Karriere Tipps
Bild: CC0 - pexels.com
Bild: CC0 - pexels.com

So arbeitet man heute – Teil 4

Digitalisierung der Kommunikation und Zusammenarbeit

Alle 11 Minuten lassen wir uns von E-Mails unterbrechen. Das ist mit einem Marathon vergleichbar, bei dem uns alle 11 Minuten ein Schuhband aufgeht. Ist E-Mail per se schlecht?

In unserem hochdynamischen Arbeitsumfeld erleben wir eine unglaubliche Beschleunigung des Lebens. Das Gefühl, immer weniger Zeit zu haben und immer mehr leisten zu müssen, ist allgegenwärtig spürbar. Die Herausforderungen werden allerdings auch immer komplexer, sodass interdisziplinäre Teams zu deren Bewältigung erforderlich sind. Teamarbeit ist somit noch mehr gefordert und findet verstärkt immer unabhängiger von Ort und Zeit statt. Zur Unterstützung der Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse greifen Teams dabei hauptsächlich auf E-Mails zurück.

Der Anstieg an E-Mails hat in den letzten Jahren allerdings so stark zugenommen, dass wir uns – laut aktueller Studien – mittlerweile alle 11 Minuten davon unterbrechen lassen. Das ist mit einem Marathon vergleichbar, bei dem uns alle 11 Minuten ein Schuhband aufgeht. Man wird zwar auch ins Ziel kommen, aber vermutlich keine Bestzeit erreichen.

Drogen oder E-Mails?

Wie negativ Unterbrechungen sein können, zeigte uns 2005 eine Studie am Kings College in London. Dabei ging es um die Absolvierung eines IQ-Tests mit zwei Vergleichsgruppen. Während die erste Gruppe vor dem Test Rauschmittel zu sich nahm, wurde die zweite Gruppe während des Tests immer wieder von E-Mails unterbrochen. Welche Gruppe den Test besser und schneller absolviert hat, überlasse ich an dieser Stelle gerne Ihrer Phantasie.

Festhalten kann man, dass Unterbrechungen an der Produktivität einzelner Wissensarbeiter, Teams, aber auch ganzer Organisationen nagen.

E-Mail wird von vielen Anwendern auch als persönlicher Wissensspeicher genutzt. E-Mails werden dabei in einer komplexen Ordnerstruktur mit unzähligen Unterordnern penibel abgelegt. Auf der anderen Seite gibt es diejenigen, die tausende E-Mails einfach im Posteingang liegen lassen und im Bedarfsfall danach suchen. Beide Varianten benötigen viel Zeit und stehen in der Regel nur dem Anwender selbst zur Verfügung. Wissen wird dementsprechend nicht geteilt und bestehende Kollegen und neue Mitarbeiter können davon nicht profitieren. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geht das so gesammelte Wissen meist verloren.

Leider hat sich in vielen Unternehmen eine Art "Wer schreibt der bleibt"-Kultur etabliert. Wenn Teammitglieder nicht mehr miteinander reden, sich Wesentliches primär per E-Mail schicken, die Anzahl der Personen im Verteiler zur persönlichen Absicherung immer mehr werden, besteht Handlungsbedarf.

Der Umgang ist entscheidend

Ist E-Mail per se schlecht? Nein, aber der Umgang damit ist entscheidend! Ganz werden wir auch in den kommenden Jahren nicht auf E-Mails verzichten können. Aber verbindliche Kommunikations-Spielregeln helfen, E-Mail wesentlich besser einzusetzen. Neben E-Mail gibt es heute allerdings modernere Kommunikationsmittel in Form von Social-Collaboration-Lösungen, die in vielen Fällen wesentlich besser geeignet sind, Kommunikation und Zusammenarbeit zu unterstützen. 

Am Ende des Tages ist es aber keine reine Tool-Frage. Das begleitende Change Management darf keinesfalls vergessen werden, um nachhaltig positive Verbesserungen in der Zusammenarbeit sicherzustellen. 

Im nächsten Teil der Serie werden wir uns den Social-Collaboration-Lösungen detaillierter widmen.

Über den Autor

Daniel Holzinger begleitet als Geschäftsführer von Colited Management Consultancy Unternehmen und Organisationen auf der Reise zu neuen Arbeitswelten. Er blickt auf rund 20 Jahre Erfahrung in der Beratungs- und Informationstechnologiebranche zurück. Dabei bekleidete er internationale Managementpositionen als COO, Vice President und Geschäftsführer in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Public Relations, Partnermanagement, Business Development, IT und HR. Darüber hinaus war er mehrere Jahre als Lektor für Marketing- und Vertriebscontrolling an der FH Wien tätig. Als Architekt neuer Arbeitsformen übernimmt er, mit einem End-to-End Beratungs- und Transformationsansatz, die Verantwortung über die verbundenen Veränderungsprozesse. Für monitor.at wirft er regelmäßig einen Blick auf verschiedene Aspekte der "neuen Welt der Arbeit".

Mehr Artikel zum Thema: Karriere Tipps

Pascu wird UPC-COO

UPC führt die Bereiche Marketing sowie Sales & Customer...

Weiterlesen

Sicherheitsrisiko Fachkräftemangel

Die Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität im digitalen...

Weiterlesen

Verlässlicher Meeting-Profi

Selten erhält man die Gelegenheit, ein Testgerät so...

Weiterlesen

OKI: Dennie Kawahara wird Europa-Chef

Der ehemalige Managing Director von OKI Australien übernimmt...

Weiterlesen

SAS ernennt Chief Operating Officer

Oliver Schabenberger, CTO von SAS, übernimmt jetzt...

Weiterlesen

5 Mythen der Datenverschlüsselung

Unternehmen sehnen sich nach Lösungen interne Daten so...

Weiterlesen

HR muss Wandel der Arbeitswelt aktiv vorantreiben

Mit einem Ausstellerplus von acht Prozent ist letzte Woche...

Weiterlesen

Zehetner neue Personalchefin der TA Group

Eva Zehetner hat mit 1. November 2017 den Bereich Human...

Weiterlesen

In 8 Schritten zum SAP-Monitoring

Wie überwache ich meine SAP-Systeme? SAP ist in vielen...

Weiterlesen

Social Collaboration, moderne Form der Zusammenarbeit

Durch den Zuwachs an E-Mails ist die Produktivität vieler...

Weiterlesen

Security Basics: Aller Anfang ist leicht?!

IT-Sicherheit ist nichts, das man auf die leichte Schulter...

Weiterlesen

Post gibt Tipps zur DSGVO-Umsetzung

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung kommt in Riesenschritten...

Weiterlesen

Urbanski wechselt zu ESET

Der europäische IT-Security Hersteller ESET begrüßt einen...

Weiterlesen

Grois leitet Sophos-Niederlassung

Sophos hat Wolfgang Grois zum Country Manager für Österreich...

Weiterlesen

"Das Wichtigste ist: Probier‘s aus!"

Wie so oft stand am Anfang eine Entscheidung: Praktikum bei...

Weiterlesen

Schramböck hat A1 verlassen

Sehr kurzfristig, aber nicht über alle Maßen überraschend,...

Weiterlesen

Mitel macht Hingerl zum Country Manager

Mitel, Anbieter von Echtzeit-, Cloud- und...

Weiterlesen

Morell leitet SAP-Team

Der 46-jährige Markus Morell hat mit Oktober 2017 die...

Weiterlesen

"HTL-Oscar" als Karriere-Booster für HTL-Schüler

Österreichs Nachwuchstechniker im HTL-Abschlussjahrgang 2018...

Weiterlesen

Österreichs weibliche Top-CIOs

Die IT-Welt ist eine Männerdomäne. Doch wie können mehr...

Weiterlesen