Digitale Behandlung für gesunde Akten

Die Burgenländische Krankenanstalten Ges.m.b.H. (KRAGES) suchte dringend eine Lösung für die drohende Papierflut. Eine bessere Informationsverfügbarkeit in den Häusern war das wichtigste Ziel, als sich die Verantwortlichen nach einem "zentralen Archivierungs- und Datenmanagement" umsahen. Es sollte dem Papierkollaps vorbeugen und die internen Abläufe optimieren, um so mehr Service für die Patienten zu ermöglichen.

Aufgabenstellung und Lösung

3.000.000 Seiten Krankengeschichten, 250.000 Posteingänge und 120.000 Dokumente in Personalakten pro Jahr - um in dieser Informationsflut den Überblick zu behalten und stets die benötigten Daten und Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben, war es für die Entscheider der KRAGES keine Frage: Abhilfe kann nur moderne IT schaffen: ein zentrales Dokumenten-Management-System, das auch als Subsystem für 300.000 Patientenstammsätze im KIS dient. Von der medizinischen Seite über die Betriebswirtschaft bis zur Logistik sowie Administration und Abrechnung werden sämtliche Bereiche abgedeckt.

Die KRAGES setzt auf eine ganzheitliche Lösung für integriertes Enterprise Content Management auf Basis der DOXiS iECM-Suite. Gemeinsam mit dem Systemintegrator und Generalunternehmer T-Systems Austria und mithilfe der gesamten Produktpalette des iECM-Spezialisten SER wird eine durchgehende Optimierung aller relevanten Abläufe angestrebt: vom Posteingang über Verarbeitung und Verwaltung der Daten und Dokumente bis zur Archivierung. Die Integration in die bestehende Applikations- und IT Landschaft bildet dabei den angestrebten Mehrwert. Beratung wurde in diesem Projekt ebenfalls großgeschrieben. Bei der Arbeit wirkten Teams aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens mit.

Die Umsetzung

Seit der Einführung der SER-Lösungen werden Dokumente entweder gescannt oder schon bei der Entstehung in einem zentralen Content Repository elektronisch archiviert, ebenso wie die E-Mail-Kommunikation der KRAGES. Alle eingehenden Rechnungen werden nach dem Scannen und Archivieren Workflow-gesteuert an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet. Darüber hinaus hat auch die elektronische Personalakte bereits Gestalt angenommen: Alle Mitarbeiter-Dokumente von der Bewerbung an sind heute mit einem Klick abrufbar. Die Integration erfolgt mit dem SER Records Management in SAP.

Im nächsten Schritt soll die gesamte Eingangspost gescannt, bei Bedarf elektronisch archiviert und verteilt werden. Digitale Signatur ist ebenso ein Thema wie das Erfassen mitgebrachter Befunde via Terminalserver an den Ambulanzen. Geplant ist zusätzlich die Integration Bild gebender Verfahren wie Gastrobefundung oder Wunddokumentation. Im kaufmännischen Bereich steht der elektronische Rechnungsaustausch zwischen KRAGES und den Lieferanten auf dem Programm.

Für die 2.000 User des KRAGES-Kankenhausverbundes ist die Recherche nach kaufmännischen oder patientenbezogenen Unterlagen heute wesentlich einfacher als früher. Die elektronischen Krankengeschichten stehen heute jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung, Patienten kann so noch schneller und gezielter geholfen werden. Statt langwierig nach Dokumenten zu suchen, können sich die Mitarbeiter nun mehr Zeit für mehr Service nehmen. Auch die Unveränderbarkeit von Dokumenten sowie eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren sind gesichert. Bei den Eingangsrechnungen wiederum spart die Workflow-Lösung wertvolle Stunden, die früher zwischen Erfassen und Verbuchen verloren gingen.

www.ser.at