Gefahr von falsch versandten E-Mails wird in Unternehmen unterschätzt

Laut dieser Umfrage versendet jeder fünfte Mitarbeiter täglich bis zu drei E-Mails an den falschen Adressaten. Beunruhigend hierbei ist vor allem die Tatsache, dass es sich bei ausgehenden Informationen in den meisten Fällen um Unternehmensinterna, Vertragsinformationen oder persönliche Daten handelt.

„Dass manche E-Mails versehentlich fehlgeleitet werden, ist uns allen bewusst“, so Oliver Kiefer, Regional Sales Manager Zentraleuropa bei Sendmail. „Hier sollten sich Unternehmen noch einmal ganz klar vor Augen führen, welchen Einfluss der einzelne Mitarbeiter durchaus auf die Unternehmenskommunikation haben kann. Wenn vertrauliche Informationen versehentlich an die Öffentlichkeit geraten oder fehlgeleitet werden, sind die Konsequenzen oft weitreichender als man erwartet. E-Mails, Instant Messaging und Web-Mails haben unsere Geschäftswelt revolutioniert. Heute werden diese Kommunikationsmittel oft sehr unbedacht genutzt - und arbeiten dann schnell nicht mehr für, sondern gegen uns.“

Weitere Umfrageergebnisse:

• E-Mail Richtlinien - Mehr als ein Viertel der Befragten ist sich nicht im Klaren darüber, welche Informationen im Unternehmen via E-Mail verschickt werden dürfen und welche nicht
• Banking-Patzer - Mehr als jeder vierte Teilnehmer hat bereits Kontodaten per Mail verschickt
• Finanzdaten-Fiasko - Fast ein Drittel (27,7%) gibt an, bereits E-Mails versandt zu haben, die sensible Bankinformationen des Unternehmens beinhalten
• E-Mail Verschlüsselung: 74% aller Angestellten sind nicht in der Lage, ihre E-Mails zu verschlüsseln, obwohl dies für viele Unternehmen eine Entlastung hinsichtlich der Sicherheit wäre
• E-Mail Überprüfung - Fast die Hälfe der Befragten wissen nicht, ob ihre E-Mails überprüft werden, bevor sie das Unternehmen verlassen
• E-Mail Überwachung - Nahezu 60% aller Umfrageteilnehmer ständen einem Monitoring ihrer E-Mails bedenkenlos gegenüber

Die Top 5 E-Mail Best Practices:

• Lesen Sie die E-Mail noch einmal genau durch, bevor Sie sie versenden
• Vorsicht vor sensiblen Daten - Wissen Sie, wie kritisch die Informationen in ausgehenden E-Mails sind? Werden sie von Ihrem E-Mail-System verschlüsselt?
• Bringen Sie in Erfahrung, wofür genau Sie Ihr betriebliches E-Mail-System nutzen dürfen
• Stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf „Allen antworten“ geklickt haben
• Überprüfen Sie, wen Sie als Empfänger eingegeben haben