Fruchtsaft mit DMS

Wo früher gedruckte Dokumente mehrfach kopiert und kreuz und quer durch die gesamte Firma transportiert werden mussten, reichen dank des elektronischen Dokumentenmanagements der ELO Digital Office GmbH wenige Mausklicks, um an der richtigen Stelle in Sekundenschnelle auf die richtigen Informationen zugreifen zu können.

"Dank des Dokumenten Management Systems von ELO konnten wir den aufwändigen Transport der Papierbelege auf ein Mindestmaß reduzieren und damit die Kommunikationswege innerhalb des Unternehmens drastisch beschleunigen," freut sich Reinhard Spreitzer, der IT-Leiter bei der Ybbstaler Fruchtsaft Ges.m.b.H.

Das in Niederösterreich ansässige Unternehmen, das neben dem Stammsitz in der Nähe von Amstetten auch noch ein Produktionswerk in Chelm (Polen) betreibt, ist Hersteller von Fruchtsaft-Konzentraten, Getränkegrundstoffen, Natürlichen Aromen und Fruchtsüßen. Derzeit werden in Allhartsberg rund 150 Mitarbeiter beschäftigt, von denen im Laufe des heurigen Jahres mehr als ein Drittel einen direkten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten bekommen werden.

Der Papierfluss begann bisher schon bei der Brückenwaage, wo die ankommenden LKW-Züge vor und nach der Entladung der Früchte gewogen werden, um die tatsächliche Liefermenge zu ermitteln. An dieser Stelle wurden sowohl Liefer- bzw. Übernahmescheine ausgestellt und unterschrieben als auch Zollpapiere, Zertifikate und Untersuchungsprotokolle übergeben, die dann an das Labor, an die Zollabteilung bzw. an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Da mehrere Abteilungen unabhängig voneinander mit den Belegen arbeiten, mussten die Papiere mehrfach kopiert und dann an die entsprechenden Bearbeiter weitergeleitet werden.

Mit dem Dokumenten Management System gehören diese umständlichen Prozeduren nun der Vergangenheit an: Sämtliche Papiere werden sofort nach ihrer Übernahme eingescannt und in elektronischer Form abgespeichert. Ab diesem Zeitpunkt kann von jedem beliebigen Arbeitsplatz innerhalb des Unternehmens auf die Daten zugegriffen werden. Dadurch wird nicht nur jede Menge Papier gespart, es wird auch die Umwelt geschont. Allein bei der Warenübernahme konnte das Druckvolumen von ca. 30.000 Dokumenten pro Jahr auf etwa ein Drittel reduziert und dadurch die Arbeitsabläufe dramatisch beschleunigt werden.

Der ELO-Business Partner Panta Rhei Informationstechnologie GmbH realisiert die Einführung des Dokumenten Management Systems in drei Schritten. Phase eins betrifft den Einkauf: Hier werden sämtliche Anschaffungen von Obst oder anderen Rohstoffen über Maschinen bis hin zur Büroklammer bereits über das ELO-System erledigt. Die Mitarbeiter können auf alle früheren Angebote zurückgreifen und somit effiziente Preisvergleiche anstellen.

Das zweite Teilprojekt umfasst ebenfalls den Einkauf, während in der dritten Phase auch das Rechnungswesen in das Dokumenten Management System mit seiner zentralen Datenspeicherung integriert wird. Auch die direkte Einbindung eines elektronischen Fax-Systems in die ELO-Umgebung ist vorgesehen. Phase eins ist bereits abgeschlossen, der Rest des Projektes soll im Laufe dieses Jahres abgeschlossen werden.

"Die neuen, vereinfachten Arbeitsabläufe wurden von den Mitarbeitern mit großer Begeisterung aufgenommen", schildert Spreitzer. 25 Angestellte von Ybbstaler wurden bereits auf dem neuen System eingeschult. "Wo früher bei nachträglichen Recherchen zu einer Lieferung riesige Aktenberge durchforstet werden mussten, reichen heute wenige Handgriffe am Computer aus, um die gesuchten Informationen auf den Bildschirm zu holen."

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