Produkte und Prozesse in Topform

Ende 2005 fällte Coko Werk die Entscheidung, die verschiedenen Abteilungen durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) dauerhaft zu entlasten. Die Archivierung aller relevanten Dokumente sollte auf einer einheitlichen Plattform automatisiert werden. Gleichzeitig wollte man die Arbeitsabläufe in und zwischen den Abteilungen optimieren.

"Unser Ziel war es, eine möglichst hohe Automatisierung zu erreichen. Wichtig war uns dabei eine reibungslose Integration mit unserem System zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) ifax.OPEN sowie eine automatische Ablage und Verschlagwortung aller zu archivierenden Dokumente", erklärt Andreas Kleinelanghorst, Leiter EDV und Organisation bei Coko Werk. Gleichzeitig musste die Lösung mit allen im Unternehmen eingesetzten Anwendungen, wie Microsoft Office, eng verzahnt arbeiten.

Automatisch integriert - effizient implementiert

Coko Werk evaluierte verschiedene Anbieter und auch deren Referenzanwendungen. Die DMS-/Archiv-Lösung ELOprofessional aus dem Hause ELO überzeugte auf Anhieb. Das Branchentemplate sowie die Realisierungsmethodik des ELO Business Partner ermöglichten eine rasche und kosteneffiziente Implementierung. Das Ziel, bereits ab Januar 2006 sämtliche Eingangslieferscheine und -rechnungen über ELOprofessional durch Anbindung an ifax.OPEN automatisiert zu archivieren, wurde problemlos erreicht. Im nächsten Schritt wurde in nur vier Tagen die Integration mit dem PPS-System ifax.OPEN auch für alle ausgehenden Belege realisiert.

Heute werden Lieferscheine und Rechnungen in ELOprofessional erfasst. Sie werden im PPS-System gebucht, ein Barcode wird automatisch erzeugt. Beim Einscannen der Belege wird der Barcode ausgelesen, die Informationen zum jeweiligen Lieferschein werden ergänzt. Die Verschlagwortung erfolgt über den Barcode, so dass die dazugehörige Rechnung einfach anhand des archivierten Lieferscheins geprüft werden kann, bevor sie über ELO abgelegt wird.

Auch im Vertriebsprozess werden alle wesentlichen Prozesse über ELOprofessional erfasst: von der Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferscheine und Ladelisten bis hin zu den entsprechenden Ausgangsrechnungen. Wichtig war für Coko Werk außerdem, dass die Lösung selbstständig erweitert und individuell angepasst werden kann. Die integrierte Visual-Basic-Schnittstelle macht dies möglich.

Der Anwender profitiert

Die Schulung der Benutzer war nicht zuletzt dank der komfortablen Bedienoberfläche von ELO ein voller Erfolg. Mitarbeiter, die mit dem Scannen von Belegen betraut sind, benötigten einen halben Tag Training. Endanwender, die nur die Suchfunktionen von ELOprofessional nutzen, waren bereits nach einer zweistündigen Einweisung mit der Lösung vertraut. Die Benutzer loben, dass man Dokumente wie Ladelisten oder Lieferscheine heute per Mausklick findet.

"In einer komplexen Organisation wie der unseren gibt es unendlich viele Dokumente und Prozesse. Mit ELOprofessional haben wir viele Prozesse deutlich optimiert. Fehler bei der Archivierung sind heute kein Thema mehr. Durch die erreichte Automatisierung sparen wir Zeit und Kosten. ELOprofessional bietet uns ein großes Potenzial für die Zukunft und kann sich mit unseren Anforderungen weiterentwickeln", resümiert Andreas Kleinelanghorst.

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Die Unternehmen

Die Coko Werk GmbH & Co. KG, Bad Salzuflen, ist Spezialist für die Verarbeitung thermoplastischer Kunststoffe. Das Unternehmen wurde vor 75 Jahren gegründet, beschäftigt rund 500 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Umsatz von etwa 60 Millionen Euro. Als Systemlieferant bietet Coko Werk Komplettservices aus einer Hand - von der Entwicklung über Konstruktion und Werkzeugbau bis zur Montage fertiger Baugruppen. Das Unternehmen hat eine Spitzenstellung im deutschen Markt, mit zunehmend internationaler Ausrichtung.

ELO Digital Office, Stuttgart, entwickelt Software für elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management. Ein Netzwerk von Systempartnern betreut weltweit mehr als 350.000 Arbeitsplätze, u.a. bei Kunden wie Lufthansa, BMW, Airbus, EADS, M+W Zander, Alcatel, Commerzbank, Griech. Nationalbank, BDI, IHKT, DRK. Zudem pflegt ELO Technologie-Partnerschaften mit Soft- und Hardwareherstellern wie Microsoft, Hewlett-Packard, Sun Microsystems, Kyocera, Kodak uvm.