Alle Informationen auf einen Blick

ECM Experte SER Solutions informierte in den vergangenen Wochen an drei Standorten in Österreich, wie Unternehmen von den Vorteilen jederzeit verfügbarer Informationen profitieren. Rund 100 Teilnehmer nahmen insgesamt an der kostenfreien Workshopserie zum Thema "elektronische Akten" teil, die von Fujitsu Deutschland mitgesponsert wurde. Die Botschaft des jeweiligen Halbtages lautete: Elektronische Akten dienen als Informationscockpit für mehr Produktivität im Unternehmen.

Den Auftakt der Veranstaltung bildete ein Vortrag des gerichtlich zertifizierten Sachverständigen Mag. Markus Oman (Deloitte Österreich). Unter dem Titel "Ordnungsgemäße Archivsysteme" informierte der Gutachter über die gesetzlichen Anforderungen an Prozesse und Technologien im Bereich von Archiv- und Workflowsystemen. Gleichzeitig nahm er den Teilnehmern die Angst vor hochstilisierten Themen wie Euro-SOX (EU-Richtlinie 8) und verwies vielmehr auf mögliche Stolpersteine für die Unternehmens-IT im Zusammenhang mit dem Unternehmensgesetzbuches und dem Verbandsverantwortlichkeitsgesetz.

Im Anschluss wiesen ECM Consultants von SER auf die Vorteile elektronischer Akten gegenüber Papierakten hin. Letztere kosten dem Unternehmen viel Zeit und Geld für Transport, Zugriff und sichere Aufbewahrung. Im Gegensatz dazu ermöglichen elektronische Akten einen effizienten, standortübergreifenden und sicheren Zugriff auf Informationen und Dokumente. Darin liegt auch der Schlüssel zu einer besseren Auskunftsbereitschaft sowie produktiveren Verwaltung im Unternehmen. Durch die Zusammenführung verschiedener Datenquellen (Briefe, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zeichnungen, Internet-Links etc) bieten elektronische Akten vollständige Informationen auf einen Blick Einen besonderen Stellenwert nimmt die Integration der eMail Kommunikation ein. Mit ICC Intelligent Context Control bietet SER eine einzigartige Lösung, mit der eMails automatisch den richtigen Akten zugeordnet werden können.

Nach Theorie und Strategie erfuhren die Teilnehmer schließlich, wie die ersten Schritte zur konkreten Umsetzung eines elektronischen Aktenmanagements aussehen können. Auf Basis der gemeinsamen Plattform DOXiS iECM lassen sich Aktanwendungen für jeden Unternehmensbereich bzw. -prozess. Realisieren, z.B. Kundenakten. Lieferantenakten, Vertragsakten, Personalakten, Projektakten, Patientenakten, Bestandsakten, etc. Ohne großen Aufwand können die verschiedensten Abteilungen speziell an ihre Anforderungen angepasste Lösungen implementieren.

Als Starthilfe und Frühjahrsaktion bot SER den Teilnehmern des Workshops ein limitiertes Einsteigerpaket mit Software und Hardware inklusive erforderlicher Dienstleistung unter 25.000 EUR an. Als Sponsor der Veranstaltung trat Kooperationspartner Fujitsu Deutschland GmbH auf, der in einem Fachvortrag einen Überblick über die neueste Scanntechnologie lieferte. Eine Live-Demo führte den Teilnehmern die hohe Performance der Hochleistungsscanner vor Augen.

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