E-Mail Archivierung bei Lance Armstrong Foundation

Der US-amerikanische Sportler Lance Armstrong ist der erfolgreichste Radrennsportler der Welt. Seine spektakulärsten Karriere-Höhepunkte markieren von 1999 bis 2005 die sieben Siege der "Tour de France" in Folge, als Teamchef von "US-Postal" und "Discovery". Neben seinen sportlichen Erfolgen trug vor allem die Überwindung einer Krebserkrankung zur Popularität des Radsportlers bei.

Die Auseinandersetzung mit der Erkrankung schlug sich nicht nur in einem geänderten Bewusstsein Armstrongs gegenüber dem Leben und dem Sport, sondern auch in der Gründung der "Lance Armstrong Foundation" 1997 nieder. Die Lance Armstrong Foundation (LAF) hat sich zum Ziel gesetzt, Menschen mit Krebserkrankung auf dem schweren Weg der Therapie zu begleiten.

Die Herausforderung

Auch die Mitarbeiter/innen der LAF nutzen stationäre PCs und Notebooks und synchronisieren eigenständig ihre E-Mails und Dokumente. Eine durchwegs heikle Angelegenheit, da eine unternehmensweite und konsistente Datenhaltung kaum noch gewährleistet war. Anwender archivierten ihre Microsoft Exchange E-Mails im Büro als PST-Dateien, verschoben diese PST-Dateien danach auf ihre Notebooks um die Post zu Hause abzuarbeiten. Wie meist, waren es zu Beginn nur einige wenige PST-Dateien. Doch die IT Abteilung verlor im Laufe der Zeit zur Gänze die Kontrolle über geschäftskritische E-Mails.

Der MS Exchange Store blieb zwar recht schlank, dafür entstanden ein Unzahl von PST Archiven auf lokalen und mobilen Festplatten, die, unzureichend gesichert, ein unabschätzbares Gefahrenpotential darstellten. Das Lance Armstrong Foundation Management beschloss die Probleme nachhaltig zu lösen und evaluierte E-Mail Archivlösungen die eine Reihe von Anforderungen erfüllen musste:

• Die E-Mail Archivlösung sollte transparent in ein zentrales Archiv erfolgen.
• Archivierungsprozesse sollten Server/Server basierend und nach definierbaren Regeln im Hintergrund ablaufen.
• Der Zugriff auf archivierte E-Mails musste direkt via MS-Outlook möglich sein, damit Anwender nicht auf ein spezielles Archiv Recherche Front End geschult werden müssen.
• Anwender sollten auch via OWA auf archivierte E-Mails zugreifen können.
• Ein leistungsfähiges PST-Importwerkzeug soll die Vielzahl vorhandener PST-Dateien in das zentrale Archiv übernehmen.

Die Lösung

Die E-Mail Archivlösung exchange@PAM entsprach exakt den Anforderungen und bot zudem nützliche Funktionen wie etwa einen webbasierenden Archiv Client, der ein Suchen nach E-Mails außerhalb der MS Outlook Applikation ermöglicht und den Administrator mit nützlichen Funktionen die Archivverwaltung erleichtert.

Nach der Installation von exchange@PAM und der Übernahme der PST-Dateien in das Archiv hat sich die E-Mail-Situation spürbar verbessert. Die bislang in PST-Dateien gehaltenen Kleinarchive wurden aufgelöst und alle E-Mails der Lance Armstrong Foundation werden nun in einem zentralen Archiv gehalten.

Als Archivmethode für alle neu eintreffenden und versendeten E-Mails wählte man aus einer Reihe von Archivmöglichkeiten die Quotamanagement Methode. Bei diesem Archivmodus beginnt der Archivierungsprozess, wenn die maximale Speichergröße des MS Exchange Store 512 MB überschreitet. Aus Gründen der IT Lastenverteilung startet exchange@PAM den Archivierungsprozess automatisch am Wochenende.

"Wir suchten ein zuverlässiges E-Mail Archivsystem zur zentralen Archivierung aller E-Mails unserer Organisation. Mit exchange@PAM haben wir die richtige Wahl getroffen. Transparent, anwenderfreundlich und volle OWA Unterstützung," freut sich Willy Snell, IT Administrator und verantwortlich für E-Mail Management bei Lance Armstrong Foundation.

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