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Backup- und Archivierungsstrategien sind unabdingbar

Angesichts dieser Problematik benötigen kleine und mittelständische Unternehmen zwingend eine umfassende Backup- und Archivierungsstrategie. Wichtig dabei ist nicht nur, dass gesetzliche Vorgaben für das Archivieren von handels- und steuerrechtlich relevanten Informationen erfüllt werden. Vor dem Hintergrund der Beweisrelevanz und des firmeninternen Informationsmanagements ist auch die vollständige Dokumentation von Geschäftsvorgängen Pflicht. Je mehr E-Mails sich also unter all diesen Dokumenten befinden, desto wichtiger werden ein zuverlässiges Backup und ein elektronisches Archiv. Mit einer Volltextindizierung abgespeichert, lässt sich jedes einzelne Schriftstück per Mausklick im Archiv schneller und leichter auffinden. Kurz: Die Herausforderung besteht darin, das zunehmende E-Mail-Datenvolumen sowie wichtige Dokumente, die täglich im Unternehmen auflaufen, richtig zu verwalten und zu gewährleisten, dass der elektronische Schriftverkehr - wenn erforderlich - effizient und lückenlos nachweisbar ist.

E-Mail-Clients und E-Mail-Server leisten eine automatisierte elektronische Archivierung jedoch nicht. An Backup- und Archivierungslösungen für E-Mails und andere wichtige Dokumente mangelt es kaum - ganz gleich, ob es sich im Unternehmen um eine Linux-Topologie, eine Windows-Systemumgebung oder aber Macintosh-basierte Netze handelt. Schwieriger ist es, ein unternehmerisches und automatisiertes Gesamtkonzept zu finden, das den Aufwand für die IT-Abteilung beziehungsweise die Geschäftsleitung minimiert und dennoch jeder Revision standhält. Unter Linux etwa eignet sich die Backup-Lösung "Bacula" für eine vollautomatisierte Sicherung der Informationen.

Dabei handelt es sich um ein Set einzelner Komponenten, mit denen Daten innerhalb eines heterogenen Netzwerkes gesichert, wiederhergestellt und überprüft werden können. Das Programm sichert auf unterschiedlichen Medien wie Bänder, Festplatten oder optischen Datenträgern und ermöglicht auch das Auffinden verlorener Informationen. Die Sicherungen können dabei entweder als komplettes, inkrementelles oder differentielles Backup erfolgen. Das differenzielle Backup sichert alle Dateien, die seit der letzten Vollsicherung erstellt oder modifiziert wurden. Das inkrementelle Backup, manchmal auch als Zuwachssicherung bezeichnet, sichert alle Informationen, die seit der letzten Sicherung - gleich ob vollständig oder nicht - erstellt oder verändert wurden.

Bacula lässt sich vor allem integriert in ein Linux-Betriebssystem zwar an nahezu alle Bedürfnisse eines jeden mittelständischen Unternehmens anpassen, aufgrund der Komplexität sollte diese Aufgabe jedoch besser in die Hände eines Linux- und Backup-Experten gegeben werden. Dieser passt Bacula an die implementierten Systeme seiner Kunden an. Dazu gehört eine übersichtliche Benutzeroberfläche innerhalb der Server, mit der sich einzelne Tasks komfortabel auch von weniger versierten Anwendern auswählen und durchführen lassen. So kann das System an die individuell benötigte Backup-Strategie angepasst werden und unbeaufsichtigt sowie automatisiert laufen.

Zur Archivierung unter Linux wiederum eignen sich miteinander verzahnte Tools, um die sensiblen Informationen oder E-Mails revisionssicher und mit der geforderten Zuverlässigkeit auf eine eigenständige Festplatte zu sichern. Eine Suchfunktion für einen Auditor oder für Anwender und die Möglichkeit für eine endgültige Archivierung - etwa auf CDs oder DVDs - darf hier nicht fehlen. Auch für diese Anforderungen leisten Systemintegratoren wie Collax Unterstützung bei der Umsetzung. Alle gespeicherten Mails können so jederzeit durchsucht und begutachtet oder wiederhergestellt werden.

Während Backup-Medien häufig räumlich getrennt aufbewahrt werden, um die Gefahr vor Verlust zu minimieren, steht das Archiv oft in unmittelbarer Nähe des Alltagsservers und kann direkt und ohne Umwege genutzt werden. Im Optimalfall erstellt eine Archivierungsroutine sofort eine Kopie der E-Mails, sobald sie im Unternehmen eintreffen oder es verlassen. So sind sämtliche Dokumente und E-Mails jederzeit sofort verfügbar und revisionssicher abgelegt - und vor gefährlichen Mausklicks der Mitarbeiter gefeit.

Über Collax

Collax entwickelt linuxbasierte Server-Lösungen für kleine und mittelgroße Unternehmen. Der Einsatzbereich der Collax-Lösungen reicht vom Datei-, Datenbank-,  E-Mail-, Collaboration-, Fax-, Proxy-, und Web-Server über Router und VPN (Virtual Private Network) bis hin zur Firewall-, Viren- und Spam-Schutz sowie Web-Content-Filter. Die Quintessenz der  Collax-Technologie ist die Collax Solution Plattform, eine linuxbasierte Konsolidierungsplattform für Independent Software Vendors (ISVs). Das Unternehmen hat Niederlassungen in München und Boston/USA. 

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