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So arbeitet man heute – Teil 5

Social Collaboration, moderne Form der Zusammenarbeit

Durch den Zuwachs an E-Mails ist die Produktivität vieler Wissensarbeiter gesunken. Gefragt sind intelligente Kommunikationslösungen.

Die Zusammenarbeit im Unternehmen, sowie mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten, ist zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren in Zeiten der Digitalisierung und raschen Veränderungen geworden. Unternehmen sehen sich mit immer komplexeren Herausforderungen konfrontiert, welche sich nur in interdisziplinär zusammengestellten Teams lösen lassen. Die Teamarbeit muss dabei einerseits auf einer Vertrauenskultur basieren, andererseits müssen auch moderne Kommunikationslösungen vorhanden sein, die einen flexiblen und sicheren Austausch sicherstellen.

Die technologischen Entwicklungen der letzten Jahre unterstützen dabei eine immer bessere synchrone Zusammenarbeit - beispielsweise über Online Meetings. Hingegen wird die asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit immer noch primär über E-Mails abgewickelt. Der Zuwachs an E-Mails ist in den letzten Jahren in einem solchen Ausmaß gestiegen, dass die Produktivität vieler Wissensarbeiter gesunken ist. Gefragt sind also intelligente Kommunikationslösungen, welche die asynchrone Zusammenarbeit unterstützen und diese nachhaltig verbessert.

Aus Social Network wird Social Collaboration

Der Grundgedanke, flexible Zusammenarbeit zu ermöglichen, findet sich heute in einer Vielzahl von Social-Collaboration-Lösungen wieder. Lösungen, die von Grund auf für den Unternehmenseinsatz konzipiert wurden und gemeinsames Arbeiten sowie die Vernetzung von Mitarbeitern, Partnern und Kunden unterstützen. Man könnte es auch so beschreiben, dass die Zusammenarbeit in einer ähnlichen Art ermöglicht wird, wie wir es aus den Sozialen Netzwerken aus dem privaten Umfeld kennen. Jeder Anwender ist dabei sowohl Autor und Leser bzw. Sender und Empfänger. Beiträge, Artikel oder Kommentare können einfach erstellt und von allen "geliked" und bewertet werden. Als Zentrum im Arbeitsalltag eingesetzt, bietet Social Collaboration dadurch eine ganz neue Art, Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse zu unterstützen. Informationen können einfach weitergegeben und geteilt werden - unabhängig, ob sich die Mitarbeiter im oder außerhalb des Unternehmens befinden. Social-Collaboration-Plattformen dürfen jedoch nicht als Dateninsel verstanden werden, sondern integrieren sich beispielsweise in bestehende Lösungen für Online Meetings und sichere Dateiübertragung. Moderne Social-Collaboration-Lösungen gehen noch einen Schritt weiter und erlauben es, eigene Anwendungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Vorteile von Social Collaboration Lösungen

Untersuchungen des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO zufolge zahlt sich die Vernetzung von Unternehmen und Mitarbeitern mit Hilfe von Collaboration-Werkzeugen aus. "Unternehmen, die stark auf Collaboration setzen, erzielen doppelt so hohe Zuwächse beim Umsatz und Ertrag im Vergleich zu Firmen, die eher konventionell vorgehen", bilanziert der Autor der entsprechenden Studie Prof. Dr. Wilhelm Bauer.

Die Nutzenpotenziale im Detail:

  • Förderung von konstruktiver Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Sicherer Zugriff auf Dokumente, Besprechungsprotokolle usw. von jedem Endgerät zu jeder Zeit
  • Schnelleres Auffinden von benötigten Daten und Informationen
  • Nachhaltiger Wissensaustausch
  • Deutliche Steigerung der Transparenz in sämtlichen Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozessen
  • Deutliche Reduktion interner E-Mails
  • Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität durch Nutzung einer Social-Collaboration-Lösung 

Da die Anzahl der Social-Collaboration-Lösungen in den letzten Jahren explosionsartig zugenommen hat und es dadurch immer schwieriger wird, die passende Lösung zu finden, sollte ein erfahrener Berater den Auswahlprozess begleiten und die Entscheidung absichern. Wollen die Vorteile im eigenen Unternehmen realisiert werden, ist es am Ende des Tages keine reine Toolfrage. Das begleitende Changemanagement darf keinesfalls vergessen werden, um nachhaltig positive Verbesserungen in der Zusammenarbeit sicherzustellen. Die Mitarbeiter müssen zum Teil behutsam an die neue Lösung herangeführt werden. Dabei ist jedenfalls zu beachten, dass generationsbezogene Bedürfnisse berücksichtigt werden. Last but not least muss jedenfalls das Top-Management hinter dem Projekt und der Social-Collaboration-Lösung stehen, um die Nutzenpotenziale nachhaltig zu verankern.

Über den Autor

Daniel Holzinger begleitet als Geschäftsführer von Colited Management Consultancy Unternehmen und Organisationen auf der Reise zu neuen Arbeitswelten. Er blickt auf rund 20 Jahre Erfahrung in der Beratungs- und Informationstechnologiebranche zurück. Dabei bekleidete er internationale Managementpositionen als COO, Vice President und Geschäftsführer in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Public Relations, Partnermanagement, Business Development, IT und HR. Darüber hinaus war er mehrere Jahre als Lektor für Marketing- und Vertriebscontrolling an der FH Wien tätig. Als Architekt neuer Arbeitsformen übernimmt er, mit einem End-to-End Beratungs- und Transformationsansatz, die Verantwortung über die verbundenen Veränderungsprozesse. Für monitor.at wirft er regelmäßig einen Blick auf verschiedene Aspekte der "neuen Welt der Arbeit".

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