Automatisierter Workflow stärkt Unternehmen

Ob Urlaubsanfragen, Anforderungen für Büromaterial und -ausstattung, die Seminaranmeldung - oft werden solche Anliegen per E-Mail kommuniziert und nicht immer erreichen sie die zuständige Abteilung. Der interne Wegelauf ist nicht deutlich vorgegeben und der jeweilige Bearbeitungsstatus nicht nachvollziehbar. Unternehmen erwächst daraus ein hoher, vermeidbarer Aufwand.

Einfache Umsetzung möglich

Aber wenn sich eine Fachabteilung dieser Problemstellung annimmt, sie hat es oft schwer, mit ihren Argumenten beim Management und dem zuständigen IT-Bereich durchzudringen. "Da solche ‚Genehmigungs-Workflows' nicht geschäftskritisch sind, ist ihr Zeit- und Kostenaufkommen kaum jemandem bewusst", erläutert Michael Botek, Geschäftsführer ITdesign. "Deshalb finden sich meist Bereiche, die mehr Optimierungspotential versprechen. Außerdem fehlt es oft an einer Person, die basierend auf den organisatorischen Anforderungen darstellt, wie einfach und ressourcenschonend sich solche Workflows automatisieren lassen."

ITdesign setzt bei solchen Projekten deshalb einen eigenen Berater ein. "Er vergleicht die von den Fachbereichen kommenden Anforderungen mit der vorhanden Infrastruktur und erarbeitet im Zuge der Projektberatung Optimierungspotentiale samt der Ausarbeitung produktunabhängiger technischer Lösungsmöglichkeiten", so Botek.

Auf diese Weise ist eine ideale Abstimmung der angepassten Infrastruktur mit dem organisatorischen Prozess-Know-how und der Applikationsebene möglich. Übergreifende Forderungen wie Sicherheit und Verfügbarkeit werden ebenfalls berücksichtigt. Dieses Konzept lässt sich auch auf externe Workflows, etwa für unternehmensübergreifende Projekte, übertragen.

Optimierte Abläufe

Im angesprochenen Fall lässt sich mittels einer Workflow-Engine, die die einzelnen Abwicklungsschritte abbildet und die dafür notwendigen Daten aus den jeweiligen Applikationen abruft, schnell Abhilfe schaffen. "Es ist keine eigene Datenhaltung notwendig", betont Botek, "und der Implementationsaufwand ist überraschend klein."

Die fertige Lösung versorgt die Anwender über eine Browseroberfläche mit allen notwendigen Informationen samt Formularhandling und ausdefiniertem "Instanzenlauf". Sie kann zum Beispiel in ein Unternehmensportal eingebunden werden.

Als technische Basis setzt ITdesign beispielsweise auf Produkte von Microsoft (Sharepoint), Novell (Identity Manager) sowie dem kanadischen Hersteller Workflowgen. "Auch hier ist uns der herstellerneutrale Ansatz sehr wichtig", betont Botek.

Der Mehrwert stellt sich oft schon kurz nach Projektbeginn ein: Urlaubsanträge oder Bedarfsmeldungen landen automatisch bei den richtigen Ansprechpersonen im virtuellen Briefkasten, die Mitarbeiter können nachvollziehen, was mit ihren Anfragen passiert - ein automatisierter Workflow spart Zeit, Geld und Nerven.

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