Tipps IT-Management
Bild: CC0 - pixabay.com
Sieben Auswege, mit denen Unternehmen Komplexitätsfallen entgehen können.
Bild: CC0 - pixabay.com

Tipps für Field Service Management

7 Wege aus der Komplexitätsfalle

Field Service Management-Projekte geraten manchmal ob ihrer Komplexität ins Stocken. Die mobileX AG, Spezialist für Field Service Management und mobile Lösungen, hat einen Ratgeber zusammengestellt.

Die Einführung einer Field Service Management-Lösung soll Service- und Instandhaltungsprozesse abteilungsübergreifend standardisieren und optimieren. Manchmal gerät ein solches Projekt jedoch ins Stocken oder dauert länger als geplant, da Unternehmen die Komplexität vorab nicht bedacht haben oder sich während des Projekts immer mehr Nebenbaustellen eröffnen. Wie Unternehmen die sieben typischen Komplexitätsfallen umgehen, hat die mobileX AG in folgendem Ratgeber zusammengestellt:

1. Individualität nicht zum Selbstzweck machen

Die Umsetzung von individuellen Anpassungen in einem Field Service Management-Projekt kann einen großen Mehrwert für das Unternehmen generieren, indem Wettbewerbsvorteile durch einen maßgeschneiderten Kundenserviceprozess geschaffen werden. Zu viele spezifische Anpassungen beziehungsweise zu tief gehende technische Abweichungen können jedoch zur Folge haben, dass diese auch bei Migrationen zu zusätzlichem Entwicklungsaufwand führen. Es kann daher sinnvoll sein, die Wirtschaftlichkeit von so manchem "Extrawürschtl" durchaus zu hinterfragen, auch vor dem Hintergrund einer Prozess-Standardisierung.

2. "Gewachsene Geschäftsprozesse überdenken"

Historisch gewachsene Abläufe und Gewohnheiten dahingehend zu hinterfragen, ob diese noch sinnvoll und wirtschaftlich sind, kann eine große Chance bei der Einführung einer Field Service Management-Lösung sein. Dies betrifft nicht nur die Service- oder Instandhaltungsprozesse allein, sondern auch die Personalwirtschaft, Materiallogistik, das Controlling bis hin zur Produktion und zum Qualitätsmanagement. So kann ein solches Projekt dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken oder über mehrere Abteilungen, Niederlassungen oder Länder hinweg zu standardisieren.

3. IT-Infrastruktur konsolidieren

Dies trifft auch auf die IT-Infrastruktur in Unternehmen zu. Die Integration einer FSM-Lösung in die Backend-Systeme eines Unternehmens kann komplexer sein als erwartet, wenn diese – historisch bedingt – diverse individuelle Anpassungen und Erweiterungen aufweisen oder mehrere Systeme gleichzeitig integriert werden müssen. Auch hier bietet sich die Möglichkeit, solche Strukturen im Rahmen eines Field Service Management-Projekts neu zu ordnen und zu konsolidieren.

4. Anzahl der Ansprechpartner im Projekt: so viele wie nötig, so wenige wie möglich

Viele Köche verderben den Brei. Zu viele Ansprechpartner in einem Field Service Management-Projekt können auch dazu führen, dass nichts voran geht, weil zu unterschiedliche oder gar widersprüchliche Meinungen bestehen. Natürlich ist es wichtig, Fach- und IT-Abteilung einzubeziehen, ebenso den Betriebsrat und ausgewählte End User. Doch sollte man die Zahl der Beteiligten auf ein Minimum konzentrieren, um handlungsfähig zu bleiben.

5. Klare Leitplanken für Projekt beim Kickoff schaffen 

Im Kickoff-Meeting sollten die Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt klar festgelegt werden. Dies umfasst unter anderem die Art des Vorgehensmodells, die Aufgaben und Rollen der jeweiligen Ansprechpartner und die Definition von Prozessen. Gerade in großen Unternehmen mit komplexen Abläufen und hierarchischen Strukturen ist dies ein kritischer Punkt. Eine frühzeitige und umfassende Definition der Regeln schafft Klarheit und Sicherheit und trägt somit zum Projekterfolg bei.

6. Komplexität von Details nicht unterschätzen

Die Erwartungen von Unternehmen an die Optimierung der Prozesse durch ein Field Service Management-System sind hoch. Deswegen möchten sie möglichst viele fachliche Anwendungen darin abgebildet sehen. Doch der Teufel liegt oft im Detail. Hier gilt die bekannte 80/20-Regel von Vilfredo Pareto. Die letzten 20 Prozent der Details in so einem Projekt umzusetzen, ist oft am teuersten, weil es am meisten Aufwand erfordert. Deswegen sollten sich Unternehmen überlegen, ob es zumindest in der ersten Version 100 Prozent sein müssen und ob es nicht sinnvoller ist, diese erst in einem späteren Projekt abzubilden oder ganz darauf zu verzichten.

7. Kommunikation richtig aufsetzen

Die richtige Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Lösungsanbieter kann viel zum Gelingen und fristgerechten Ablauf eines FSM-Projekts beitragen. Dazu gehören die Definition der relevanten Kommunikationskanäle je nach Art der Inhalte (Ticket-System, E-Mail, Telefon), die Regelmäßigkeit der Kommunikation durch telefonische Jour Fixes oder persönliche Meetings sowie die Wahl der passenden Ansprechpartner. Wenn beide Partner dies bereits im Kick-off festlegen, lassen sich unnötige Verzögerungen und Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden.

Matthias Stöcklein, COO und Leiter Professional Services bei der mobileX AG, dazu: "Selten gibt es einfache Antworten auf schwierige Fragen. Doch wenn Unternehmen in einem Field Service Management-Projekt priorisieren und nicht jede individuelle Anforderung im ersten Schritt umsetzen, werden sie deutlich schneller die Vorteile der Prozessoptimierung spüren als wenn sie sich durch die Komplexitätsfalle fangen lassen."

Mehr Artikel zum Thema: Tipps IT-Management

baramundi Focus Tour 2018

Folgen Sie der Einladung zur baramundi-Roadshow in die...

Weiterlesen

IT-Monitoring mit Open Source oder einer kommerziellen Lösung?

Kaum ein Unternehmen kann auf ein umfassendes IT-Monitoring...

Weiterlesen

Überlegen, was Kunden interessiert

Ein Suchmaschinen-Treffer steht heute zumeist am Anfang...

Weiterlesen

Die besten IT-Manager Österreichs

Kürzlich wurde von Confare wieder der CIO AWARD vergeben,...

Weiterlesen

Keine Angst vor digitaler Transformation mit VDI

Virtual Desktop Infrastructure bzw. Desktop-Virtualisierung...

Weiterlesen

Vorsicht, Open-Source-Falle!

Die Euphorie rund um das 20-jährige Open-Source-Jubiläum ist...

Weiterlesen

EU-DSGVO: Was ist noch machbar?

Die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU steht...

Weiterlesen

Best Architecture Practices für Kettle und IoT

Was müssen Verantwortliche von Pentaho Data Integration...

Weiterlesen

Unified-Endpoint-Management für mittelständische Unternehmen

Die baramundi Management Suite unterstützt KMUs erfolgreich...

Weiterlesen

66 Prozent schützen Office-365-Umgebung nicht!

Barracuda hat kürzlich eine Umfrage unter seinen...

Weiterlesen

EU-Datenschutz-Grundverordnung: Die Zeit wird knapp

Die neue Datenschutz-Grundverordnung gilt ab 25. Mai 2018 in...

Weiterlesen

Magna steigert Effizienz und Produktivität mit Matrix42

Magna ist langjähriger Kunde von Matrix42. Der weltweit...

Weiterlesen

20 Mio. für Dynatrace

Der in Linz gegründete Spezialist für IT-Monitoring-Lösungen...

Weiterlesen

Fachkräftemangel in Sachen Cybersicherheit – Fünf Ansätze

Gerade im Bereich Cybersicherheitsanalytik und -betrieb...

Weiterlesen

7 Dinge, die Entwickler über Container wissen sollten

Container sind eine noch junge Technologie, die sich immer...

Weiterlesen

7 Tipps für Digitalisierung von Formularen

Hier finden Sie Rat und Hinweise, was Unternehmen bei der...

Weiterlesen

Universität Wien gewinnt SAMS Award 2018

Der Zentrale Informatikdienst der Universität Wien hat den...

Weiterlesen

EU-DSGVO und die Cloud: Wer trägt welche Verantwortung?

Cloud-Computing ist kein Trend, sondern schlicht die nächste...

Weiterlesen

Vier Strategien für moderne Rechenzentren

Mario Zimmermann, Country Manager für Österreich bei Veeam...

Weiterlesen

Wer hat den passendsten Tarif?

Vergleichen lohnt sich: Man kann keine pauschale Aussage...

Weiterlesen