"Immer die Übersicht bewahren"

In jedem Unternehmen werden täglich eine Unzahl an elektronischen Dokumenten erzeugt, bearbeitet, kommentiert und archiviert. Doch mit zunehmender Datenmenge fällt es auch immer schwerer, die Übersicht über jeden einzelnen Dokumentenvorgang zu bewahren. Um effizient arbeiten zu können und Leerläufe oder Missverständnisse automatisch auszuschließen, braucht es ein verbindliches, intelligentes Dokumentenmanagement-System.

Konica Minolta möchte mit dem DocumentManager Unternehmen jeder Größenordnung die Grundlage für effizientes Arbeiten mit elektronischen Dokumenten ermöglichen. Damit bietet sich ein zentraler Dokumenten-Pool für alle Arten von Dateien, es lassen sich verschiedene Dokumente einzelnen Projekten und Jobs zuordnen und zudem können Dokumente, Grafiken oder Ausschnitte gedruckt werden, ohne dass bestimmte Anwendungen geöffnet werden müssen.

Anwender erkennen mit einem Blick den aktuellen Projekt-Status, Änderungen und Kommentare. Eine umfangreiche Suchfunktion findet Dokumente in Sekundenschnelle wieder. Unternehmen ermöglichen so jedem Mitarbeiter standortunabhängig den Zugriff auf das gesammelte Know-how des Unternehmens.

Wissensmanagement für Apotheken

Der Konica Minolta DocumentManager eignet sich für Unternehmen jeder Größenordnung: So setzt zum Beispiel die Apotheke Teesdorf auf die Lösung ganz im Sinne ihrer Kundenorientierung. So werden mit dem DocumentManager Informationen zu den Medikamenten gespeichert, strukturiert und abgelegt. Damit lässt sich auch die Dokumentsuche zu Stichwörtern wie z.B. "Schmerztablette" beschleunigen. Das System wurde zudem mit dem elektronischen Katalog der Apotherkerkammer verknüpft. Damit kann die Apotheke heute viel Zeit in der internen Verwaltung sparen, noch rascher gezielte Informationen bieten und verfügt über ein zusätzliches Wissensmanagement für ihr digitales Archiv.

Steuerberaterin setzt auf Dokumentenmanagement

Zum Einsatz kommt die Lösung auch bei Wirtschafts- und Steuerberatungskanzleien. So setzt zum Beispiel die Kanzlei Mag. Sabine Brandner in Waidhofen / Ybbs auf das Konica Minolta System. Die selbständige Steuerberaterin hat sich für das Dokumentenmanagementsystem von Konica Minolta entschieden, um im Rahmen ihrer Karenz ihr Arbeiten von zu Hause ohne Einschränkungen weiterführen zu können. Mit dem neuen System ist das (soweit es die Zeit erlaubt) nun noch besser möglich.

Dokumentenmanagementsystem für Feuerwehrbekleidung

Der marktführende Hersteller österreichischer Feuerwehrbekleidung, Pfeifer Bekleidungs GmbH mit Sitz in Leibnitz, setzt bei Produktionsorganisation sicherer und innovativer Feuerwehrbekleidung ebenfalls auf das Dokumentenmanagementsystem von Konica Minolta.

"Die traditionelle Datenverwaltung mittels Aktenordner erschien uns aufgrund der immer weiter steigenden Datenflut als nicht mehr zeitgemäß. Daher haben wir uns auf die Suche nach einem modernen und zukunftssicheren IT-System zur bestmöglichen Verwaltung unserer Korrespondenz und Kundendaten gemacht. Die dadurch erzielten Einsparungen und steigenden Verkaufszahlen sollen es uns ermöglichen, wesentlich schneller und mit einem deutlichen Kostenvorteil zu produzieren", beschreiben die Manager der Pfeifer Bekleidungs GmbH.

Das Konica Minolta Dokumentenmanagement ergänzt das bestehende Warenwirtschaftssystem um ein weiteres, wichtiges Feature: Es legt die kundenrelevanten Dokumente selbsttätig ab und führt auch eine vollautomatische Versionisierung durch. Dies ist beispielsweise bei der nachträglichen Adaption eines final anmutenden Angebotes eine wesentliche und wichtige Funktion.

Somit sind sämtliche Belege, Rechnungen etc. der Warenwirtschaft und auch die gesammelte berufliche Kundenkorrespondenz auf einen Blick transparent auf dem Bildschirm. Mit dem neuen System hat sich die Pfeifer Bekleidungs GmbH ehrgeizige Ziele gesetzt: Kurzfristig sollen nicht nur alle Schriftstücke vollautomatisch verwaltet werden, sondern auch Schnittmuster nach Konfektionsgrößen den einzelnen Feuerwehrmännern zuordenbar werden.

www.konicaminolta.at