Österreichische Post vernichtet Briefe auf Kundenwunsch

Die Österreichische Post hat sich zu Beginn dieses Jahres den Mehrheitsanteil des deutschen Unternehmens namens Scanpoint gesichert und den Firmenhauptsitz nach Wien verlegt. Das Ziel dahinter: Mit Blickrichtung auf Unternehmenskunden soll dem Papier der Kampf angesagt werden.

Das Kerngeschäft von Scanpoint Europe war bereits vor der Post-Beteiligung die datenschutzgerechte Digitalisierung von Dokumenten. Und genau das war für "die Gelben" in Österreich das fehlende Glied in der Kette: "Besonders Großunternehmen und die öffentliche Hand haben in den vergangenen Jahren viel in elektronische Workflow-Lösungen investiert", skizziert Jürgen Faè, Leiter der Service-Einheit Business Services der Österreichischen Post und Geschäftsführer von Scanpoint, die derzeitige Lage. "Jetzt geht es darum, den Medienbruch zu überwinden und einlangende Briefe intelligent in ERP- (Enterprise Resource Planning, Anm. d. Red.) und oder Dokumentenmanagementsysteme einzuschleusen."

Typische Szenarien schauen bis dato noch so aus: Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung benötigen Scanner, die dazugehörigen Räumlichkeiten und Personal. Das bedeutet Umsetzungsprojekte, Software-Evaluierungen, notwendige Produktivitätsvergleiche, Risikobewertungen, Back-up-Überlegungen und letztendlich Businesspläne mit Investitionsanträgen. Für kleine Unternehmen rentiert sich das überhaupt nicht. Kurz gesagt: Die Sache kann mit dem Angebot zu fixen Stückpreisen ausgelagert werden. Egal ob für kleine, mittlere oder große Unternehmen.

Für die Post ist es ein neues Geschäft, das laut Faè schon seit Längerem von Kunden eingefordert wurde. In Österreich sind wegen des hohen Bedarfs bereits zwei Scan-Zentren, eines in Salzburg und eines in Wien, eingerichtet und in Betrieb. Ein weiterer Standort in Graz befindet sich noch in der Schwebe.

Automatische Verarbeitung

Doch nicht nur Unternehmen sparen mit der Outsourcing-Variante. Die Post nimmt jährlich rund 4,4 Mrd. Sendungen entgegen. Wenn auch nur ein kleiner Prozentsatz davon in den Scan-Zentren abgefangen wird, können signifikante Beträge bei der Postlogistik eingespart werden. Tausende Kilogramm an Papier müssen nicht mehr quer über Österreichs Straßen befördert werden.

In den Scan-Zentren selbst wird die Post zunächst vorsortiert und selektiert. Man unterscheidet zum Beispiel nach persönlicher Post, Vorstandspost, Post an die Personalabteilung oder an den Betriebsrat. Diese Post wird in der Regel nicht geöffnet, sondern verschlossen an den Empfänger geleitet. Die übrige Post wird geöffnet, entheftet oder entklammert und für das Scannen vorbereitet. Die Belege werden anschließend eingescannt.

Damit der Inhalt eines digitalisierten Schriftstückes erschlossen werden kann, wird das Bild zunächst in Text umgewandelt. In dieser Form werden Dokumente automatisch erkannt und können direkt in den laufenden Workflow oder die laufende Buchhaltung einfließen.

Damit konsequent auf eine Papierablage verzichtet werden kann, müssen das System und alle technischen und organisatorischen Abläufe in dessen Umfeld revisionssicher sein. Vereinfacht gesagt muss dazu in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden, dass Dokumente weder verloren noch unbemerkt geändert werden dürfen. Und auch dieser Punkt kann einfach abgedeckt werden.

Aber nicht nur Eingangspost ist eine Metier des Unternehmens. Mit Doculodge bietet Scanpoint eine Basis für Business Process Outsourcing-Lösungen (BPO) im Bereich der Akten-/Dokumentenverwaltung. Mit der Dienstleistung wird die erforderliche IT-Infrastruktur und alle Funktionalitäten zur Verfügung gestellt, die für das Betreiben einer BPO-Lösung erforderlich sind. Anwender können über ein einfaches Web-Interface und anderen Werkzeugen zugreifen. So hat Scanpoint zum Beispiel in nur wenigen Tagen für ein großes Pharmaunternehmen sämtliche Papierunterlagen auf eine elektronische Basis gestellt.

www.scanpoint.eu