Im Spannungsfeld zwischen Flexibilität und Komplexität

Etablierte Mittelstandsanbieter schneiden am besten ab

Legt man die Einschätzung der Unternehmen zugrunde, die im Rahmen der österreichisch Studie teilgenommen haben, dann sind diese mit ihren ERP-Lösungen relativ zufrieden: Der Durchschnitt der Zufriedenheit mit der Software bzw. dem jeweiligen Anbieter liegt knapp über der Schulnote "Gut".

Analysiert man die Lösungen genauer, für die eine Datenbasis von mindestens 10 Wertungen vorliegt, dann schneiden die ERP-Produkte ABAS, POLLEX LC und RS/2 auffallend gut ab. Überdurchschnittlich gute Noten erhalten auch noch Microsoft Dynamics NAV, proALPHA, P2plus und Semiramis. Dicht dahinter folgen noch b2 und Jet Software. Am Ende des Feldes, mit immer noch ordentlichen Bewertungen zwischen "Gut" und "Befriedigend", finden sich BMD und Infor COM. Die anderen Lösungen haben nicht genügend Bewertungen in der Zielgruppe Mittelstand.

Die Gewinner in der Kategorie "Mittelstand" zählen zu den "Etablierten", die seit vielen Jahren im Mittelstandsegment positioniert sind. Bei ihnen verbindet sich ein reifes Produkt mit viel Erfahrung im Umgang mit ihren mittelständischen Kunden und eine hohe Flexibilität. Gleichzeitig ist deren Anzahl an Installationen in Österreich zumeist noch überschaubar.

Gute Gesamtnote aber Schwächen im Detail

Die Zufriedenheitsstudie zeigt also, dass die Gesamtbeurteilung der ERP-Systeme und -Anbieter insgesamt relativ gut ausfällt. Dieses positive Ergebnis darf jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass es auch Kritikpunkte gibt: Am schlechtesten beurteilen die mittelständischen Unternehmen in Österreich die Möglichkeiten die Formulare aus dem ERP-System den eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen entsprechend anzupassen und individuelle Auswertungen zu erstellen.

Ebenfalls relativ schlecht bewertet werden die ERP-Systeme im Hinblick auf ihre Bedienerfreundlichkeit (Ergonomie), Anpassbarkeit, Release-Fähigkeit sowie die Schnittstellen. Dabei offenbart die große Streuung, die diese Bewertungen aufzeigen, einerseits das Projektrisiko andererseits aber auch die Chance zur Verbesserung. Ähnlich verhält es sich mit wichtigen Projektkenngrößen, z.B. dem Aufwand für die ERP-Einführung oder der Einhaltung des Projektbudgets bzw. Terminplans. Auch diese Aspekte fallen von Projekt zu Projekt sehr unterschiedlich aus, lassen sich also durch Anwender bzw. Anbieter positiv beeinflussen.

ERP-Projekte als Herausforderung nicht nur im Mittelstand

Die Phase der ERP-Auswahl und -Einführung stellt offenbar nicht nur für den Mittelstand, sondern für alle Unternehmen eine "Achilles-Ferse" im gesamten Lebenszyklus einer ERP-Installation dar. Mittelständische Unternehmen in Österreich zwischen 50 und 250 Mitarbeitern verfolgen mit der ERP-Einführung vor allem Rationalisierungsziele im Bereich der Geschäftsprozesse: "Beschleunigung und Optimierung von Abläufen sowie ein schneller Zugriff auf bessere Informationen" lauten die meistgenannten Ziele. Mit dieser Priorisierung liegen die Mittelständler im Mittelfeld zwischen den kleinen und großen Unternehmen. Interessant dabei ist, dass das für kleine Unternehmen wichtiger ist, als für große Unternehmen.

Gleichzeitig verfolgen sie in hohem Maße Konsolidierungs- und Standardisierungsziele im Hinblick auf die IT-Infrastruktur: Dabei stehen eine höhere Daten- und Prozessintegration sowie die Reduzierung von Schnittstellen und eingesetzten Systemen ebenfalls auf der Agenda der ERP-Projekte. Auch hier befinden sich die Mittelständler in der Mitte zwischen den kleinen und großen Unternehmen, diese haben aber die Positionen getauscht, was aber nicht verwunderlich ist.

Die Herausforderungen, die ein ERP-Einführungsprojekt für Mittelständische Unternehmen mit sich bringen, lassen sich nicht zuletzt auch an den Problemen ablesen, die erfahrungsgemäß auftreten. Die häufigsten genannten Problemfelder sind dabei die Datenaufbereitung und die Datenmigration, Einhaltung der Terminplanung, Umfang der erforderlichen Systemanpassungen, unzureichende Abdeckung der Geschäftsprozesse und fehlende Personalressourcen im Projektteam.

Daraus ist klar ersichtlich, dass viele Mittelständler die Herausforderungen unterschätzen, die mit einem ERP-Einführungsprojekt auf sie zukommen. Dabei mangelt es oft an praktischer Erfahrung im Hinblick auf die Möglichkeiten und Grenzen von ERP-Systemen sowie auch mit dem Umgang mit den ERP-Anbietern selber. Sehr oft wird der interne Bedarf an Abstimmungen und Ressourcen unterschätzt. Gerade mittelständischen Unternehmen ist daher zu einer konsequenten Umsetzung von ERP-Einführungsprojekten zu raten, bei der im Interesse des Projekterfolges weniger manchmal mehr ist. Im Zweifel empfiehlt es sich, zunächst einmal lean zu beginnen, d.h. auf umfassende Anpassungen der Standard-Software zu verzichten, und erst in einer späteren Stufe die ERP-Lösung vollständig auszurollen bzw. stärker auf die eigenen Belange anzupassen. Unabhängig davon empfiehlt sich in vielen Fällen die Einbindung externer Experten. Dies gilt insbesondere dann, wenn im Unternehmen die erforderlichen Erfahrungen aber auch die Kapazitäten für ein konsequentes Projektmanagement fehlen.

Anforderungen aus dem ERP-Betrieb - Flexibilität, Schnittstellen und Funktionalität

Neben den angeführten Einführungsprojekten zeigt auch der Alltag des ERP-Betriebs im Mittelstand Handlungsbedarf: Hier wird vor allem die mangelnde Flexibilität des ERP-Systems kritisiert. Anscheinend sehen sich viele Mittelständler durch ihre ERP-Infrastruktur eher gehemmt denn unterstützt, wenn es darum geht, sich den schnell wandelnden Anforderungen der Zielmärkte anzupassen.

Viele Teilnehmer bemängeln des Weiteren fehlende Funktionalität und Schnittstellen der ERP-Systeme. Diese Defizite beeinträchtigen nicht zuletzt den täglichen Umgang mit der ERP-Lösung und damit fast unmittelbar den Nutzen, den der ERP-Einsatz im Hinblick auf eine effiziente Auftragsabwicklung und erhöhte Transparenz im unternehmen bringen sollte.

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