Ganz nah dran an den Prozessen

Rund 80% der Teile finden sich in allen Maschinen einer Typenreihe wieder. Lediglich etwa 20% werden jeweils kundenspezifisch konfiguriert. Dass das Rad trotzdem nicht immer wieder neu erfunden werden muss, dafür sorgt ein ausgefeiltes Baukastensystem. Jede Maschine wird im Rahmen eines gesonderten Projekts zusammengebaut. Jedes Projekt für sich benötigt einige tausend Bauteile, über 100 solcher Projekte werden parallel montiert. Angebotsspektrum und Produktion sind längst auf den gesamten Weltmarkt ausgerichtet.

Solche Szenarien sind typisch für den mittelständischen Maschinen- und Anlagenbau. Laufende Prozessinnovation steht daher auf der Tagesordnung. Ohne eine ausgefeilte Unternehmenssoftwarelösung ist die hohe Änderungsdynamik nicht zu bewältigen. Branchenlösungen wie "All for Machine" auf der Basis von SAP erweisen sich hier als markante "Einführungsbeschleuniger" und weisen weit reichende branchentypische Voreinstellungen auf. Besonders vorteilhaft erweisen sich solche Einführungsbeschleuniger auch dann, wenn statt "Best-of-Breed" "Big Bang" zum Tragen kommt.

Bei derartigen Einführungsprojekten werden weite Teile der meist historisch gewachsenen Insellandschaften, die oft um unzähligen Zusatzanwendungen und Exceltabellen herum entstanden sind, in einem Zuge abgelöst. Der hier gelegentlich praktizierte Parallelbetrieb zwischen neuer und alter Lösung ist meist nur vorübergehend und dient gelegentlichen Rückgriffen auf Archivdaten. Diese müssen so nicht vollständig in die neue ERP-Umgebung übernommen werden, was die Fremddatenübernahme vereinfacht.

Die Endanwender gewinnen

Gute Akzeptanz unter den Anwendern ist für erfolgreiche ERP-Projekte unerlässlich. Alle Abteilungen sollten daher von Anbeginn entsprechend einbezogen werden. Auch Bedenken, bei neuen Systemen keine Seltenheit, kommen damit frühzeitig zur Sprache. So motiviert, kommt das Keyuser-Team aus Vertretern aller Fachabteilungen auch nach der Einführung oft weiterhin zusammen, wenn Verbesserungen besprochen werden und Anpassungen oder neue Prozesse anstehen.

Im Einführungsprojekt, genauer, in der Fachkonzeptphase, bringen die Keyuser nicht nur die Sicht ihrer Abteilung ein. Sie übernehmen meist auch die Schulung der Endanwender. Das schafft direkten Bezug zu den Geschäftsabläufen und ist daher weit besser als die Standard Anwender-Schulungen der Hersteller, wo individuelle Prozesse zwangsläufig auf der Strecke bleiben müssen. Rückblickend würde mancher IT-Verantwortliche stärker auf die Berater des Lösungspartners zurückgreifen. Gerade kritische Prozesse, die gewisse Überzeugungsarbeit erfordern, lassen sich so meist besser steuern. Als besonders hilfreich und wertvoll erweist sich der starke Einbezug der Keyuser auch bei den Integrationstests und bei der Sicherung der Stammdatenqualität. Bei "Big-Bang-Einführungen", die in einem Zuge auch die Subsysteme ersetzen, muss darauf stets besonderes Gewicht gelegt werden, sonst setzen sich Fehler oder Ungenauigkeiten überall fest.

Betrieb am besten aus dem Outsourcing-Service-Center

Der technische Betrieb einer ERP-Anwendung ist im Outsourcing-Service-Center meist am besten aufgehoben. Service-Level-Agreements garantieren das benötigte Sicherheits- und Verfügbarkeitsniveau. Alle Systeme werden proaktiv im Rahmen von System-Management Prozessen permanent überwacht. Ein Service Desk dient als zentraler Anlauf- und Monitoring-Punkt für alle Arten von Aufträgen, bei Bedarf auch rund um die Uhr und an sieben Tage die Woche. Die IT im eigenen Hause kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und zudem auf Spezial-Ressourcen zurückgreifen, die oft nur fallweise benötigt und daher kaum selbst wirtschaftlich vorgehalten werden können. Mit klar definierter weil extern wahrgenommener Betriebsverantwortung ist eine gute Basis geschaffen, um nach dem "Going Live" die weitere Unternehmensentwicklung IT-seitig aktiv zu begleiten.

"Cross Company" heißt hier ein häufig bestrittener Entwicklungsschritt. Dahinter verbirgt sich der Einbezug weiterer Standorte Gesellschaften, oft außer Landes. Während die Produktion oft zentral erfolgt, handelt es sich hier oft um Vertriebsstandorte, die zudem meist auch ein Ersatzteilelager vorhalten, um bei Serviceanforderungen lokal flexibler und schneller reagieren zu können. Ohne Cross Company sind oft unzählige manuelle Buchungen erforderlich, um den gesamten Waren und Wertefluss zwischen Vertriebsstandort und Endkunde im Ausland sowie der Produktion im Inland richtig abzubilden. Mit Einführung von Cross Company Prozessen kann die gesamte Buchungstechnik in Form kreditorischer Buchungen automatisch im Hintergrund erfolgen.

Cross Company dient zudem der Optimierung der Bestände, denn alle Verfügbarkeiten, auch der lokalen Ersatzteillager werden damit transparent und können entsprechend gesteuert werden. Beim "Roll-Out" einer neu eingeführten ERP-Lösung zur Abbildung der Cross Country Prozesse arbeiten interne IT und Lösungspartner am besten Hand in Hand. Eine IT-Abteilung, die nahe am Puls der Geschäftsprozesse steht, verbucht hier unschätzbare Vorteile und reduziert den Roll Out Aufwand und Kosten ganz erheblich. Hin und wieder genügt es daher, nur bei der Einführung der finanzwirtschaftlichen Abläufe in den Auslandsniederlassungen externe Partner beizuziehen. Dieses Feld wird nach wie vor stark von nationalen Bestimmungen dominiert und erfordert entsprechendes Spezialwissen.

Product Life Cycle-Management

Das Potenzial einer ERP-Lösung ist mit diesen Erweiterungen jedoch noch lange nicht ausgeschöpft. Durchgängig steuer- und planbare Geschäftsprozesslandschaften zählen zu den Erfolgsfaktoren, um auch zukünftig weiter ganz vorne mitzumischen, womit wir beim Thema PLM, Product Life Cycle Management, angelangt wären.

Dahinter steht eine konsequente Fortentwicklung einer ganzen Kette von Abläufen, die beim erstmaligen Kundenkontakt beginnt und über Stationen wie Verkauf, Produktentwicklung und Produktion bis in den gesamten Service-Bereich führt. Letztere Phase kann sich gut und gerne über ein Jahrzehnt und mehr erstrecken, so lange verrichten viele Produkte des Maschinen- und Anlagenbaus ihre guten Dienste. Mit der Einführung von PLM kann zum Beispiel direkt aus der Angebotskalkulation heraus automatisch ein Projekt angelegt werden. Kundenspezifisch kalkuliert werden müssen nur die Sonderkomponenten, rund 80% sind dagegen in vielen Angebotsszenarien einer Baureihe nahezu identisch. Dieser Umstand ist in der entsprechenden Aufragsstückliste bereits berücksichtigt. Das Ergebnis ist ein Projektplanangebot, welches nicht nur mit deutlich reduziertem Kalkulationsaufwand auskommt, sondern nahtlos in einen Auftrag überführt wird, sobald der Kunde den Zuschlag erteilt hat. Dabei werden nicht nur alle Angebotsdetails automatisch mit übergeben, sondern entscheidende Festlegungen wie die Besetzung des Projektteams getroffen.

Damit liefert PLM gleichermaßen auch die Basis für das Projektcontrolling: jedes einzelne Projekt kommt so mitlaufend auf dem "Radarschirm" und wird kostenseitig sowie fortschrittsmäßig transparent. "Damit können wir nicht nur jederzeit korrigierend eingreifen. Vielmehr generieren wir so auch wichtige Work-in-progress-Informationen, die wir zum Beispiel für die Phase des Jahresabschlusses für den Wirtschaftsprüfer benötigen", berichten Anwender gefragt nach ihren Erfahrungen.

Nach Auslieferung der fertigen Maschinen- und Anlagen wird direkt aus dem Projekt heraus eine Service-Struktur errichtet. Sie enthält alle Positionen der Kundenauftragsstückliste, die während der sich anschließenden Wartungsphase der Anlage relevant sein können. Die Service-Struktur dient nicht nur als zentrale Informationsbasis für alle Garantiefälle, sondern kommt immer dann zum Zuge, wenn Wartungs- oder Reparaturarbeiten anstehen.

Weitere typische Ausbauschritte im Rahmen von PLM Projekten ist die Anbindung der CAD-Software der Konstruktionsabteilung an der ERP-Lösung. Wer sich weg von einer oftmals noch anzutreffenden Kleinserienfertigung hin zu einer hochflexiblen Fertigungssystematik mit einer Kanban-Organisation entwickeln möchte, schafft so Anpassungsmöglichkeiten an kurzfristige Bedarfsänderungen. Das kann bis hinunter zur Stückzahl eins führen. Auch für die Produktion kleiner Losgrößen mit vielen Varianten liefert der Einbezug von PLM in eine ERP-Branchenlösungen schlüssige Antworten und Lösungen.