ECM-Lösung für VAMED

Die VAMED Gruppe verfügt über ca. 6.000 Mitarbeiter/innen und hat in den letzten 25 Jahren mehr als 450 Projekte im Gesundheitsumfeld in 47 Ländern realisiert. Zwei Leitgesellschaften der VAMED migrierten von ihrem alten, in Funktion und Ausbaufähigkeit eingeschränkten Archivsystem auf die ECM-Lösung von d.velop mit DMS (revisionssichere Dokumente), Archiv und Workflow.

Die Projektziele

Reine Archivierung gehört heute zur Basisfunktionalität. Wer projektorientiert und abteilungsübergreifend arbeiten und dadurch seine Geschäftsprozesse straffen will, kommt um den Einsatz von DMS und Workflow-Technologien nicht mehr herum. Zwei Leitgesellschaften der VAMED migrierten von ihrem alten, in Funktion und Ausbaufähigkeit eingeschränkten Archivsystem auf eine ECM-Lösung von d.velop mit DMS (revisionssichere Dokumente), Archiv und Workflow.

Das System übernimmt verschiedenste Aufgaben, wie Vertragsmanagement, Postein- und ausgangsverarbeitung, automatische Rechnungsweiterleitung, E-Mail-Archivierung, Planverwaltung, Übernahme von COLD-Daten aus diversen ERP-Systemen, Wissensmanagement oder die Integration in Patientenverwaltungs-Systeme.

Die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen und die Verteilung der Post haben sich seitdem deutlich beschleunigt. Einzelne Projekte und Entscheidungsprozesse sind besser nachvollziehbar, Dokumente werden rechtssicher abgelegt, die Kommunikation wurde verbessert sowie Möglichkeiten für eine Collaboration auf Dokumentenebene geschaffen.

"d.3 unterstützt uns in zahlreichen Belangen des täglichen Geschäftsablaufes, sei es, dass Rechnungen schneller bearbeitet, Eingangspost sofort dem zuständigen Projektverantwortlichen zugestellt, automatisch an auslaufende Vertragsfristen erinnert wird und vieles mehr", erklärt Johann Müller-Albrecht, Leiter IT der VAMED - Gruppe in der Wiener Konzernzentrale.

Warum gerade d.3?

Team und Produkt von d.velop stellten zunächst ihre Migrationskompetenz für das bestehende Archiv unter Beweis. Ausschlaggebende Gründe für die Systemwahl waren außerdem die Funktionsbreite von d.3 und dessen bestes Preis-Leistungs-Verhältnis unter den Produkten in der näheren Auswahl.

Besonders wichtig war für VAMED die Flexibilität der Lösung. Bei Design und der Gestaltung der Workflow-Abläufe in den verschiedenen Unternehmen und Abteilungen bietet das System die Möglichkeit, Mitarbeiter/innen und Key-User/innen eng mit einzubinden und ihre spezifischen Arbeitsprozesse 1:1 in der Software wieder zu geben. "d.3 gibt keinen starren Rahmen vor, sondern wir können die Prozesse definieren und haben im Rahmen dieser Prozessanalyse sogar noch eigene, bisherige Schwachstellen in unseren Geschäftsabläufen ausfindig machen und eliminieren können", wie Johann Müller-Albrecht betont.

Projektverlauf

Die IT-Strukturen der VAMED sind heterogen. So sind neben SAP noch weitere ERP-Systeme im Einsatz. Mit Exchange, Office, SQL-Server und Sharepoint sind jedoch Standards in die Microsoft-Welt gesetzt. d.3 ist in die verschiedenen Systeme integriert.

Keimzelle des Projektes war die Ablösung des Altarchivs durch eine leistungsfähigere EMC Centera Archivlösung bei der VSG VAMED Standortentwicklung und Engineering GmbH & CO KG in Wien. Die Migration der Altdatenbestände begann im Mai 2006 und war im September desselben Jahres abgeschlossen. Parallel dazu verlief die Einführung eines Rechnungseingangsworkflows mit d.3.

"Nachdem wir diese beiden Pilotprojekte abgeschlossen hatten, standen gleich die nächsten Vorhaben an", sagt Johann Müller-Albrecht. Dazu gehörte die Einführung eines Rechnungseingangsworkflows in der VAMED Management und Service GmbH, die Implementierung einer Ein- und Ausgangspostbearbeitung bei der VAMED Medizintechnik GmbH in Wien sowie das Aufsetzen eines Vertragsmanagementsystems bei der VAMED Management und Service GmbH Deutschland in Berlin.

"In der Medizintechnik-Tochter installierten wir zunächst einen Posteingangsworkflow mit d.capture und d.3 flow und kümmerten uns anschließend um die ausgehende Post", erklärt Peter Huemer, Geschäftsführer der d.velop GmbH in Wien. Jedwede Post wird dort einem bestimmten Projekt zugeordnet. Durch die Vergabe von Schlagwörtern und den Einsatz von Projektzuordnungs-Algorithmen sorgt die Software dafür, dass jedes elektronisch oder per Papier eingehende Schriftstück beim richtigen Projektverantwortlichen ankommt.

Die Gesamtanzahl der d.3-Arbeitsplätze in der gesamten VAMED-Gruppe soll sich bis Projektabschluss von derzeit 100 auf 500 Concurrent User erhöhen.

www.d-velop.at