Infrastruktur
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Dokumentenmanagement – worauf kommt es an?

Der Kampf gegen die Papierberge (Teil 2)

Die elektronische Archivierung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gewinnt immer mehr an Bedeutung. Der daraus erzielbare Nutzen, die Einsparungspotenziale, die Verbesserung der Kundenbeziehung, das Sicherheitsdenken und die Erhöhung der Marktchancen sind unwiderlegbare Argumente, die für die Einführung so eines Systems sprechen. Diese Erkenntnisse und die ständig steigende Rechen- und Speicherkapazität der Hardware, gepaart mit sinkenden Anschaffungspreisen, ermöglicht einen Einstieg und einen raschen Return-Of-Invest.

Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass so manche Softwareproduzenten sich mit diesem Thema beschäftigen und meinen, rasch eine Lösung präsentieren zu müssen,  um an dem wachsenden Markt mit partizipieren zu können.

Die Elementarfunktion eines DMS

Die Grundanforderung an ein DMS sieht fürs Erste relativ einfach aus: Belege werden gescannt, danach werden die Suchbegriffe in einer Datenbank abgelegt und die Verbindung zwischen dem Dokument und der Datenbank hergestellt. Beim Recherchieren ist die Vorgangsweise in der umgekehrten Richtung erforderlich. So weit, so einfach - in Wirklichkeit kommen jedoch noch jede Menge an Anforderungen hinzu, Anforderungen an denen sich Qualität und Ausgereiftheit einer DMS-Lösung messen lassen.

Dokumente in der Datenbank ?

Bei der Entscheidung, wie Dokumente gespeichert werden, können bereits gravierende Fehler gemacht werden. Die Gretchenfrage ist dabei oftmals: gehören die Dokumente in die Datenbank oder in das Filesystem? Bei einer näheren Betrachtungsweise gibt es wohl keinen Zweifel, dass die direkte Speicherung in der Datenbank mehr Nachteile mit sich bringt – DMS ist die Grundlage für eine Langzeitarchivierung. Und Langzeitarchivierung bedeutet eine Aufbewahrungspflicht zumindest für den Zeitraum, den uns die Finanzbehörde vorschreibt – und das sind mindestens sieben Jahre und für bestimmte Belege auch noch mehr, vor allem wenn es sich um Belege betreffend Investitionsgüter mit einer entsprechend langen Nutzungsdauer handelt.

Nicht zu vergessen sind die langen Gewährleistungszeiten für so manche Handwerksbranchen, wobei eine Aufbewahrungspflicht bis zu 30 Jahren keine Seltenheit ist.  Daraus kann natürlich abgeleitet werden, dass Archive mit der Zeit eine beachtliche Größenordnung annehmen werden. Wenn man nun bedenkt, dass ja nicht nur Schriftstücke als PDF-Dateien archiviert werden, sondern auch Fotos und CAD-Pläne in der jeweiligen Originaldatei, so kann man sich vorstellen, in welch rasantem Tempo eine Datenbank wachsen würde, wären all diese Dateien Bestandteil der Datenbank. Man kann jedem Anwender eines solchen Systems nur viel Erfolg beim täglichen Sichern der Datenbank wünschen und hoffen, dass die Nachtstunden für diesen Vorgang reichen und dass es auch durchführbare Pläne für eine eventuelle Datenmigration auf größere Platten gibt, oder dass die Zeit für Reorganisationsläufe gegeben ist.

Dokumente im Dateisystem

Die Speicherung der Belege im Dateisystem und speziell die automatische Trennung in „logische Platten“ in DVD-Größe bietet unbezahlbare Vorteile. Werden diese „logische Platten“ auch auf Read-Only gesetzt, dann genügt es, sie einmal zu sichern und zu duplizieren. Danach können sie aus dem täglichen Sicherungsprozess ausgegliedert werden. Damit können auch alte Belege auf externe Platten ausgelagert werden, welche nicht permanent im Zugriff stehen müssen. Das DMS-System muss dann in der Lage sein, so einen Datenträger bei Bedarf anzufordern sofern er nicht ohnedies verfügbar ist. Wir alle wissen aber, dass mit zunehmendem Alter eines Dokumentes die Anzahl der Zugriffe sinkt. Damit ist diese Archivierungsmethode durchaus berechtigt.

DMS als WEB-Lösung?

Ein wesentlicher Punkt ist auch die Frage, ob man sich für eine Client-orientierte oder eine Web-basierte Lösung entscheidet. Auch bei dieser Frage gibt es meiner Meinung nach nicht viel nachzudenken, da die Web-basierende Lösung in jedem Fall zu bevorzugen ist: Serverdienste übernehmen die Autorisierung des Benutzers und bestimmen seine Zugriffsrechte, die gewünschten Dokumente werden ebenfalls über einen Serverdienst dem Anwender zur Verfügung gestellt. Der User selbst hat weder einen direkten Zugriff auf die Datenbank noch auf das Filesystem mit den gespeicherten Dokumenten – ein Sicherheitsmerkmal, das bei jeder Archivierung an oberster Stelle stehen sollte. Zusätzlich erspart sich der Administrator eine Installation auf lokalen PC’s, was gerade bei großen Unternehmen ein nicht unwesentlicher Faktor ist. Und vor allem – ein Webbasierender Zugriff über den jeweils verfügbaren Browser, und das von jedem Ort der Erde aus, wird dadurch ermöglicht. Damit stehen auch den Außendienstmitarbeitern Informationen über das Web, sei es über ein Notebook oder über ein iPad oder iPhone zur Verfügung.

DMS für die Verwaltung von Office-Dateien?

Ein gutes DMS-System sollte auch zusätzlich zu den grafischen Dateien, die sowohl im Zuge des Scannens als auch aus Anwendungen heraus erstellt werden, in der Lage sein, Originaldateien zu archivieren und diese beim Öffnen entweder mit einem Viewer anzuzeigen oder – noch besser- mit dem Originalprogramm zu öffnen. Damit ist zwar die Dokumentenechtheit nicht mehr gegeben, dafür können aber unterschiedliche Versionen eines Dokumentes archiviert, zum Zwecke des Bearbeiten ein- und ausgecheckt und als weitere Version gekennzeichnet werden.

Inselarchive oder ein Zentralarchiv?

Das Ziel eines DMS-System sollte die Schaffung eines zentralen Informationsarchivs sein, welches abteilungsübergreifend beschickt und abgefragt werden kann. Damit können Insel-Archive vermieden werden und übergreifende Suchabfragen getätigt werden. Ein klassisches Beispiel dafür ist die zentrale Verwaltung von Emails inklusive der mitgeschickten Attachments.

Wie schütze ich meine archivierten Daten?

Was nutzen aber alle Zugriffsberechtigungen innerhalb eines DMS-Systems, wenn der Systemadministrator direkt die PDF-, XLSX-, DOCX-Dateien – und wie sie alle noch heißen mögen –  direkt aus dem Dateisystem aufrufen kann. Auch dafür muss ein ausgereiftes DMS-System seine Vorkehrungen treffen, zum Beispiel durch eine entsprechende Verschlüsselung der Dateien, damit ein Zugriff, ohne als User in einem DMS dazu berechtigt zu sein, unmöglich wird. Wenn dies alles noch immer nicht reicht und Compliance-Überlegungen gefordert sind, dann heißt es, sämtliche Zugriffe innerhalb des DMS zu protokollieren.

Integration von DMS in die bestehende Software

Aber auch an die Integration in bestehende Softwarelösungen muss gedacht werden. Der Wunsch, direkt aus der Buchhaltung heraus, zum Beispiel aus einer Konto- oder Offenen Posten-Abfrage, einen Beleg aufzuzeigen, muss möglich sein, ohne umständlich zwischen den Programmen herumwechseln zu müssen. Man denke nur an den elektronischen Geschäftsakt: Wie oft kommt es vor, dass im Zuge einer Kundenanfrage nicht nur die Kopie einer Rechnung, sondern auch die Bestellung oder der Lieferschein benötigt wird – Informationen dieser Art stehen meistens nicht den Mitarbeitern der Buchhaltung sondern der Verkaufsabteilung zur Verfügung. Und trotzdem sollten diese Belege aus dem Archiv direkt per Mail verschickt werden können, ohne dafür Kopien anfertigen zu müssen.

Die richtige Wahl

Die Anforderungen an ein DMS sind darüber hinaus weit komplexer als in der Einleitung in einer etwas ironischen Form dargestellt wurde. Vor allem zeigt sich in der Praxis was man alles gerne hätte,  was nicht bedacht wurde oder welche Funktionen das gewählte System nicht in der Lage zu liefern ist. Die Empfehlung, ein eingeführtes Produkt zu wählen, das sich schon seit langem bewährt hat und auf die Unterstützung von Fachleuten zu setzen, die auch aufgrund betriebswirtschaftlicher Kenntnisse in der Lage sind über den Tellerrand hinaus zu blicken, hat sich immer noch bezahlt gemacht.

Der Autor 

Hans Zoichter, EDV Consulting Zoichter

Ist seit 1971 in der EDV tätig, davon viele Jahre in leitender Funktion in einem gewerblichen Rechenzentrum und seit 1990 selbständig. Zu seinen Spezialgebieten zählt das Rechnungswesen in den Ländern Süd-Ost-Europas und seit 20 Jahren auch die elektronische Archivierung mit DocuWare.

h.zoichter@edvzoi.at

www.edvzoi.at

  

 

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