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Michael Mark, Geschäftsführer von Kyocera Document Solutions Austria
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Interview - Michael Mark, Kyocera

"Rasch und flexibel"

"Wir wissen, dass das 'beschmutzte Papier' einmal ein Ende haben wird", sagt Michael Mark, Geschäftsführer von Kyocera Document Solutions Austria, im Interview. Zum Glück hat das Unternehmen schon lange einen Plan, womit es "nebenbei" auch noch etwas Geld verdienen kann. Unter anderem mit einer Dokumentenmanagement-Lösung für KMU.

von: Rudolf Felser

Nach zwei Jahren als Niederlassungsleiter übernahm Michael Mark im April 2014 die Geschäftsführung von Kyocera Document Solutions Austria. Davor war er unter anderem für Ricoh Austria als Marketing & Sales Director tätig sowie bei Konica Minolta Austria – er kennt die Branche also gut.

Mark hat 1985 als Techniker begonnen und war rund zehn Jahre bei den Kunden vor Ort im Einsatz, in den verschiedensten Rollen. Dann hat er Verantwortung in der technischen Leitung übernommen, bis er schließlich 1998 in den Vertrieb eingestiegen ist. "Wenn man einen technischen Background hat, tut man sich ein bisschen leichter", sagt Markt, fügt jedoch hinzu: "Zu technisch darf man aber auch nicht sein. Wenn man zu technikverliebt ist, verliert man sich im Unwesentlichen.

Auch der Kyocera Workflow Manager ist so "untechnisch" wie möglich konzipiert, damit er auch für KMU rasch einsetzbar ist, erklärt Mark im Interview mit monitor.at.

Wie andere Drucker-Hersteller auch hat sich Kyocera schon vor einigen Jahren mehr den Software-Lösungen zugewandt. Das war auch Ihr Fokus beim Einstieg in das Unternehmen, oder?  

Ich bin genau in der Phase eingestiegen, als der Konzern generell nicht nur Produkte eingeführt, sondern ein Zeichen gesetzt und das Unternehmen von Kyocera Mita in Kyocera Document Solutions umfirmiert hat. Das heißt Scanlösungen und Funktionen wie Accounting oder Secure Follow me, die mittlerweile nicht mehr wegzudenken sind, sind immer mehr in den Fokus gerückt. Hardware wird immer günstiger, der Endkunde bekommt immer intelligentere Geräte für weniger Geld. Aber er braucht Spezialisten um herauszufinden, wie er sie im Unternehmen optimal nutzt. Dort setzen wir mit Consulting und Dienstleistungen an.

Sie haben kürzlich mit Magnus Pribernig einen neuen Vertriebsleiter eingestellt. Außerdem ist seit April Michael Kalaus als Leiter der neuen Unit Dokumentenmanagementsysteme & Enterprise-Content-Management-Systeme an Bord. Expandieren Sie?

Wir gehen ein bisschen andere Wege, als der eine oder andere Marktbegleiter, der Mitarbeiter reduziert. Wir expandieren wirklich und haben zehn Prozent mehr Mitarbeiter als in den vergangenen zwei Jahren. Nach wie vor sind wir auf der Suche nach guten Leuten und versuchen weiterhin auf Wachstumskurs zu bleiben. Man sieht an den Marktanteilen, dass wir ein deutliches Wachstum haben, auch wenn der Markt nicht der einfachste ist.

Mit dem Kyocera Workflow Manager haben Sie ein neues Produkt im Angebot, dass sich an KMU richtet. Worum geht es dabei?

Wir wissen, dass das "beschmutzte Papier" einmal ein Ende haben wird. Auch wenn es das papierlose Büro in den nächsten zehn Jahren nicht geben wird. Aber man wird einen Rückgang sehen. Unsere Aufgabe als Dokumentenmanagement-Spezialist ist es, den Unternehmen Hilfe zu leisten und den Schmerz zu erkennen, den Unternehmen mit Dokumenten und dem Workflow innerhalb dieser haben. Wir haben das Glück, vor zwei Jahren den ECM-Spezialisten Ceyonic integriert zu haben. Wir in Österreich partizipieren davon, dass es ursprünglich ein deutsches Unternehmen war – die Prozesse sind auf die DACH-Region abgestimmt. Was hat Kyocera damit gemacht? Es gibt Studien, wonach viele CEOs aber auch CFOs den Weg in die digitale Transformation gehen würden, aber der ROI bzw. die Investition sind nicht greifbar, zu groß, oder der Umsetzungszeitraum von der Entscheidung bis zum Ausrollen ist ihnen viel zu lang. Es gibt es gewisse Produkte, die brauchen erst ein Consulting. Sie starten mit einem Seminar, designen die Prozesse und dann werden sie neu konstruiert. Bis Sie das ausgerollt haben sind zwölf Monate vergangen. In dieser Zeit haben sich die Prozesse wieder verändert. Das ist der Schmerz, den die meisten Führungskräfte haben.  

Das ist genau der Punkt, an dem wir mit unserem Workflow Manager ansetzen. Wir schaffen es in einer Woche mit zwei Manntagen ein Tool auszurollen, das 85 Prozent der standardisierten Prozesse in einem Unternehmen abdeckt. Man ist in kürzester Zeit in der Lage, diesen angebotenen Workflow umzusetzen. Alles andere ist skalierbar. Man kann sofort starten und die restlichen Prozesse später dazuprogrammieren. Es ist ein bisschen wie ein Baukastensystem und skalierbar bis zur großen ECM-Lösung von Ceyoniq. Dieser Ansatz passt nicht nur auf KMU: Auch größere Konzerne starten erst mit einzelnen Abteilungslösungen, überall dort wo dokumentenintensive Prozesse stattfinden.

Welchen Vorteil habe ich als kleines Unternehmen von so einer Lösung?

Der Riesen-Vorteil ist, dass ich Zeit spare und mehr Sicherheit in den Prozessen habe. Etwa, dass eine Information auch dort ankommt ist, wo sie hin soll, bzw. bestimmte Approvals durchlaufen hat. Ich habe weniger Aufwand und gewinne außerdem Mobilität hinzu, die immer wichtiger wird. Es gibt heute immer wieder Medienbrüche, Dokumente auf Papier werden elektronisch gespeichert, archiviert, dann vielleicht wieder ausgedruckt. Die Zeit, die bei der Suche nach Dokumenten vergeudet wird, ist für KMU mindestens genauso wichtig wie für große Konzernen, die sich schon sehr weit in diese Richtung entwickelt haben.

Für wen rechnet sich der Workflow Manager? Ich habe gesehen, dass zum Beispiel der SK Rapid Wien seit letztem Jahr mit einer Lösung von Ihnen arbeitet – den kann man ja durchaus als KMU durchgehen lassen. 

Es rechnet sich ab fünf Usern. Wir haben Packages, die in einem Bereich von etwas mehr als 10.000 Euro liegen, mit denen Sie einen Großteil des Workflows abdecken könne. Mit der Anzahl der User steigt die Investition. Die Frage ist, wie viele Unternehmen im KMU-Bereich Lizenzen für mehr als fünf User gleichzeitig benötigen. Da geht es dann schon in größere Unternehmungen. Wichtig ist, dass die Vorteile dieser Investition sofort erkennbar sind und man in wenigen Monaten den ROI schafft. Dann sind genau jene Führungskräfte, von denen wir vorher gesprochen haben, gewillt, Investitionen zu tätigen – wegen der schnellen Umsetzung und dem schnellen ROI. Außerdem stehen sie nicht vor den gleichen Herausforderungen, wie bei der Integration der Riesen-Flaggschiff-Lösungen anderer Anbieter. Die sind nichts für den Mittelstand.

Aber es ist ein Umdenken im Gange, denn auch die großen Unternehmen schauen immer mehr auf die Abteilungsebene. Wenn es eineinhalb Jahre dauert, bis eine Lösung einsetzbar ist, dann ist die Gefahr relativ große, dass sich die Prozesse oder der Markt in der Zwischenzeit verändert haben. Die Flexibilität steht beim Workflow Manager deswegen absolut im Vordergrund.

Reden wir hier von einer On-Premise- oder einer Cloud-Lösung?

Der Workflow Manager ist zwar eine serverbasierende Lösung, aber komplett cloudfähig. Wir haben Systemhäuser und Partner, die ihn als Cloud-Lösung anbieten, aber auch als Server-Lösung mit Backups vor Ort oder in der Cloud.

Mit welchem Aufwand muss ich bei der Einführung rechnen? Brauche ich eine eigene IT-Abteilung dafür bzw. einen Partner?

Es dauert ein bis zwei Manntage, dann läuft es. Am zweiten Tag sieht man sich die Prozesse an, die Out-of-the-box kommen, designt vielleicht die eine oder andere Lösung und hält eine Schulung mit den Mitarbeitern ab. Es ist wirklich rasch umgesetzt.

Bei einer größeren Lösung wie Ceyoniq ECM und beispielsweise 2.000 Usern ist natürlich eine andere Vorgehensweise nötig. Aber bei der Workflow-Lösung für KMU sind wir rasch und flexibel.

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