Infrastruktur
Foto: Stefan Emilius / pixelio.de

Dokumentenmanagement – wozu?

Der Kampf gegen die Papierberge

Auch wenn Papier bekanntlich geduldig ist: ohne ein effektives elektronisches Dokumentenmanagement hat's ein Unternehmen heute schwer. Nicht zuletzt kann ein solches auch die Produktivität erheblich steigern und (Material-)Kosten reduzieren.

Was ist ein Dokument?

Zuerst sollte der Begriff „Dokument“ näher erläutert werden.  Ein Rechtsanwalt oder Notar versteht unter einem Dokument naturgemäß etwas anderes, als etwa ein Handels- oder Produktionsbetrieb. Grundsätzlich versteht man unter dem Begriff Dokument einen Träger von Informationen, egal ob diese Informationen nun in Form von Papier oder digital vorliegen.

Daher dürfte man richtigerweise nicht von Dokumenten-Management sprechen, sondern müsste den Begriff  Content-Management wählen – nur schafft dieser Begriff möglicherweise noch mehr Verwirrung weswegen in der Folge also nur noch von DMS gesprochen wird.

Ist-Situation ohne DMS

Auch wenn man noch kein elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) hat, so hat man in der Regel dennoch Richtlinien aufgestellt – also ein System, das sich mit der Archivierung von Papierbelegen und vor allem mit dem Auffinden der darauf befindlichen Informationen beschäftigt. Papier ist offensichtlich in unseren Genen verwurzelt und wir wissen, dass es sortiert in wohlfeil beschrifteten Ordnern abgelegt und diese Ordner in Büroschränken aufbewahrt werden müssen. Und wenn diese voll sind, dann gibt's auch noch eigene Archivräume, wenn möglich im selben Gebäude und Stockwerk. Und sind auch diese Räume überfüllt, weicht man eben auf externe Räume aus, sei es am Dachboden, im Keller oder in einem externen Lagerhaus. Büroräume werden immer weiter mit Papier angefüllt, dabei hätten auf einer einzigen DVD bereits 30.000 bis 40.000 DIN A-4 Seiten Platz - das sind immerhin 200 prall gefüllte Büroordner.

Zukunftsperspektiven

Soweit die Erfahrung – nur in unserer schnelllebigen Zeit haben sich die Parameter geändert. Die Datenmenge wächst in einem atemberaubenden Tempo und die Konfrontation speziell mit den elektronischen Dokumenten stellt uns alle vor neue Aufgaben. Und folgerichtig erwachsen daraus Probleme und Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. So fällt uns oftmals nichts Besseres ein, als diese Dokumente auszudrucken und in unseren Papierordnern abzulegen – im Grunde genommen eine Perversion, da die Idee des „papierlosen Dokuments“ zunichte gemacht und zusätzliche Kosten produziert werden. Das Abspeichern in persönlichen Outlook-Verzeichnissen oder Office-Dateien hat sich auch nicht als Lösung bewährt, da damit das Auffinden durch Kollegen wesentlich erschwert wird. Informationen in einem zentralen Archiv zu speichern und den Mitarbeitern den Zugriff auf die berechtigten Dokumente zu gewähren klingt logisch, kann aber nur in einem DMS-System umgesetzt werden.

Auch die Geschäftsbedingungen haben sich geändert. Der Markt ist heiß umkämpft und der Erfolg hängt von einer effektiven Verwaltung der Informationen ab. Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Raschen die Langsamen – und wenn die derzeitigen papierorientierten Prozesse mit dem bestehenden Personal nicht mehr bewältigt werden können, dann gibt es nur zwei sinnvolle Lösungsansätze: entweder die Anzahl der Mitarbeiter aufzustocken – oder die Prozesse zu überdenken und einen effizienteren, schnelleren und einfacheren Ablauf zu finden.

Mitarbeiter sind oftmals überfordert

Unabhängige Studien haben den Geschäftsalltag analysiert und dabei festgestellt, dass ein Mitarbeiter in der Verwaltung bis zu einer Stunde pro Tag für Tätigkeiten im Umgang mit Papier aufbringt, wobei klarerweise die meiste Zeit mit dem Auffinden von Informationen verschwendet wird. Bei acht Mitarbeitern geht bereits die Leistung eines einzigen Mitarbeiters für diese vermeidbaren Tätigkeiten auf, was jedoch nicht heißen soll, dass der Sinn eines elektronisches DMS-Systems im Abbau von Mitarbeitern zu suchen ist. DMS ist ein Werkzeug, das dazu beiträgt, dass die ständig wachsenden Aufgaben der Zukunft mit dem Personalstand von heute bewältigt werden können.

Wie kann man den Belegfluss verbessern?

Die manuellen Methoden der Papierbewältigung verursacht somit direkte Kosten, bedingt durch die Fülle der damit verbundenen Arbeiten. Wir sprechen auch von direkten Kosten, zum Beispiel dann, wenn durch das physische Weiterreichen von Belegen und den damit verbundenen Zeitverzögerungen Fristen versäumt, Skonti nicht genutzt werden können oder auch Aufträge verloren gehen. Elektronische Workflows beschleunigen den Freigabeprozess und schaffen die benötigte Transparenz um später die einzelnen Prozessabschnitte nachvollziehen zu können.

Aber auch die Nachverfolgung einzelner Prozessabschnitte ist mit der herkömmlichen Methode schwer verfolgbar. E-Mails, selbst erstellte Worddokumente und diverse andere Dateien werden auf unterschiedlichen Systemen abgelegt, Zusammenhänge zwischen den einzelnen Dokumenten und Dateien sind nicht ersichtlich und unterschiedliche Archiv-Orte, sei es in der Buchhaltung oder in der Verkaufsabteilung, erschweren eine zusammenhängende Recherche von Informationen.

Müssen redundante Daten sein ?

Oftmals benötigen mehrere Abteilung dasselbe Dokument, schlimmer noch, oftmals wird ein Beleg nach Kunden- beziehungsweise Lieferantenname in einem Rechnungsordner abgelegt und ein zweites Mal im dazu passenden Geschäftsakt. Der Beleg musste dazu kopiert werden, was wiederum Arbeitszeit und Ressourcen (Papier, Toner) vergeudet. Einfacher ist die digitale Speicherung des Beleges in einem zentralen elektronischen Archiv, in welchem innerhalb des Beleges mittels Volltext gesucht werden kann.

Wie oft kommt es beispielsweise vor, dass CAD-Zeichnungen, Angebote, Verträge etc. in unterschiedlichen Verzeichnissen und noch dazu in unterschiedlichen Versionen vorliegen. Und wie oft fragen wir uns, ob die gefundene Datei wohl auch den aktuellsten Stand beinhaltet. Auch hier hilft uns ein elektronisches DMS weiter: eine Versionierung garantiert, immer den aktuellen Stand vor Augen zu haben.

Ein im Büro vergessener Beleg – und man ist gerade bei einem Kunden! Kommt im Geschäftsleben gelegentlich vor. Doch was tun? Dank DMS kein Problem: mit Ihrem Tablet, Smartphone oder Notebook loggen Sie sich in Ihr EDV-System ein und alle Informationen, auf die Sie zugreifen dürfen, stehen Ihnen zur Verfügung.

Und wenn es mal brennt?

Auch Worst-Case-Szenarien sollten bedacht werden: Was geschieht mit Ihren Geschäftsunterlagen bei Elementar-Ereignissen? Was geschieht bei Brand oder Wassereintritt? Auch hier sollte an einen Notfallplan gedacht werden, wobei das Kopieren von Belegen für eine zusätzliche Archivierung außer Haus Kosten in absurder Höhe verursachen würde. Einfach und kostengünstig ist dagegen eine Backup-Lösung für ein digitales Archiv.

Darum brauchen wir DMS

Die Vorteile, die sich aus einer elektronischen Archivierung ergeben, liegen auf der Hand, wobei natürlich die Einsparpotenziale, die Sicherheit und die Beschleunigung von Arbeitsprozessen im Vordergrund stehen. Das ist aber bei Weitem nicht alles: Man denke nur an all die Verbesserungen, die sich durch das effiziente Suchen von Belegen nach den unterschiedlichsten Kriterien ergeben und an die rasche Verfügbarkeit von Informationen – und das alles ohne den Arbeitsplatz zu verlassen. Dies alles steigert die Motivation der Mitarbeiter und erhöht somit auch den Produktivitätsgrad des Unternehmens.

Die Frage, die sich letztlich stellt, ist also nicht ob wir ein elektronisches Archivierungssystem benötigen, sondern wie lange wir es uns leisten können, ohne ein solches System auszukommen.

Der Autor 

 

Hans Zoichter, EDV Consulting Zoichter

Ist seit 1971 in der EDV tätig, davon viele Jahre in leitender Funktion in einem gewerblichen Rechenzentrum und seit 1990 selbständig. Zu seinen Spezialgebieten zählt das Rechnungswesen in den Ländern Süd-Ost-Europas und seit 20 Jahren auch die elektronische Archivierung mit DocuWare.

h.zoichter@edvzoi.at

www.edvzoi.at

  

 

 

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