EU-DSGVO

Datenschutzsoftware DocuSec

DSGVO-Software aus dem Burgenland

Bild: CC0 - pixabay.com
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Im Rahmen des sechsmonatigen Projektes DAFAPO (Datenschutz | Farmbot | Potenzialanalyse) wird im Burgenland an einer Softwarelösung für die Umsetzung der EU-DSGVO gearbeitet.

Die Firma pan-IT bietet seit knapp 20 Jahren Beratung, Betreuung und Infrastrukturlösungen im IT-Bereich. Durch das Projekt DAFAPO, das gemeinsam mit dem Wirtschaftsministerium bis Ende des Jahres umgesetzt wird, ist das Team rasch auf aktuell 12 Personen gewachsen. Ein Teil des Projektes betrifft die Entwicklung einer Datenschutzsoftware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Dietmar Csitkovics hatte die Idee zu DocuSec als ganzheitlichen Ansatz für Datenschutz Ende 2016 nachdem er sich einige Zeit mit dem Thema DSGVO auseinandergesetzt hatte. Neben der Ausbildung zum CMC (Certified Management Consultant) hat er auch die Zertifizierung zum CDISE (Certified Data & IT-Security Expert) abgelegt. Und zwischen diesen beiden Bereichen liegt für Csitkovics die größte Herausforderung hinsichtlich Datenschutz: "Auf der einen Seite gibt es die Techniker, also IT-Admins, EDV-Berater bzw. CTOs. Sie sollen die technische Sicherheit gewährleisten und dokumentieren. Auf der anderen Seite gibt es das Management, die Geschäftsführung bzw. CEOs. Beide Seiten, also Technik und Organisation, müssen gemeinsam das Thema Datenschutz angehen und lösen. Dabei geht es nicht nur um komplexe Checklisten, sondern vor allem auch um das Thema Verantwortung und Dokumentation von Prozessen." Dabei verweist Csitkovics auf seine jahrelange Erfahrung mit beiden Seiten in Projekten und kennt auch deren Probleme.

Kaum Zeit für Dokumentation

IT-Verantwortliche haben eine komplexe Aufgabe in der digitalen Welt, die sich tagtäglich neu erfindet. Sie müssen eine nachhaltige technische Dokumentation sicherstellen. Diese technische Dokumentation hat Csitkovics als Lehrlingsausbildner und auch als Zuständiger bei Lehrabschlussprüfungen seinen Lehrlingen mit Nachdruck vermittelt. Er thematisiert diese ordentliche Dokumentation seit vielen Jahren als höchsten Stellenwert für IT-Techniker und -Berater. Doch in der Praxis reicht meist einfach die Zeit nicht aus.

DocuSec bietet den Angaben zufolge eine neue Art der Dokumentation an, die sich "nebenbei, ohne großen Aufwand" erledigen lassen soll. Über DocuSec werden abgebildet: Dokumentation mit Assetmanagement, Ticketsystem mit Supporthistorie, die für die DSGVO notwendige DSFA (Datenschutzfolgenabschätzung) oder auch die Verfahrensdatenbank, die jedes Unternehmern, auf das die EU-DSGVO anwendbar ist, ab 25. Mai 2018 braucht.

DocuSec ist auch als Lösung für die vielen Berater und auch Rechtsanwälte gedacht, die Firmen beim Thema Datenschutz zur Seite stehen. Funktionen wie Zeiterfassung mit Betroffenenüberwachung, Meldung von Datenschutzverletzungen und das Qualitätsmanagement hinter den Firmenprozessen sind Themen, die mit DocuSec schon per November abbildbar sein sollen.

Was ist der DocuSec Stream?

Die zentralen Elemente der DSGVO sollen also in Kürze mit DocuSec abgebildet werden können. Doch eine Funktion erscheint speziell: Was ist der DocuSec Stream? Über eine zentrale Ansicht können Daten ein- und ausgegeben werden, je nach Status des Benutzers. Klingt nicht sehr aufregend, aber es wird spannend, wenn Dietmar Csitkovics zu seiner Idee ins Schwärmen kommt: "Stellen sie sich eine Facebook Timeline, also einen Stream, für ihre Firma vor, wo das eingeblendet wird, was sie gerade brauchen. Für einen Wartungstechniker erscheinen die letzten Monitoringmeldungen und Supportanfragen. Für einen Berater oder Geschäftsführer sind es die nächsten Termine und dazugehörige Infos zu den Teilnehmern bzw. zur Agenda oder der aktuelle Report zur Zeiterfassung und Auslastung der Mitarbeiter. Im Stream kann man aber genauso die wichtigsten Eingaben tätigen, wie seine Zeit auf ein Ticket oder Projekt buchen, seine Leistung für die Dokumentation eingeben oder auch Einträge einer Checkliste für DSGVO, ISO oder QM machen."

Der DocuSec Stream soll, so wie andere Funktionen, in Kürze für Testkunden verfügbar gemacht werden. Die User sollen sehr früh in die Softwareentwicklung eingebunden werden, um die Funktionen mit ihnen gemeinsam zu gestalten. Zum Glück muss nicht alles neu erfunden bzw. gecodet werden: Die Software nutzt eine vorhandene Basis. Partner für die Entwicklung von DocuSec ist die Poool Software & Consulting GmbH in Innsbruck. Geschäftsführer ist Clemens Plank, der seit über 10 Jahren intuitive Softwarelösungen herstellt. Die entwickelte Software "Poool myOffice" wurde 2017 sogar für den Constantinus nominiert. Entsprechend ist diese Basis auch der Grund, warum DocuSec so rasch für Kunden verfügbar sein soll. Mit Testusern aus verschiedensten Branchen und Unternehmensgrößen will man bis Ende des Jahres eine einzigartige Lösung für die Dokumentation von Datenschutz und Prozessen auf den Markt bringen.

Ab sofort kann man sich als Testkunde für DocuSec auf www.docusec.eu bewerben und auch schon über neue Funktionen, die 2018 kommen sollen, abstimmen.

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