Selfservice statt Zettelwirtschaft

Credit: Schulamt St. Pölten
Credit: Schulamt St. Pölten
Credit: Hermann Kremslehner
Credit: Hermann Kremslehner

Mit einer neuen Softwarelösung hat das Diözesan-Schulamt St. Pölten die Verwaltung seiner rund 700 Religionslehrer/-innen auf eine effiziente und zukunftssichere Basis gestellt. Das von DCCS implementierte Webportal erleichtert den täglichen Administrationsaufwand der Schulen und Lehrkräfte maßgeblich.

Autor: Georg Dutzi

Das Schulamt der Diözese St. Pölten verwaltet alle Religionslehrkräfte der 20 Dekanate beziehungsweise 422 Pfarren im niederösterreichischen Wald- und Mostviertel. Bisher waren sämtliche personenbezogenen Informationen der Lehrer/-innen – wie Stammdaten, Dienstverhältnisse, Lehrverpflichtungen und Auszeichnungen – in einer Datenbank gespeichert. „Nach fast 30 Jahren Anwendung des bisherigen Programms waren die Kapazitäten trotz der Adaptierungen ausgeschöpft. Durch die große Datenmenge arbeitete die Software zu langsam. Außerdem war zum Beispiel ein einfaches Umschalten von der Schulverwaltung auf die zugeordneten Lehrkräfte einer Schule nicht möglich“, erläutert Hermann Kremslehner, Referent des Schulamtes der Diözese St. Pölten, die Ausgangslage. Noch dazu waren der Entwickler der bisherigen Software und der diözesane IT-Betreuer bereits im Ruhestand und damit der Support des Altsystems nicht gewährleistet.

Weg vom Papier in der Verwaltung
Zur Personaladministration wurden bisher hauptsächlich Papier- beziehungsweise Excel-Listen verwendet – etwa für Karteikarten, Stundenpläne oder Auflistung der Lehrverpflichtungen. „Diese Abläufe sollten mit einer modernen Datenbank und neuer Web-Lösung einfacher und schneller zu verwalten sein“, argumentiert Kremslehner. Im Zuge der Recherche bei anderen Schulämtern stieß die Diözese St. Pölten auf ein Webportal, das sich bereits beim Diözesan-Schulamt in Linz bewährt hat. „Wir haben uns verschiedene Systeme angesehen und diese verglichen. Die Lösung der Kollegen in Linz war mit unseren Erfordernissen am besten kompatibel, da bereits die ursprüngliche Software in wesentlichen Punkten am Linzer System ausgerichtet war“, berichtet Kremslehner.

Lösung individuell angepasst
Bereits 2017 hatte der IT-Spezialist DCCS eine Verwaltungslösung für die Linzer Diözese erstellt. Nach seiner Recherche entschied sich auch das Diözesan-Schulamt in St. Pölten für die Web-Lösung. „Wir haben die Lösung der Kollegen übernommen und an unsere Anforderungen angepasst. Dabei hat uns DCCS mit der Beratung, Umsetzung und Schulung tatkräftig unterstützt“, so Kremslehner. Mit im Boot waren von Projektbeginn an verschiedene Abteilungen der Diözese, wie die Schulamtsleitung, das Sekretariat und das EDV-Referat. Zuerst wurde ein detaillierter Projektplan mit einer Zeit- und Kostenaufstellung erarbeitet. Dann passte DCCS die Lösung, die auf den Microsoft-Standardtechnologien C# und Java-Script (React) sowie Microsoft SQL Server basiert, schrittweise an die spezifischen Anforderungen der Diözese St. Pölten an. Danach folgte die Migration der Daten aus der bisherigen Access-Datenbank in die neue Plattform, wobei eine händische Datenpflege notwendig ist und neben dem Echtbetrieb durchgeführt wird.

Übersichtliche Verwaltung auf Knopfdruck
DCCS setzte das Projekt nicht nur im Rahmen der Budgetvorgaben, sondern auch innerhalb der vereinbarten Frist um. Nach nur sechs Monaten ging die Lösung zuerst in den Probe- und dann in den Echtbetrieb. „Mit den Rückmeldungen der einzelnen Lehrer wurde und wird die Lösung laufend verbessert“, berichtet Kremslehner. Die Webanwendung wird nun einerseits intern vom Schulamt und den Fachinspektoren genutzt, um das Lehrpersonal zu verwalten. Das umfasst die Lehrverpflichtungen, Stundenpläne, Sonderurlaube und Vertretungen, aber auch das Dienstrecht. Zudem ermöglicht die Lösung die Bedarfsplanung und Verwaltung von Dienstzeiten. Auf Knopfdruck lassen sich Einsatzlisten, Auswertungen und Statistiken erstellen. „Gewisse Funktionen wurden erst nach dem Go-Live umgesetzt, wie die Ermittlung des zukünftigen Dienstalters, um anstehende Ehrungen erfassen zu können. Auch die Funktion zum Zusammenführen der einzelnen Schulen in einen Stundenplan zum Ausdrucken für die Religionslehrer hat DCCS nachträglich integriert“, schildert Kremslehner.

Selfservice im Management von Stundenplänen
Im externen Webportal können die rund 700 Religionslehrer/-innen nun ihre Stundenpläne redigieren und an das Schulamt schicken, aber auch persönliche Daten pflegen. „Die Datenerfassung im Selfservice und die Deadlines für pünktliche Eingaben verlangen ein gewisses Maß an Disziplin und Selbständigkeit von den Lehrern und Lehrerinnen. Im Umgang mit dem neuen Portal haben wir sie durch eine detaillierte Anleitung und telefonische sowie persönliche Hilfe unterstützt. Dieser Schulungsprozess war uns besonders wichtig, um auch wenig IT-affinen Kollegen die neue Lösung näher zu bringen“, meint Kremslehner. Die Schulung des internen Personals wiederum übernahm DCCS.

Mehr Übersicht, weniger Aufwand
In der täglichen Verwaltungsarbeit im Diözesan-Schulamt reduziert die Lösung den Aufwand und schafft gleichzeitig einen zentralen Überblick. Einerseits bietet sie den internen Anwendern im Schulamt – darunter Sekretariat, Inspektoren, Schulamtsleitung und EDV-Referat – eine wichtige Unterstützung in der täglichen Arbeit. So lassen sich Lehrkräfte, die beim Erfassen der Stundenpläne säumig sind, oder anstehende Dienstjubiläen mit Hilfe der praktischen Suchfunktion rasch auffinden. Andererseits können die Inspektoren nun jederzeit, auch direkt bei Besuchen in Schulen, die Stundenpläne und Informationen der Lehrer/-innen einsehen, denn die Anwendung lässt sich auf jedem Tablet oder Laptop starten. „Hilfreich sind außerdem die Auswertungen und Berichte, die auf Knopfdruck sofort verfügbar sind“, ergänzt Kremslehner.

Schritt Richtung digitale Welt
Für die rund 700 Lehrer/-innen ist das neue Portal ein großer Fortschritt. Während sie bisher ihre Stundenpläne und Datenänderungen postalisch oder per Mail an das Schulamt schicken mussten, funktioniert das nun auf elektronischem Weg wesentlich einfacher und schneller. Der enorme Papieraufwand und das Karteikartensystem sind damit Geschichte. „Das Webportal hat die Abläufe deutlich modernisiert und vereinfacht. Nur für jene Dokumente, die eine Unterschrift der Direktion benötigen, bleibt vorerst die Papierform“, merkt Kremslehner an. „Wir sind überaus zufrieden. Insbesondere die sehr wertschätzende und zuvorkommende Zusammenarbeit mit DCCS hat uns beeindruckt. Die Berater nahmen sich viel Zeit, um die Themen und Probleme zu besprechen. Darüber hinaus hat DCCS sowohl die zeitlichen als auch budgetären Grenzen eingehalten und sogar unterschritten“, zieht Kremslehner Bilanz.

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