lösung erlaubt der OeNB eine wesentlich exaktere, am tatsächlichen Leistungsumfang ausgerichtete Kalkulation aller Servicepreise. Testkalkulationen im System sind jetzt ebenso möglich, ohne in einer produktiven Umgebung arbeiten zu müssen. Szenario-Simulationen sowie permanente Soll-Ist-Kostenvergleiche vereinfachen mittels automatisierter Nachkalkulation den gesamten Planungsprozess und schaffen eine höhere Planungssicherheit. „anafee ermöglicht mir mit wenigen Klicks, verschiedene Kosten-Szenarien durchzuspielen. Die Abrechnung und die Planung ist durch die neue Lösung um ein Vielfaches einfacher geworden“, so Pflegerl.

Weitere Planung im IT-Controlling

Im ersten Schritt hat die OeNB die verursachergerechte Darstellung der Kosten und die verbesserte Qualität der Kostendarstellung erreicht. Im zweiten Schritt will die OeNB IT-Kosten einsparen, z. B. für Lizenzen, IT-Geräte oder Betriebssysteme. Ein weiterer Punkt: die Kennzahlenerstellung. „Momentan erstelle ich alle Kennzahlen in Excel. Mittlerweile arbeite ich bei rund 50 Kennzahlen aber mit einer riesigen Tabelle, muss mir die Daten aus SAP holen und sie dann händisch erfassen“, berichtet Pflegerl. „Das ist ein großer Wartungsaufwand, fehleranfällig und nicht sehr flexibel. Alles in allem einfach nicht anwenderfreundlich.“ Um das extrem große Excel-Sheet abzulösen, arbeitet Pflegerl gemeinsam mit PMCS.helpLine an einer Lösung, mit der er Kennzahlen direkt aus anafee herausziehen kann. Die Zusammenarbeit mit der PMCS.helpLine Software Gruppe bewertet Pflegerl positiv: „Ob vor Ort oder Remote, die Zusammenarbeit mit den anafee Consultants funktioniert sehr gut, vor allem was die Erreichbarkeit und die Beratung angeht.“ 

Bild: OeNB

 

 

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