So behält der Projektmanager die Fäden in der Hand

3. Projektcontrolling: Den gesamten Projektzyklus überblicken

Erst wenn das Team genau geklärt hat, was am Ende des Projekts eigentlich herauskommen soll, wird die Gesamtdauer festgelegt. Spätestens jetzt ist es hilfreich, eine spezielle Software für das Projektmanagement zu Hilfe zu ziehen. Diese zeigt nicht nur auf, wann das Projekt beginnt und wann es endet, auch die anstehenden Aufgaben - oder "Vorgänge" - sind mit Beginn, Ende und Gesamtdauer ersichtlich.

Das hilft dem Projektleiter, den Überblick über den Verlauf der einzelnen Arbeitsschritte im Blick zu behalten und unterstützt ihn bei seiner Aufgabe Ressourcenknappheit rechtzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Wenn es an die Umsetzung der einzelnen Vorgänge geht, wird schnell klar, dass Projekte immer anders verlaufen, als ursprünglich geplant. Das lässt sich nicht verhindern, denn oft wird für eine Aufgabe mehr Zeit benötigt, als eigentlich vorgesehen. Deshalb muss der Projektleiter sowohl das Gesamtprojekt als auch die einzelnen Vorgänge fortlaufend im Blick behalten. Das geht jedoch nur, wenn ihn das Team rechtzeitig über Änderungen und Verzögerungen informiert.

Je früher Alarm geschlagen wird, umso früher kann der Projektleiter entsprechend handeln und gegebenenfalls Ressourcen aufstocken oder Aufgaben umverteilen. Ein weiterer Pluspunkt: bei der Verwendung von professionellen Projektmanagement-Tools müssen Verschiebungen im Zeitplan nicht manuell angepasst werden, das Tool überträgt die Änderungen automatisch auf die folgenden Arbeitsschritte. So bleibt der Projektplan ohne großen Zeitaufwand immer aktuell.

4. Projektmanagement: Fachwissen trifft soziale Kompetenz

Auch wenn das Ziel klar ist, das Timing und die Koordination scheinbar klappen und auch fachlich alle fit sind - fehlende Führung oder ein schlechtes Klima im Team können den Erfolg des Projekts ebenso gefährden: Ein oder mehrere frustrierte Projektmitarbeiter (sei es durch Unter- oder Überforderung) können den Verlauf auch bei perfekter Planung verzögern und im schlimmsten Fall steht der Gesamterfolg auf dem Spiel.

Der Projektmanager sollte seine Teammitglieder also nicht nur nüchtern als "Ressourcen" betrachten, sondern muss Führungsqualitäten an den Tag legen. Fachkompetenz alleine macht noch keinen Projektmanager aus, es gehört auch eine Reihe von sozialen Kompetenzen dazu, um das Team über die gesamte Zeit hinweg zu leiten und zu motivieren. Bei aller Perfektion sorgt gerade eine gewisse Portion Menschlichkeit für ein gutes Arbeitsklima. Obwohl das Projektmanagement das Team führen muss, bewähren sich flache Hierarchien und ausgeprägte Mitspracherechte, denn kein Teammitglied ist gerne nur Befehlsempfänger. Bei der Kommunikation kommt es auf den richtigen Ton an: Nur mit kommunikativen Fähigkeiten und Feingefühl wird es gelingen, die Brücke zu schlagen zwischen kooperativem Führungsstil und Durchsetzungsvermögen.

5. Erfahrung sammeln durch abschließende Projektanalysen

Das Projekt ist erst abgeschlossen, wenn es auch analysiert und bewertet wurde. In der Praxis wird leider oft auf eine Auswertung verzichtet - auch dann, wenn das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wurde.

Dafür gibt es verschiedene Gründe: Das Team will beispielsweise ein misslungenes Projekt so schnell wie möglich vergessen. Oder es fehlt die Zeit, da das nächste Projekt schon wartet. Aber gerade wenn es mal schief gegangen ist, ist eine rückblickende Beurteilung besonders wertvoll: Gerade Fehler, die sich durch das gesamte Projekt gezogen haben, sollten analysiert werden, damit beim neuen Projekt nicht dasselbe passiert.

Und nicht vergessen: Ein erfolgreiches Projektmanagement profitiert von den gesammelten Erfahrungen des Teams und aus Fehlern wird man bekanntlich schlau.

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