Wiki im Enterprise - Teil 1

Analog zur Wikipedia (Schwerpunkte Geschichte, Physik, Raumschiff Enterprise) erzeugen fleißige freiwillige Teilnehmer nach ihrem Wissen und Gewissen Artikel im firmeninternen Wiki (Schwerpunkte Arbeitsschritte, Besprechungsprotokolle, Prozess-Manifeste, Entkalken der Kaffeemaschine). Nach dieser Vorstellung entsteht "ganz von selbst" ein Korallenriff an kodifiziertem Firmenwissen, und tatsächlich dringen Wikis im Fahrwasser von Web 2.0 gerade in große und kleine Unternehmen vor. Junge, moderne Menschen mögen Wikis, weil sie fun und easy sind. Controller mögen Wikis, weil sie im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentmanagementsystemen fast nichts kosten.

Der Autor hatte Gelegenheit, sich von der Wirksamkeit einer Wiki-Software namens Atlassian Confluence zu überzeugen. Die Erfahrung zeigte aber auch: niemand sollte bedenkenlos ein Wiki im Unternehmen einführen. Die technischen Probleme sind dank der Einfachheit von Wikis vernachlässigbar, denn Atlassian Confluence beispielsweise funktioniert sehr gut, wenn man es kompetent verwendet. Die Wiki-Hürden sind vor allem praktische und organisatorische. Von Atlassian Confluence im Besonderen und den Fallen und Fußangeln beim Wiki-Betrieb im Allgemeinen handelt dieser Artikel.

Warum ein Wiki?

Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentmanagementsystemen erfordern Wikis wenig Fachkenntnisse oder Privilegien, um Inhalte zu veröffentlichen, zu verändern oder zu systematisieren. Ein Klick auf "neue Seite" oder "diese Seite ändern" genügt, und schon ist man Redakteur oder Autor – und schon steht der "Injektion" von Information in die Firma nichts mehr im Wege. Auch wichtig: Die Verlinkung von Dokumenten erfordert nur einen Handgriff. Das reduziert die Kosten für das Schaffen von Kontext auf einen Cent.

Diese Qualitäten eines Wikis haben einen subtilen, aber entscheidenden Effekt und erfordern Umdenken. Die konkrete Praxis und die augenblicklichen Schwerpunkte der Teilnehmer (Autoren, Zusammenfasser, Kritiker) stehen im Vordergrund. Im gewohnten Geschäftsleben kommt die Strukturierung von Dokumenten meistens vor deren Erzeugung (Formulare, Verzeichnisbäume, Templates). Im Wiki dagegen kommt die Erstellung von Inhalten vor deren nachträglichen Systematisierung.

Ein Wiki entfaltet seine Stärken auf zunächst unbekanntem Terrain – dort, wo noch unklar ist, wer  welche Inhalte in welcher Weise beitragen kann. Erst wenn sich in der konkreten Praxis genug Material angesammelt hat, ist es Zeit für analytische Menschen dieses Material zu ordnen, zu indizieren, umzuschlichten und zu standardisieren. Für all das bietet Atlassian Confluence im Gegensatz zu vielen anderen Wikis Mechanismen.

Wikis sind ideal für

• Ideensammlung und Diskussionen zu konkreten Projekte (Requirement Specs, Produktdokumentation, Übersiedlungen)
• Instruktionen, Handbücher (How-Tos, Standard Operation Procedures)
• Verzeichnisse aller Art (Zuständigkeiten, Kontakte, Glossare, FAQs)
• Pamphlete (verbesserte Verfahren, Einsatz anderer Mittel, gefährliche neue  Mitbewerber, Marktgelegenheiten)
• Herkömmliche Dokumentmanagementsysteme planen und steuern die Praxis; Wikis erzeugen Information aus der Praxis für die Praxis.