Microsoft Office Sharepoint Server 2007 als ECM-Lösung

Es wird viel präsentiert und diskutiert - doch wie soll ein Anwender dabei die passende ECM-Lösung für das gesamte Unternehmen finden? Fakten sind gefragt!

Auf folgende Fragen stößt man als unabhängiger Berater in der Praxis oft:

• Welche ECM-Lösungen gibt es? Und welche Funktionen können diese abdecken?
• Welche Vorteile und Möglichkeiten bieten die unterschiedlichen Produkte?
• Wie können diese Lösungen auch gemeinsam eingesetzt werden?
• Wir haben schon Microsoft Produkte im Haus, einige Abteilungen arbeiten bereits mit Funktionen wie Collaboration - wie komme ich zu einer ECM-Strategie?

ECM-Funktionen kennen und identifizieren

Zu Beginn ist es wichtig, die Begriffsvielfalt zwischen DMS, Archiv, ECM, ... zu klären. Ein Dokumenten Management System (DMS) im engeren Sinn umfasst:

• Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten in Netzwerken,
• Zugriffskontrolle,
• Darstellung auf der Basis von Dokumentenmerkmalen.

DMS im erweiterten Sinn bedeutet Enterprise Content Management (ECM) und ist ein Sammelbegriff für die sich zunehmend mischenden Systemkategorien Imaging, Groupware, E-Forms, Workflow, Archivierung, ...

Das Akronym "ECM" umfasst folgende Gebiete und Lösungen:

Capture: Darunter versteht man den Eingang und die Aufbereitung (Klassifikation, Beschlagwortung etc.) verschiedenster Informationen und Dokumente

Store: Store steht für die Kurzzeitspeicherung und die damit verbundenen Funktionalitäten wie Check-In/Check-Out oder auch der Versionierung

Deliver: Darunter wird die Bereitstellung und Verteilung der Objekte eines ECM-Systems über beliebige Ausgabekanäle verstanden (Mail, FAX, Intranet, Internet,...)

Preserve: Preserve steht für Langzeitarchivierung

Dokumentenmanagement (DM): Kernfunktionalität eines ECM mit Dokumentenablage mit Unterstützung von Metadaten, Verwaltung und Zugriffskontrolle

Collaboration: Unterstützung von Teamzusammenarbeit mit Funktionalitäten wie Teamräume, Aufgabenverwaltung, Diskussionsforum, etc.

Workflow: Workflowfunktionalität mit Workflowdesign und Runtimekomponenten. Leistungsfähige Workflowlösungen unterstützen sequentielle und parallele Szenarien

Web Content Management (WCM): Erstellung und Bearbeitung des Inhalts von Text- und Multimedia-Dokumenten für das Internet

Records Management: Kann mit "Aktenführung" oder "Schriftgutverwaltung" übersetzt werden. Im ECM-Bezug steht der Begriff für die Möglichkeit, Akten/Dokumentklassen auf Basis von Attributen (wie Aufbewahrungszeit) abzulegen und Vorgänge wie Archivieren oder auch Löschen automatisiert zu steuern

Mailmanagement: Im ECM Zusammenhang zumeist mit dem Schwerpunkt der Mailarchivierung verstanden. Darüber hinaus steht es für die Möglichkeit, Mails zu Geschäftsfällen (z.B. bestimmten Projekten) zuzuordnen.

Digital Asset Management: Ablage und Pflege von Mediadaten mit dem Schwerpunkt auf Bildern/Photos

Search: Suchfunktionalität auf Basis Metadaten und Volltext

Portal: Portalfunktionalität

Eine ECM-Lösung besteht aber nicht nur technisch aus einer Vielzahl von Komponenten, sondern in erster Linie funktional: Postkorb, elektronische Bestell-Formulare, Weiterleitung und Genehmigung von Kredit-Anträgen, Diskussionsforum für Produktentwickler, Archivierung von Versicherungs-Verträgen... und vieles mehr. Der organisatorische Teil eines ECM-Projektes ist sehr groß und kommt vor der technischen Spezifikation. ECM-Funktionen sollen Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützen, sie sollen das Arbeiten der Fachbereiche untereinander erleichtern und auch wirtschaftlichen Nutzen bringen.