Risiken minimieren mit "Projekt Portfolio Management"

Denn Projektmanager sind immer komplexeren Anforderungen ausgesetzt und müssen immer mehr Projekte parallel managen. Die erfolgreiche Steuerung von Projekten setzt voraus, dass Risiken rechtzeitig erkannt und bewertet werden können. Dazu ist es notwendig, jederzeit über den Projektstatus in Echtzeit Bescheid zu wissen, die Abhängigkeit zu anderen Projekten zu kennen und erfolgreiche Handlungsalternativen entwickeln zu können. Das ist nur mit integrierten Projekt Portfolio Management (PPM) Lösungen möglich.

Um die vielfältigen Projekt-Informationen zu sammeln, zu selektieren und zu bewerten stehen dem Projektmanager verschiedene, unterstützende Werkzeuge für die Informationsgenerierung und Entscheidungsfindung zur Verfügung. Viele Unternehmen greifen dabei auf ein Sammelsurium von Einzelsystemen zurück. So sind E-Mails, Spreadsheets, spezielle Projektmanagement-Programme, Portfoliomanagement-Tools, Dokumente in unterschiedlichen Dateiformaten oder auch ERP-Systeme oft aufwändig miteinander verbunden. Allerdings stellt die Verwendung solcher "Patchwork-Konstrukte" die geforderte Projekt-Transparenz nicht in Echtzeit her. Bewertungen können erst nach der Zusammenführung von Daten vorgenommen werden. Risiken werden nicht rechtzeitig erkannt, das kostet Zeit und Geld.

Mit einer PPM Lösung kann nicht nur die aktuelle Kostenentwicklung eines Projektes immer in Echtzeit abgefragt werden, sondern auch die Kostenentwicklung in Verknüpfung zu anderen laufenden Projekten. Diese generieren nämlich nicht nur dann Mehraufwand, wenn länger als geplant für einen Arbeitsschritt gebraucht wird, sondern können auch teurer werden, wenn Termine überschritten werden. So kann es günstiger sein, Verzögerungen bei einem anderen Projekt in Kauf zu nehmen und letztlich geringere Pönalen zu zahlen.

In integrierten Projekt Portfolio Management Lösungen helfen außerdem Planspiele Auswirkungen von negativen Projekteinflüssen zu erkennen und Handlungsalternativen zu entwickeln: In so genannten "Was-wäre-wenn-Szenarien" wird der Projektverlauf simuliert. Eine Patchwork-Lösung kann dies nicht bieten und die Risikobewertung der unterschiedlichen Handlungsmöglichkeiten bleiben der Erfahrung, dem guten Gedächtnis des Projektmanagers oder dem Glück überlassen.

Eine umfassende PPM Lösung geht also weit über die Visualisierung von Projektschritten, Meilensteinen usw. hinaus. Traditionelle Projektmanagement- oder Visualisierungstools erfüllen nur bei kleinen Unternehmen mit wenig parallelen Projekten ihren Zweck. In großen Unternehmen mit vielen Nutzeranforderungen, rechtlichen Auflagen, kostenträchtigen Innovationsprojekten und geschäftskritischen Dienstleistungen muss eine IT-Portfolio Management Lösung verteilt arbeiten, Eskalations-Mechanismen enthalten, Beziehungen zwischen Ressourcenkapazitäten und angeforderten Ressourcen herstellen können und Integrationsmöglichkeiten etwa zum Helpdesk, Asset Management oder zum Software Change und Configuration Management bieten.

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