Sind Sie sicher?

Das Löschen einer E-Mail oder eines Office-Dokuments - ein banaler Mausklick im Alltag eines Anwenders. Was aber im privaten Umfeld selten gravierende Folgen hat, bringt Unternehmen mitunter in teils erhebliche Schwierigkeiten: Je nach Dateninhalten bestimmen unterschiedliche Gesetze, wie lange Dokumente in welcher Form aufbewahrt werden müssen - Stichwort "Compliance". Sie definiert, welche rechtlichen Mindestanforderungen in punkto Sicherheit, Integrität und Verfügbarkeit greifen müssen. Tatort E-Mail-Server: Obwohl elektronische Nachrichten mittlerweile zu den gängigsten Kommunikationsmitteln gehören, ist Verantwortlichen häufig nicht bewusst, dass sich rechtsverbindliche Verträge auch in elektronischer Form abschließen, verändern und aufheben lassen.

"Handelsbriefe", so der gesetzestreue Jargon - und dazu gehört die komplette Geschäftskorrespondenz inklusive E-Mails - müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Neben Auftragsunterlagen gilt dies auch für Lieferpapiere, Rechnungen und sogar Reklamationsschreiben mitsamt den zugehörigen Stellungnahmen. Selbst Preis- und Produktlisten für veraltete Artikel fallen in diese Kategorie. Konkret müssen also Buchhaltungsunterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege sowie die Arbeitsanweisungen, die solche Dokumente erläutern, in Österreich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Handelsbriefen - egal ob empfangene oder Kopien von versandten - verlangt der Gesetzgeber ebenso eine revisionssichere Aufbewahrung. Ähnliches gilt für den Bereich der Personalverwaltung, weil Unterlagen zum Arbeitsverhältnis mit Mitarbeitern heute immer häufiger via E-Mail ausgetauscht werden. Zudem müssen Informationen über Überstunden, die heute ebenfalls häufig per E-Mail im Unternehmen kursieren, archiviert werden.

Der Chef muss den Kopf hinhalten

Gesetzliche Direktiven, die es in sich haben: Mitarbeiter, die E-Mails auf eigene Faust als archivierungswürdig oder -unwürdig einordnen, verändern oder löschen, handeln hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht grob fahrlässig - werden allerdings im Fall der Fälle nicht zur Verantwortung gezogen. Das Unternehmen haftet für den falschen Mausklick eines Mitarbeiters. Schlimmstenfalls wird der Chef sogar persönlich zur Rechenschaft gezogen, wenn er die entsprechenden E-Mails nicht vorlegen kann. Das Handelsrecht sieht hier Geld- oder Freiheitsstrafen vor, wenn Handelsbücher oder wichtige Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr auffindbar sind.

Eine Situation, die vor allem kleinere und mittelständische Betriebe vor größere Herausforderungen stellt. Dort fehlt es häufig an einer Steuer- oder Controlling-Abteilung, die sich - wie in größeren Konzernen Usus - eingehend mit dieser Thematik befasst und entsprechende Direktiven an die IT-Abteilung weitergeben könnte. Oft ist unklar, was tatsächlich steuerrelevant ist und daher für eine Betriebsprüfung griffbereit liegen muss. Auch die Geschäftsführung ist mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht selten überfordert.