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Bild: CC0 - pexels.com
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So arbeitet man heute – Teil 4

Digitalisierung der Kommunikation und Zusammenarbeit

Alle 11 Minuten lassen wir uns von E-Mails unterbrechen. Das ist mit einem Marathon vergleichbar, bei dem uns alle 11 Minuten ein Schuhband aufgeht. Ist E-Mail per se schlecht?

In unserem hochdynamischen Arbeitsumfeld erleben wir eine unglaubliche Beschleunigung des Lebens. Das Gefühl, immer weniger Zeit zu haben und immer mehr leisten zu müssen, ist allgegenwärtig spürbar. Die Herausforderungen werden allerdings auch immer komplexer, sodass interdisziplinäre Teams zu deren Bewältigung erforderlich sind. Teamarbeit ist somit noch mehr gefordert und findet verstärkt immer unabhängiger von Ort und Zeit statt. Zur Unterstützung der Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse greifen Teams dabei hauptsächlich auf E-Mails zurück.

Der Anstieg an E-Mails hat in den letzten Jahren allerdings so stark zugenommen, dass wir uns – laut aktueller Studien – mittlerweile alle 11 Minuten davon unterbrechen lassen. Das ist mit einem Marathon vergleichbar, bei dem uns alle 11 Minuten ein Schuhband aufgeht. Man wird zwar auch ins Ziel kommen, aber vermutlich keine Bestzeit erreichen.

Drogen oder E-Mails?

Wie negativ Unterbrechungen sein können, zeigte uns 2005 eine Studie am Kings College in London. Dabei ging es um die Absolvierung eines IQ-Tests mit zwei Vergleichsgruppen. Während die erste Gruppe vor dem Test Rauschmittel zu sich nahm, wurde die zweite Gruppe während des Tests immer wieder von E-Mails unterbrochen. Welche Gruppe den Test besser und schneller absolviert hat, überlasse ich an dieser Stelle gerne Ihrer Phantasie.

Festhalten kann man, dass Unterbrechungen an der Produktivität einzelner Wissensarbeiter, Teams, aber auch ganzer Organisationen nagen.

E-Mail wird von vielen Anwendern auch als persönlicher Wissensspeicher genutzt. E-Mails werden dabei in einer komplexen Ordnerstruktur mit unzähligen Unterordnern penibel abgelegt. Auf der anderen Seite gibt es diejenigen, die tausende E-Mails einfach im Posteingang liegen lassen und im Bedarfsfall danach suchen. Beide Varianten benötigen viel Zeit und stehen in der Regel nur dem Anwender selbst zur Verfügung. Wissen wird dementsprechend nicht geteilt und bestehende Kollegen und neue Mitarbeiter können davon nicht profitieren. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geht das so gesammelte Wissen meist verloren.

Leider hat sich in vielen Unternehmen eine Art "Wer schreibt der bleibt"-Kultur etabliert. Wenn Teammitglieder nicht mehr miteinander reden, sich Wesentliches primär per E-Mail schicken, die Anzahl der Personen im Verteiler zur persönlichen Absicherung immer mehr werden, besteht Handlungsbedarf.

Der Umgang ist entscheidend

Ist E-Mail per se schlecht? Nein, aber der Umgang damit ist entscheidend! Ganz werden wir auch in den kommenden Jahren nicht auf E-Mails verzichten können. Aber verbindliche Kommunikations-Spielregeln helfen, E-Mail wesentlich besser einzusetzen. Neben E-Mail gibt es heute allerdings modernere Kommunikationsmittel in Form von Social-Collaboration-Lösungen, die in vielen Fällen wesentlich besser geeignet sind, Kommunikation und Zusammenarbeit zu unterstützen. 

Am Ende des Tages ist es aber keine reine Tool-Frage. Das begleitende Change Management darf keinesfalls vergessen werden, um nachhaltig positive Verbesserungen in der Zusammenarbeit sicherzustellen. 

Im nächsten Teil der Serie werden wir uns den Social-Collaboration-Lösungen detaillierter widmen.

Über den Autor

Daniel Holzinger begleitet als Geschäftsführer von Colited Management Consultancy Unternehmen und Organisationen auf der Reise zu neuen Arbeitswelten. Er blickt auf rund 20 Jahre Erfahrung in der Beratungs- und Informationstechnologiebranche zurück. Dabei bekleidete er internationale Managementpositionen als COO, Vice President und Geschäftsführer in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Public Relations, Partnermanagement, Business Development, IT und HR. Darüber hinaus war er mehrere Jahre als Lektor für Marketing- und Vertriebscontrolling an der FH Wien tätig. Als Architekt neuer Arbeitsformen übernimmt er, mit einem End-to-End Beratungs- und Transformationsansatz, die Verantwortung über die verbundenen Veränderungsprozesse. Für monitor.at wirft er regelmäßig einen Blick auf verschiedene Aspekte der "neuen Welt der Arbeit".

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