Mobile Groupware- und Workflow-Lösungen - Einsatzszenarien, Lösungsansätze und Nutzenpotentiale

Der Trend zu verteilter Gruppen- und Projektarbeit, flexible Arbeits- und Beschäftigungsmodelle und die steigenden Mobilitätsanforderungen im Arbeitsalltag erfordern den Einsatz mobiler Lösungen in unterschiedlichen Schlüsselbereichen des Unternehmens.

Im Mittelpunkt stehen dabei Lösungen, die eine mobile Nutzung von Groupware- oder Worfklow-Funktionen ermöglichen. Hohe Einsatzpotentiale von mobilen Groupware- und Workflow-Lösungen können in der Industrie, im Handel und der Transportbranche ebenso gefunden werden, wie im Dienstleistungssektor und im öffentlichen Sektor. Nachhaltige Einsatzmöglichkeiten durch mobile Groupware- und Workflow-Lösungen ergeben sich bei mobilen Mitarbeitergruppen vor allem im Rahmen von administrativen Tätigkeiten (Investitions- oder Projektanträge, Reisemanagement, Reservierungen etc.) und in der Koordination und Kommunikation von bereichs- oder unternehmens-übergreifenden Gruppen (z.B. Projekt- oder Angebotsteams, Entwicklungspartnerschaften, Außendienst etc.).

Schaubild 1 zeigt die wesentlichen Einsatzgebiete von mobilen Lösungen nach den betroffenen Hauptakteuren bzw. nach Lösungskategorien aus IT-Sichtweise zusammen und geht auf heutige Problemfelder ein.

Lösungsansätze

Für die aufgezeigten Einsatzszenarien können bestehende Informationssysteme im Unternehmen genutzt werden, die über eine entsprechende Integrationsplattform (Middleware) auf mobilen Endgeräten zur Verfügung gestellt werden. Verfügt das Unternehmen über keine bestehenden Softwareapplikationen (dies ist häufig bei kleinen und mittelständischen Unternehmen der Fall), kann über entsprechende ASP-Lösungen die Funktionalität jedoch ebenfalls realisiert werden.

Die Kommunikation mit Kunden, Kollegen und Lieferanten kann in diesem Szenario über einen Communication Server realisiert werden. Üblicherweise ist dies ein E-Mail-Server, der eine automatische Weiterleitung von Nachrichten, Terminen oder Kontakten durch ein so genanntes "Push-Verfahren" unterstützt. Durch den integrierten Lösungsansatz können verschiedenste Anwendergruppen im Unternehmen profitieren.

Einsatzpotentiale in unterschiedlichsten Branchen

Die zuvor vorgestellten mobilen Lösungsansätze bieten für verschiedenste Branchen große Verbesserungsmöglichkeiten. Besonders vielfältige Chancen bieten sich für Industriebetriebe sowie Groß- und Einzelhandelsfirmen. Verteilte Firmenstandorte (Verwaltung, Lager, Vertriebsniederlassungen etc.), die abteilungs-übergreifende Zusammenarbeit von Projektteams in diversen Schlüsselbereichen (Entwicklung, Marketing, Management) und hohe Mobilitäts- und Informationsanforderungen im Service, in der Logistik und im Vertrieb ermöglichen signifikante Einsparungen durch innovative mobile Lösungen.

Ähnlich hoch sind die Einsatzmöglichkeiten in der Energie- und Wasserversorgung sowie im Telekommunikationssektor. Auch die Transportbranche, die naturgemäß als "mobile Branche" gilt, zeigt hohe Einsatz- und Verbesserungschancen, etwa in der Disposition oder im Management.

Im Dienstleistungssektor (vor allem im Bank- und Versicherungswesen sowie in der Unternehmensberatung), in der öffentlichen Verwaltung bzw. im öffentlichkeitsnahen Dienstleistungssektor bieten vor allem mobile Groupware-Applikationen und mobile Workflow-Applikationen große Verbesserungs-möglichkeiten. Schon heute werden in diesen Branchen derartige IT-Systeme häufig auf stationären PCs eingesetzt, um die Verwaltungsabläufe effizient zu bewältigen. Durch die Mobilisierung dieser Prozesse können administrative Routinetätigkeiten in den Außendienst verlagert werden. Der Innendienst wird dadurch entlastet, die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten werden verkürzt und die Produktivität der Mitarbeiter wird sichtlich gesteigert.

Verbesserungen und Nutzen

Der Einsatz von mobilen Groupware- und WorkflowLösungen sollte konkrete und messbare wirtschaftliche Vorteile und Verbesserungen für das Unternehmen ermöglichen. Realisierbare quantitative Vorteile sind üblicherweise jedoch von branchen-, unternehmens- und lösungsspezifischen Faktoren abhängig. Berechnungen anhand von gewonnenen Erfahrungswerten und Daten aus der Praxis zeigen jedoch, dass die Einsparungspotentiale enorm sind.

Aus wirtschaftlicher Sicht sind vor allem die Möglichkeiten von Interesse, durch mobile Lösungen die Kosten zu senken. Große Verbesserungen bieten dafür vor allem mobile Workflow-Applikationen sowie mobile Business Process-Applikationen. Weitere Potentiale ergeben sich für Effizienz- und Produktivitätssteigerungen - also eine bessere Auslastung der Mitarbeiter und mehr Zeit für Kerntätigkeiten.

Fakten

• Bis zu 70 Prozent der Gesamtdurchlaufzeit von administrativen und koordinativen Abläufen kann durch mobile Workflow- und Groupware-Applikationen eingespart werden.
• Bis zu 30 Prozent der Personalressourcen im Verwaltungsbereich lassen sich einsparen oder anderweitig einsetzen, wenn mobile Prozessapplikationen (CRM, ERP etc.) genutzt werden.
• Bis zu 15 Prozent der Kommunikationskosten (für Rückfragen, fehlgeschlagene Anrufversuche etc.) lassen sich durch mobile Groupware-Anwendungen einsparen.

Maximalwerte, abhängig von den unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen (Berechnungen: INSET Research & Advisory Unternehmensberatung GmbH)

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Checkliste für Entscheidungsträger

Der folgende Leitfaden soll Entscheidungsträger dabei unterstützen, grundsätzliche Fragestellungen im Rahmen von konkreten Projektvorhaben auszuarbeiten bzw. mit externen Lösungspartnern zu diskutieren, um frühzeitig relevante Punkte zu klären.

Schritt 1: Mobile-Business-Strategie

• Bei welchen Teilprozessen und Mitarbeitergruppen kann das Unternehmen durch mobile Groupware-, Workflow- bzw. sonstige Lösungen messbare Einsparungen oder sonstige Vorteile erzielen?
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  Welche konkreten Zielsetzungen und Verbesserungen sollen durch die mobile Lösung erreicht werden (Kostensenkungen, Effizienz, Transparenz, Arbeitskomfort etc.)?

 

Schritt 2: Auswahl von Hard- und Softwarekomponenten

 

• Welche mobilen Endgeräte decken die Bedürfnisse der Mitarbeiter am besten ab (Smartphone vs. PDA)?
• Welche Informationen und Funktionalitäten sollen den Anwendergruppen durch die mobile Lösung zur Verfügung gestellt werden?
• Welche Schnittstellen-Erweiterungen zu unternehmensinternen Systemen werden benötig, um Informationen auch mobil effizient verarbeiten zu können?
• Welche möglichen Sicherheitsrisiken können durch externe Datenzugriffe auftreten und wie können derartige Probleme präventiv verhindert werden?
• Welche laufenden Anforderungen ergeben sich durch die Lösung in Bezug auf Administration, Endgerätemanagement und Sicherheit?

Schritt 3: Projektmanagement und Nutzenrealisierung

• Welche organisatorischen Abteilungen und Geschäftsprozesse sind vom Projekt betroffen und welche Anpassungen sind erforderlich?

• Wie kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter mobile Lösungen effizient nutzen?
• Welche organisatorischen Maßnahmen hinsichtlich Verwendungsregeln, Leistungsnachweisen etc. müssen ergriffen werden, um eine breite Akzeptanz bei den Anwendern sicherzustellen?
• Welche Projektkompetenzen können durch interne Ressourcen abgedeckt werden, und welche sollten durch externe Lösungspartner erfüllt werden?
• Durch welche Leistungsindikatoren kann eine konsequente Nutzenrealisierung und somit ein erfolgreicher Projekt-Business-Case sichergestellt werden?
• Wie hoch sind die Einmalkosten für Hardware, Software, Implementierungsleistungen etc.?
• Wie hoch in etwa sind die zu erwartenden laufenden Kosten für Datendienste und Lizenz- bzw. Nutzungsrechte?
• Welche Ausbaustufen können einen Mehrwert der Investitionen schaffen?