Weniger suchen - mehr finden

Wissens- und Informationsmanagement ist eine umfassende Disziplin - jedenfalls wesentlich mehr als eine IT-Lösung oder ein Software-Tool. Wie der Name schon sagt, ist das eine Management-Aufgabe. Es geht darum, das intellektuelle Kapital einer gesamten Organisation zu dokumentieren und gezielt einzusetzen. Das erfordert eine Unternehmenskultur, die die Bedeutung und den Wert des Wissensaustauschs und der Dokumentation von Know-how berücksichtigt. Unterstützende Werkzeuge dafür sind etwa Dokumentenmanagement Systeme(DMS), Web Content Management Systeme (WCS), Workflow Management Systeme, elektronische Aktenverwaltung, Portalsysteme und mehr. Als Klammer über all diese Teildisziplinen hat sich der Begriff Enterprise Content Management (ECM) etabliert.

Um die gesammelten Informationen auch gezielt finden zu können, wurde der Bedarf nach einem weiteren Tool immer drängender - einer intelligenten und lernende Suchfunktion, die zielgenau das findet, wonach der Benutzer sucht. Das Problem dabei: Nur 20 % der vorhandenen Informationen liegen strukturiert - etwa in Datenbanken - vor. 80 % sind vollkommen unstrukturierte Daten, etwa in Mails oder weit verstreuten Files. Um dieser Herausforderung Herr zu werden, gehen aktuelle "Information Retrieval"- und "Text Mining"-Techniken teilweise weit über das hinaus, was herkömmliche Suchmaschinen bisher leisteten. Das Thema "Enterprise Search" hat sich zu einer wichtigen Subdisziplin von ECM entwickelt. Leistungsstarke Plattformen holen sich die Informationen nicht nur aus ECM-Systemen, sondern aus allen möglichen Datenquellen im Intra- und im Extranet. Datenbanken, Fileserver, Mailserver, RSS-Agenten und sogar Business-Anwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme werden ebenso durchforstet wie das Internet.

Intelligent suchen

Aktuelle Enterprise-Search-Lösungen präsentieren die Resultate anschaulicher als die typische Internetsuchmaschine - sie zeigen zum Beispiel zu jedem gefundenen Dokument Titel, Autor, weitere beteiligte Personen, Kurzzusammenfassung und andere Meta-Informationen an. Der Trend zu XML erleichtert zusätzlich das Extrahieren von Informationen aus Business-Anwendungen. Selbst Office-Dokumente werden heute im XML-Format abgelegt, so dass sich Textelemente wie Titel, Zwischentitel und Fußnoten von den Indexierungsalgorithmen sehr leicht identifizieren lassen.

Ein Muss für fortgeschrittene Suchplattformen ist die systematische Klassifizierung der Dokumente mittels eines Begriffskatalogs. Anhand dieser "Taxonomie" lässt sich nicht nur die Ergebnisflut, die man von herkömmlichen Suchmaschinen kennt, eindämmen, sondern es werden auch die Suchergebnisse gut erfassbar dargestellt. Praktisch alle Suchplattformen für den unternehmensweiten Einsatz bieten Formen der automatischen Klassifizierung (siehe Kasten "Taxonomie").

Großes Lösungsspektrum

Am Enterprise-Search-Markt tummeln sich große IT- und Internetmultis, aber auch eine Reihe von Spezialanbietern. Die Bandbreite der Lösungen reicht von relativ simplen netzwerkweiten Volltextsuchmaschinen bis hin zu Highend-Plattformen mit automatischer Inhaltserkennung, Kategorisierung und Beurteilung. Einige Hersteller liefern zu ihren serverbasierten Suchplattformen passende Client-Software, andere Lösungen sind ausschließlich browserbasiert. Google oder Thunderstone bieten auch Search-Appliances an - die Hardware wird einfach ins Firmennetz gehängt. Google bietet sowohl eine Enterprise-Version zum Preis von 30.000 Euro als auch "Mini"-Modelle ab 2.000 Euro für das Einsteiger-Segment. Marktforscher Gartner warnt allerdings vor dem derzeit noch beschränkten Funktionsumfang von "Google Enterprise Search". Die Appliance sei nicht auf dem Niveau der Lösungen spezialisierter Konkurrenten. Trotzdem prognostiziert Gartner, dass bis Ende 2007 knapp 40 % der neuen Enterprise-Search-Lizenzen von Google stammen werden.