Praxis Karriere
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Der Auslauf der Hauptkläranlage von ebswien
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Intelligente HR-Software für intelligente Abwasserreinigung

Klare Sache bei den Entsorgungsbetrieben Simmering

Mit dem Web-Portal von Sage DPW haben die Entsorgungsbetriebe Simmering (EbS) raschen und direkten Zugriff auf Informationen aus dem HR-Bereich.

Jeder Gebrauch von Wasser verwandelt das kostbare Nass in Abwasser. In Wien sorgt das hochentwickelte Abwasser-Management der EbS dafür, dass die Abwässer von 1,7 Millionen WienerInnen, auf technisch hohem Niveau, umweltgerecht und gesetzeskonform gereinigt werden.

Bei den EbS werden, neben der Sicherstellung der Abwasserreinigung, dem Umweltschutz und dem schonenden und nachhaltigen Umgang mit Ressourcen eine besondere Bedeutung beigemessen. Um diesen Qualitätsanspruch zu untermauern, entschlossen sich die EbS ein Umwelt-Managementsystem (ISO 14001 bzw. EMAS) aufzubauen. Für diverse Audits, über die die gesteckten Ziele überwacht werden, benötigen die EbS auch Informationen aus dem Personalbereich. Um nur einige Beispiele zu nennen: Kennzahlen aus dem HR-Bereich, eine Bildungshistorie der notwendigen Schulungen – alles Informationen, die vor der Einführung von Sage DPW Personalkennzahlen mühsam händisch zusammengesucht werden mussten.

Alle Beteiligten profitieren

Das Webportal war für die EbS besonders interessant, weil die Effizienz deutlich erhöht werden konnte, ohne hohe Investitionen vorzunehmen. Der administrative Aufwand konnte durch den Einsatz des webbasierten Portals erheblich reduziert werden. Beispielsweise wurden die Urlaubsanträge durch das Portal zu einer Angelegenheit von Minuten – ohne dass die Personalabteilung aktiv werden muss. Somit konnte Freiraum für die Personalentwicklung und die Betreuung der Mitarbeiter geschaffen werden. Die EbS-Mitarbeiter sind besser informiert – sie haben einen personalisierten Zugang mit einer rollenspezifischen Sicht auf Informationen zu ihren Zeitbuchungen und absolvierten Schulungen. Die Personalabteilung wiederum wird entlastet und kann sich auf ihre strategischen Aufgaben wie Personalentwicklung konzentrieren.

Bildungshistorie auf einen Blick

"Das Einführen der Managementsysteme ging auch einher mit hohen Anforderungen betreffend diverser Dokumentationen. So gibt es für die verschiedenen Positionen, z.B. Sicherheitsingenieur oder Giftlizenzbeauftragten, genaue Vorgaben hinsichtlich der zu absolvierenden Schulungen. Der Schulungsplan in Excel war aufgrund der Datenmenge nicht mehr zu administrieren. Das Bildungsmanagement von Sage DPW ist dafür ideal: Hier sehen wir auf einen Blick, wie es um den Status der notwendigen Kurse bestellt ist – ob z. B. ein Sicherheitsingenieur sämtliche für ihn relevanten Kurse besucht hat – und verlieren auch bei mehrfachen Um-, An- und Abmeldungen nicht den Überblick", erklärt Natalia Schweiger, die Leiterin des Personalmanagements von EbS.

Urlaubsanträge und Zeitprotokolle

Wenn die Mitarbeiter der Entsorgungsbetriebe Simmering ins Büro kommen, registrieren sie sich am Terminal. Abwesenheiten wie Dienstgang oder Arzt werden von der Personalabteilung nacherfasst. Möchte ein Mitarbeiter einen Überblick über den aktuellen Stand seiner Arbeitszeiten inklusive Überstunden und Resturlaub erhalten, loggt er sich ins Web-Portal ein. Will ein Mitarbeiter Urlaub beantragen und möchte wissen, wie viel Resturlaub ihm noch zur Verfügung steht, kann er sich den Anruf bei der Personalabteilung ersparen. Mit einem Blick in sein Zeitkonto kann er die Urlaubstage einsehen. Anschließend prüft er, ob der gewählte Zeitraum in Frage kommt, oder ob bereits sein Stellvertreter im Urlaub ist. Nach dem Antrag erhält der Vorgesetzte eine E-Mail-Meldung, dass dieser vorliegt und kann diesen bearbeiten. "Alleine durch die Erledigung der Urlaubsanträge über das Web-Portal haben wir eine Zeitersparnis von 1 bis 2 Tagen pro Monat erreicht", so Schweiger über die Einsparungspotenziale mit dem Web-Portal.

"Ich kann sagen, dass das Web-Portal die Personalabteilung deutlich entlastet. Mit Sage DPW haben wir den Vorteil einer Gesamtlösung im HR-Bereich. Was mir an den Lösungen von Sage DPW besonders gefällt: alle Wartungen und Updates werden von mir selbst ins System eingespielt. Die Anlage von neuen Dienstnehmern bzw. Änderungen der Stammdaten erfolgen nur einmal und sind somit in jedem Modul verfügbar, womit eine große Fehlerquelle ausgeschalten wird", beschreibt Natalia Schweiger abschließend.

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