Shared Services in der öffentlichen Verwaltung

Der Begriff "Shared Services" bringt es (mit Apostroph gesucht) derzeit bei Google auf rund 2,4 Mio. Treffer. Getriggert wurde "Shared Services" durch die Wirtschaft als Reaktion auf Phänomene der Globalisierung, wie der steigenden Anzahl von Unternehmenszusammenschlüssen und einer weitgehend weltweiten Vernetzung von Informations- und Kommunikationsdiensten. Zwei Firmen vereinigen sich, es gibt auf einmal zwei Personalabteilungen, zwei Controlling-Abteilung, and so on.

Die konkrete Standortfrage tritt durch die Datennetze in den Hintergrund, eine Zentralisierung wird dadurch einfacher. Negative Erfahrungen aus dem klassischen Outsourcing und auch Gründe der Datensicherheit (und Hoheit) ergaben das logische Mischsystem "Shared Services", bei dem gleichartige Leistungen in einem eigenen Servicecenter zusammengefasst werden.

Wie es bei neuen Themen auch oft ist, sind viele Entwicklungen bereits lange gediehen, bevor ein Begriff dafür die Klammer zieht. Aus der Wirtschaft erreichen diese "historischen" Entwicklungen meist weniger Bekanntheit, im öffentlichen Bereich ist dies, zum Glück sichtbarer. In der österreichischen Bundesverwaltung stehen die BBG (Bundes-Beschaffungs-Gesellschaft), die BIG (Bundes-Immobilien-Gesellschaft) und die BUHAG (Buchhaltungs-Agentur) für Organisationen, die aus diesem Gesichtspunkt heraus etabliert wurden.

Im Bereich der staatlichen Informationstechnologien ist das etwas komplizierter. Die Strategien für Datensicherheit und Datenhoheit waren lange Zeit dieser Entwicklung diametral entgegengesetzt, zudem stellen Informationstechnologien meist keinen Supportbereich, sondern als Treiber einer Wissensgesellschaft einen Innovationsbereich dar.

In Deutschland ist der "Shared Services"-Gedanke auf Bundesebene im Rahmen des Dienstleistungszentrums des Bundesverwaltungsamts organisiert und im Spektrum sehr breit gefächert. Die BIT, die Bundesstelle für Informationstechnik (http://www.bit.bund.de), ist als Teil des Bundesverwaltungsamts zuständig, um "Shared Services" auch im IT-Bereich zu etablieren.

Auch in Österreich werden in letzter Zeit intensive Anstrengungen unternommen. Das Bundesrechenzentrum (www.brz.gv.at) hat eine "Shared-Service"-Strategie entwickelt, die eigenen Worten folgend rund um den "Konzern Bund" und seinen "Konzerngesellschaften Ministerien" eine Einsparung von rund 13 Mio. Euro bringen soll. Hier werden vor allem Kostentransparenz und die Vermeidung von organisatorischen und technischen Fehlern (IT-Effizienz) als Argumente angeführt.

Im folgenden Gespräch über "Shared Services im Bund" erläutert DI Roland Jabkowski, Geschäftsführer BRZ, die Umsetzung von Shared Services durch das Bundesrechenzentrum (BRZ).

Wie ist der Status Ihrer Strategie, wie haben Sie diese entwickelt?

International ist verstärkt ein Trend in Richtung Shared-Service-Modelle für die öffentliche Verwaltung zu beobachten. Zahlreiche Regierungen in Europa haben den Shared-Service-Gedanken in ihren Programmen zur Effizienzsteigerung als fixen Bestandteil festgeschrieben. Österreich hatte schon vor mehr als 10 Jahren im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) eine Vorreiterrolle.

Obwohl der Terminus der Querschnittsfunktion im Jahr 1997 noch nicht verbreitet war, wurde das BRZ bei seiner Ausgliederung aus dem Bund bereits als eine Art Shared Service Center für IKT gegründet. Gesetzlicher Auftrag und somit Strategie des BRZ war und ist es, eine Grundlage für Strukturbereinigungen innerhalb der Bundesverwaltung zu schaffen und die Vielfalt an Hard- und Softwareplattformen strategisch auszurichten. Um Synergien in der Verwaltung bestmöglich nutzen zu können ist ein Shared Service Ansatz unverzichtbar, d.h. einmal erstellte Services können von anderen Verwaltungsbereichen integriert und wiederverwendet werden. Die Investitionen für IKT-Infrastrukturen und die Kosten für das benötigte Fachpersonal werden so auf eine größere Anzahl von Nutzern verteilt.

Die strategische E-Government-Ausrichtung in der österreichischen Verwaltung wird vom IKT-Bund im Bundeskanzleramt bzw. der Kooperation "Bund-Länder-Städte-Gemeinden" (BLSG) vorgegeben - das BRZ serviciert die Verwaltung bei Konzeption, Implementierung und Betrieb ihrer IT-Anwendungen. Unsere Unternehmensstrategie positioniert das BRZ als DEN IKT-Dienstleister der österreichischen Bundesverwaltung. In unseren regelmäßigen Strategieklausuren hinterfragen wir kritisch unsere Ziele und die Maßnahmen zu deren Umsetzung.

Oberstes Ziel des BRZ war und ist die optimale Erfüllung der Kundenanforderungen, d.h. wirtschaftlichste Leistungserbringung bei vereinbarter Servicequalität mit höchstmöglichen Sicherheitsstandards.

Wie bringen Sie "Shared Services" in die Fläche und welche Prioritäten werden hier gesetzt?

Das BRZ verfolgt den Grundsatz: "Soviel Standardisierung wie möglich mit soviel Individualisierung wie nötig". Mit über 1.100 hoch qualifizierten IT-Experten versuchen wir diesem Grundsatz gerecht zu werden und dem Bund interoperable Applikationen sowie Services zur Verfügung zu stellen. Neben bereits erfolgreich eingesetzten Querschnittsanwendungen wie ELAKimBund oder Haushaltsverrechnung gibt es unter anderem weitere bedeutende Potentiale in den Bereichen Ausweichrechenzentrum, IP-Telefonie und Bundesclient.

Auf europäischer Ebene ist sicherlich die EU-Dienstleistungsrichtlinie ein bedeutender Treiber in Richtung Shared Services. Dabei haben E-Government-Basisdienste Priorität wie elektronisches Identity-Management, elektronische Signatur, Portalservices, Workflow und Dokumentenmanagement, Formularservices und Archivierung. Das BRZ bietet in all diesen Bereichen bereits erfolgreich Shared Services an.

"Shared Services" ist ein Skalenphänomen. Können Sie jetzt schon abschätzen, welchen Fortschritt die Entwicklung nehmen wird?

Auf der Ebene der Europäischen Union ist die Reduktion von Verwaltungskosten ein Teil eines breiteren Ansatzes zur "besseren Rechtssetzung" ("better regulations"). Ich bin der Ansicht, dass aufgrund dieser Schlüsselforderung der erneuerten Lissabon-Strategie für Wachstum und Beschäftigung der Shared-Service-Gedanke auch in der öffentlichen Verwaltung noch viel stärker zum Einsatz kommen wird.

Die Privatwirtschaft hat in vielen Beispielen gezeigt, wie das Shared-Services-Konzept zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt. Um die 25%ige Reduktion des Verwaltungsaufwandes durch EU-Rechtsvorschriften bis 2012 umzusetzen und so den österreichischen Firmen bis zu 2 Mrd. Euro sparen zu helfen, braucht es auch in der Verwaltung neue Ansätze. Der wirtschaftliche Vorteil, "Shared Services" von z. B. einem zentralen IT-Dienstleister betreiben zu lassen, kann daraus leicht abgeleitet werden. Hinzu kommen die hohe Verfügbarkeit der Anwendungen und die hohen Sicherheitsstandards. Eine Umstellung von verteilten Individuallösungen bzw. teilweise heterogenen Standardlösungen in der Verwaltung zu interoperablen Querschnittsanwendungen braucht jedoch seine Zeit. Durch schrittweise Umsetzung von "Shared Services" unterstützt das BRZ die Verwaltung bei der Erreichung ihrer Ziele.

Welche österreichischen oder europäischen Beispiele sehen Sie als Best Practices im Public IT-Sektor?

Für Österreich wichtige, vom BRZ unterstützte Querschnittsanwendungen im IT-Bereich sind neben einer zentralen Haushalts- und Personalverwaltung für den Bund, der elektronische Akt (ELAKimBund), das Corporate Network Austria sowie das PortalAustria, über welches ca. 100 Applikationen online verfügbar sind. Zahlreiche europäische Beispiele für Best Practices im Public-IT-Sektor bietet die Website ePractice.eu.

Ein Beispiel aus Deutschland ist die Initiative "D115 einheitliche Verwaltungsrufnummer". Know-how-Transfer und Austausch von Best Practices auf europäischer Ebene hat sich auch die "Allianz der europäischen Verwaltungs-IT-Dienstleister" zum Ziel gesetzt. Diese Plattform wurde im November 2007 vom BRZ initiiert und umfasst Verwaltungs-IT-Dienstleister aus Österreich und Deutschland sowie die deutsche Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister.

Das BRZ hat eine zentrale Position zwischen Verwaltung und Wirtschaft. Wie wird die Wirtschaft in die Umsetzung von "Shared Services" integriert?

Als IKT Shared Service Center des Bundes mit einem Umsatzvolumen von etwa 230 Mio. Euro jährlich nimmt das BRZ eine zentrale Rolle für Verwaltung, Wirtschaft und BürgerInnen ein. Wir setzen hier auf eine sehr gute und intensive Zusammenarbeit mit unseren IT-Partnern, an die wir ca. zwei Drittel unseres Umsatzes weitergeben. Wir prüfen Best Practices der Wirtschaft und aktuelle Trends im IT-Bereich auf Anwendbarkeit in der öffentlichen Verwaltung und fördern dabei die Standardisierung geeigneter Prozesse und Leistungen.

Das Shared-Service-Konzept führt zu mehr Effizienz, erhöhter Kostentransparenz, geringeren Fehlerraten und somit zu einer Kostensenkung. Der ausgewiesene Nutzen liegt in der Entlastung der Organisation (z.B. des Ministeriums), damit sich diese auf ihre Kernaufgaben und somit auch auf ihre "Kunden", die Bürger, konzentrieren kann.

13 Mio. Euro sehen Sie, eigenen Angaben folgend, als Einsparungspotential im Bund. Wann wird es sich rechnen?

Die konsequente Umsetzung des Shared-Service-Konzeptes hat maßgeblich dazu beigetragen, dass das BRZ im Jahr 2008 die IKT-Kosten für seine Kunden im Durchschnitt um mehr als 5% senken konnte. Konsolidierung und Standardisierung schafften Synergien auf technischer und fachlicher Ebene. Konkret heißt das eine Steigerung der Produktivität insbesondere im Betriebsbereich (Rechenzentrum) und ein gezielterer Einsatz externer Mitarbeiter. Darüber hinaus wurden die Verwaltungsgemeinkosten reduziert. Dies bedeutet für die österreichische Bundesverwaltung eine nachhaltige Ersparnis von rund 13 Mio. Euro im Jahr 2008. Es rechnet sich bereits!

www.brz.gv.at