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Ratgeber für digitale Checklisten in Service und Instandhaltung

7 Tipps für Digitalisierung von Formularen

Hier finden Sie Rat und Hinweise, was Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Formulare besonders beachten sollten.

Fast alle Unternehmen, die im Bereich Service und Instandhaltung tätig sind, nutzen Formulare – oft jedoch noch in Papierform. Dies bedeutet, dass ihre Prozesse, die sie bereits durch eine Software zur Einsatzplanung und Auftragsabwicklung weitgehend digital abgebildet haben, hier einem Medienbruch ausgesetzt sind. Dadurch haben sie ein höheres Fehlerpotenzial, eine niedrigere Produktivität und gegebenenfalls auch eine geringere Kundenzufriedenheit als der Wettbewerb. Was Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Formulare besonders beachten sollten, hat die mobileX AG in folgenden sieben Tipps zusammengefasst:

1. Mehrwert von digitalen Formularen nutzen

Im Gegensatz zu Papierformularen ziehen ihre digitalen Pendants die Daten direkt aus dem Geschäftsprozess. Deswegen bieten sie viel mehr Möglichkeiten in der Darstellung und sollten entsprechend neugestaltet werden und keine reine Nachbildung der Papierversionen sein. So können Formularlösungen zum Beispiel über Skripte lesend auf die Stammdaten des führenden Systems wie etwa SAP ERP zugreifen. Dies hat den Vorteil, dass viele Daten automatisch in das Formular übernommen werden können, und der Techniker sie nicht mehr händisch ausfüllen oder auswählen muss.

2. Umstände bei der Erfassung bedenken

Bei der Erstellung von digitalen Formularen sollten Unternehmen auch an die Umstände denken, unter denen die Techniker die digitalen Formulare oder Checklisten ausfüllen. Eingabehilfen wie Vorschlagslisten und Textbausteine erleichtern dem Anwender die Bearbeitung unter Zeitdruck und unter widrigen äußeren Bedingungen. Auch der Formfaktor des mobilen Endgeräts spielt eine wichtige Rolle. Nutzen die Techniker zum Beispiel Smartphones, sollten die Formulare nicht zu komplex sein oder umfangreiche Freitexteingaben erfordern.

3. Ziele und Nutzen von Formularen überprüfen

Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von Formularen: jene, die dem reinen Nachweis einer Tätigkeit wie einer Überprüfung dienen, und jene, die einen Folgeprozess im Unternehmen auslösen. Je nach Unternehmen und Branche kann es hunderte Ausprägungen dieser beiden Arten im Service- oder Instandhaltungsbereich eines Unternehmens geben. Deswegen sollten Unternehmen zunächst eine Bestandsaufnahme der existierenden Formulare machen und prüfen, ob es Formulare gibt, die redundant sind, die zusammengefasst werden können oder auf die das Unternehmen zukünftig sogar ganz verzichten kann.

4. Mit einem Testballon starten

In einem Pilotprojekt sollte die Fachabteilung eines Unternehmens zunächst mit einer Auswahl von drei bis fünf Formularen starten und diese im Betrieb testen. Gegebenenfalls macht es dabei auch Sinn, eine Aufteilung in reine Nachweisdokumente ohne Folgeprozesse und in "intelligente" Formulare zu machen, die einen weiteren Prozess auslösen. Die zweite Variante wird dabei deutlich lohnender im Hinblick auf die Zeit- und Kostenersparnis durch die Digitalisierung sein, es sei denn die Menge an reinen Nachweisdokumenten ist deutlich größer.

5. Ausgewählte Kunden einbeziehen

Je nach Branche des Unternehmens kann es auch sinnvoll sein, ausgewählte Empfänger von Formularen, zum Beispiel Kunden oder Subunternehmer, in den Prozess der Digitalisierung der Formulare einzubeziehen. Sie können wertvolles Feedback und Anregungen einbringen, was ihre Anforderungen, das Layout und den Nutzen betrifft.

6. Layout individuell gestalten

Das PDF-Layout eines ausgefüllten Formulars können Unternehmen mit einem Designer-Tool individuell gestalten und an ihr eigenes Corporate Design oder an das ihrer Kunden anpassen. Damit können sie Textfelder, Grafiken oder Tabellen per Drag-and-drop platzieren und Formatierungen vornehmen. Auch Logos und andere grafische Elemente lassen sich damit einfach in das Dokument integrieren.

7. Zentrale Verteilung und Pflege aufsetzen

Formulare und Checklisten sollten wie die mobile Software, die für die Auftragsabwicklung zum Einsatz kommt, zu behandeln sein. Das heißt, dass sie zentral erstellt, gepflegt und verteilt werden sollten. Wenn der Administrator also ein Software-Update verteilt, sollte auch der Rollout aktualisierter Formulare über einen ähnlich automatisierten, zentralisierten Prozess funktionieren.

Hannes Heckner, CEO und Gründer der mobileX AG, dazu: "Viele Unternehmen scheuen die Digitalisierung ihrer Papierformulare noch, weil sie vor dem Aufwand und den Kosten zurückschrecken. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie können sie dies jedoch effizient umsetzen und anschließend langfristig davon profitieren."

Übrigens: Weitere Anregungen zum Thema Digitalisierung von Checklisten und Formularen stellt die mobileX AG in einem kostenlosen Ratgeber zur Verfügung. Weitere nützliche Tipps haben wir auf monitor.at hier für Sie gesammelt. Informatives und Nützliches zum Thema Digitalisierung finden Sie hier

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