Wiki im Enterprise - Teil 2

Prinzipiell sollten die Teilnehmer verstehen, dass im Wiki alles vorläufig ist und alle Dokumente jederzeit durch mehrere Teilnehmer verbessert, ergänzt oder modifiziert werden können, denn nix ist fix im Wiki. Endgültige Fassungen können zu einem bestimmten Zeitpunkt als PDFs "eingefroren" und zum Beispiel in ein herkömmliches Dokumentmanagement-System überführt werden, das nach allgemeinen Verständnis offizielle Dokumente speichert.

Diese Lösung des Problems hat den Nachteil, dass ein Teilnehmer für eine erschöpfende Suche nach Inhalten immer in zwei Dokumentmanagementsystemen suchen muss: im inoffiziellen Wiki und im offiziellen Dokument-Tresor (außer jemand macht sich die Mühe, durch entsprechende Plugins oder Ergänzungen das Suchen über beide CMS hinweg zu integrieren). Die sparsamere Variante ist, im Wiki einen gesonderten Bereich als offiziellen Bereich einzuführen, den nur privilegierte Teilnehmer verwalten dürfen. Allen Teilnehmern sollte bewusst sein, dass die Inhalte im nicht-offiziellen Wiki nicht notwendigerweise die Meinung, den Konsens, die Praktiken oder die Vorstellungen der Firma widerspiegeln oder auch nur up-to-date sind.

In der Praxis ist der Inhalt des Wikis bloß der inoffizielle, aber reichhaltige Kompost, auf dem dann die schönen Champignons für den offiziellen (und privilegierten) "Tresor" wachsen. Das sollte allen Teilnehmern klar sein.

Wo ist was im Wiki?

Die meisten Menschen, besonders ordnungsliebende und systematische Menschen, sind es aus dem 20. Jahrhundert gewohnt, Dokumente (oder Dateien oder Bücher oder Gewürze in der Küche) in Gruppen und Untergruppen "nach ihrer Natur" zu ordnen. Das leichte Finden ergibt sich für den Suchenden dann dadurch, dass "nach der Natur" eines gesuchten Dokuments (z.B. "Besprechungsprotokoll vom 4. August") auf dessen Ort (Gruppe/Untergruppe oder Verzeichnis) geschlossen werden kann (der Ordner "Besprechungsprotokolle/August").

In einem Wiki ist das für die meisten Dokumente selten eindeutig, denn eine Wiki-Seite kann nur an einem Ort auf einmal sein, aber in mehrere Orte in der Hierarchie passen. Wo könnte man ein Besprechungsprotokoll vom 4. August finden? Sind alle Besprechungsprotokolle nach Datum geordnet? Oder nach Projekten? Oder nach den jeweiligen Schriftführern?

 Im 21. Jahrhundert, und im Wiki, findet man Dokumente nicht mehr indem man von ihrer Natur ("Besprechungsprotokoll, vom Bobby, vom August") auf ihren Ort in einer Hierarchie schließt. Im 21. Jahrhundert, und im Wiki, findet man Dokumente, indem man... die Wiki-Suchmaschine danach suchen lässt. Dieses durch Google gut verstandene und von allen praktizierte Verfahren ist für ordnungsliebende und systematische Menschen nicht ohne weiteres einleuchtend.

Eine Confluence-Schulung sollte daher auch beinhalten, dass ein Wiki zu dynamisch, zu kollaborativ und zu improvisiert ist für eine hierarchische Ordnung. Die Suchmaschine sollte daher nicht das letzte Mittel bei der Lokalisierung von Dokumenten sein (d.h. nachdem alle anderen Mittel erschöpft sind), sondern das erste. Geplagte Google-Nutzer werden einwenden, dass man per Suchmaschine nicht immer findet, was man sucht oder dass einem Dokumente durch die Lappen gehen, wenn man auf die falschen Suchbegriffe setzt. Hier bietet Confluence ein enorm mächtiges Mittel, das ordnungsliebende und systematische Menschen für den Mangel an Hierarchie mehr als entschädigt: Beschlagwortung durch "Labels", bzw. die Suche nach Schlagwörtern.

Labels sind Schlagwörter, die für jede Seite gesondert vergeben werden, z.B. für alle Besprechungsprotokolle ("Meeting"), nach bestimmten Projekten ("Übersiedlung"), Zuständigkeit ("Research") oder – allem zusammen. Der Vorteil gegenüber Suchen und Finden in einem bestimmten Verzeichnis ist: ein Dokument kann nur an einem Ort gleichzeitig sein (und das Wo ist oft umstritten), kann aber durch beliebig viele Schlagwörter gekennzeichnet sein. Um beispielsweise das Besprechungsprotokoll zur Übersiedlung der Research-Abteilung zu lokalisieren, lässt man einfach die Suchmaschine nach Dokumenten mit den Labels "Meeting", "Übersiedlung" und "Research" lokalisieren. Die Beschlagwortung gehört zu Confluences nützlichsten Leistungsmerkmalen; andere Wikis müssen in diesem Punkt erst aufholen.

Statt zu versuchen den "besten" oder "logischsten" Ort für eine Seite zu finden, sollten Teilnehmer sich vergewissern, dass eine Seite durch die offensichtlichsten und logischsten Suchbegriffe und Labels gefunden werden kann. "Ordnung im Wiki" bedeutet in der Praxis: "kann auf Anhieb mit der Suchmaschine gefunden werden".