Microsoft Office Sharepoint Server 2007 als ECM-Lösung

Bewertung der ECM-Funktionen von MOSS 2007

Bewertung der ECM-Funktionen von MOSS 2007

• MOSS2007 ist ein starkes Werkzeug für die Unterstützung der Zusammenarbeit von Teams (Collaboration 8 Punkte).
• Es ist gut geeignet für die Erstellung von Inhalt im Internet (WCM 6 Punkte).
• Einfache Workflowszenarien mit sequentiellen Abläufen sind im Standard realisierbar. Workflow- und Postkorbfunktionen zur Aktenverwaltung können/müssen programmiert werden (Workflow 3 Punkte).
• MOSS punktet bei der Integration in MS Office, das heißt bei der Erfassung von PC-erstellten Dokumenten (DM 6 Punkte).
• Andere Capture-Funktionen fehlen, z.B. die Erfassung von Host-generierten Listen oder die Stapelerfassung von Daten, genauso wie OCR und ICR (Capture 0 Punkte).
• Archiv-Funktionen fehlen völlig (Preserve 0 Punkte). Das gilt auch für die Archivierung von E-Mails (Mailmanagement 0 Punkte).

Aus unserer Sicht wird MOSS2007 in Zukunft zweifellos eine bedeutsame Rolle am ECM-Markt einnehmen, vor allem als hervorragende Collaboration-Lösung mit DMS-Funktionen. Ganz klar muss aber ausgesprochen werden, dass wesentliche ECM-Funktionalitäten fehlen, wie Archivierung oder COLD - hier kann MOSS nur eine Ergänzung zu einem ECM-System sein. Leistungsfähige Workflow-Komponenten sind mit den Workflow Foundation Classes (WFC) zwar vorhanden, können aber nur von technisch ausgebildeten Personen angepasst werden, ein Sachbearbeiter kann nicht selbstständig Workflows kreieren.

Genau diese Lücken versuchen Anbieter auf dem Markt zu schließen. Dazu zählen langjährige ECM-Player aber auch Newcomer, die sich mit Hilfe von MOSS2007 neu am ECM-Markt etablieren wollen.

Abgleich der funktionalen Anforderungen im Unternehmen mit MOSS2007

Viele unserer Kunden haben die ersten Gehversuche mit MOSS2007 bereits hinter sich. Die große Erwartungshaltung konnte nicht immer vollständig erfüllt werden. Warum? MOSS2007 ist (nur) ein Werkzeug, eine Plattform - nicht mehr, aber auch nicht weniger!

Bevor Sie sich fragen, ob MOSS2007 das richtige Werkzeug für Ihr Unternehmen ist, müssen Sie sich eine ganz andere Frage stellen: "Welche funktionalen Anforderungen haben die einzelnen Anwendergruppen?" Sie müssen wissen, wo der Schuh drückt, damit Sie den Anwender in seiner Arbeit unterstützen können. Nur wenn Sie die Funktionalitäten aus organisatorischer Sicht bewerten, erhalten Sie Aufschluss, welche Funktionen das Werkzeug im Unternehmen erfüllen kann. Der Hype am Markt ist groß, die Wahrheit liegt - wie zumeist - in der Mitte. Und sieht für jedes Unternehmen anders aus, abhängig von den Anforderungen der Fachbereiche.

Jede Umsetzung erfordert abteilungsspezifische Feststellungen:

• Man kann mit MOSS2007 Ablagestrukturen bilden - aber wie sollen diese konkret für die Buchhaltung aussehen?
• Man kann Dokumente beschlagworten - aber welche Metadaten sollen definiert werden?
• Man kann verteilte Projektarbeit unterstützen - aber wie soll diese Lösung für die internationalen Anlagenbau-Teams aussehen?
• Man kann einfache (sequentielle) Workflows abbilden - aber wie sollen die Abläufe in der Einkaufsabteilung erfolgen?

Was bringt MOSS2007 also Ihrem Unternehmen?

Ich empfehle Ihnen, vor der Bewertung und Entscheidung eine objektive und vollständige Betrachtung der ECM-Anforderungen durchzuführen.

MOSS gehört darin positioniert: im Vergleich mit anderen ECM-Systemen am Markt oder auch im Zusammenspiel mit bereits vorhandenen DMS-Lösungen in Ihrem Haus. Nur eine zukunftsorientierte und unternehmensweite ECM-Gesamtstrategie garantiert eine erfolgreiche Umsetzung der einzelnen Teilprojekte.

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