Die E-Rechnung - das unbekannte Wesen

Die Ergebnisse einer aktuellen WKÖ-Umfrage sind ernüchternd: Nur 30 Prozent der österreichischen Unternehmen wissen, dass die digitale Signatur bei E-Rechnungen für den Vorsteuerabzug vorgeschrieben ist, ein weiteres Drittel glaubt fälschlicherweise, dass der Ausdruck der Rechnung für den Vorsteuerabzug reicht. Die WKÖ warnte deshalb kürzlich erneut eindringlich vor Problemen bei Steuerprüfungen und drohenden Millionenverlusten für die betroffenen Unternehmen. Die elektronische Signatur stellt sicher, dass der Inhalt von E-Rechnungen nicht verändert und der Absender einwandfrei identifiziert ist. Eine gemeinsame Initiative von WKÖ, Finanzministerium und IT-Unternehmen soll nun zur Bewusstseinsbildung beitragen.

Richtige E-Rechnungslegung

Eine E-Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie vom Rechnungssteller mittels fortgeschrittener Signatur erstellt oder im EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übermittelt wurde. Ein Ausdruck unsignierter Rechnungen per E-Mail - zum Beispiel als PDF - berechtigt also nicht zum Vorsteuerabzug. Fax-Rechnungen können nur noch bis Ende Dezember 2007 unsigniert versendet werden. Darüber hinaus müssen selbstverständlich auch auf E-Rechnungen die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes im Bezug auf die Rechnungsbestandteile eingehalten werden. Auch die Aufbewahrungspflicht beträgt wie bei Papierrechnungen sieben Jahre. Beim E-Rechnungsversand ins Ausland sollte man die jeweiligen lokalen Bedingungen für die elektronische Rechnungsstellung beachten. In Deutschland wird ein qualifiziertes Zertifikat verlangt, dass in Österreich bei der Firma A-Trust erhältlich ist.

Enormes Einsparungspotenzial

Die WKÖ ortet in Österreich bei der praktischen Umsetzung von E-Billing großen Nachholbedarf. Dabei kann die E-Rechnung Unternehmen wesentliche Kostenersparnisse bringen. Denn eine Papierrechnung kostet inklusive Druck, Versand, Handling und Autorisierung zwischen drei und sechs Euro, eine E-Rechnung dagegen im Schnitt nur 30 bis 50 Cent. Bei 200 bis 300 Millionen Firmenrechnungen pro Jahr errechnete die WKÖ ein Sparpotenzial von bis zu 600 Millionen Euro. Zusätzlich bringen E-Rechnungen auch Zeitersparnis. Denn sie können lückenlos in einer von überall abrufbaren Oberfläche verwaltet werden. Die elektronische Maske verhindert von vornherein Tippfehler oder die falsche Eingabe von Rechnungsdaten. Mittlerweile sind die Standards definiert, Buchhaltungs-Programme optimiert und eine Reihe von Dienstleistern am Markt. Die E-Rechnung ist damit nicht mehr nur für große Unternehmen, sondern auch für KMU und Einzelpersonen interessant.

Integration in eigene Rechnungssysteme

Auf technischer Seite gibt es im Wesentlichen zwei Lösungen: Bei der Verwendung einer Signaturkarte benötigt man ein für die elektronische Rechnungsstellung geeignetes Zertifikat von A-Cert (www.a-cert.at) oder A-Trust (www.a-trust.at), ein Kartenlesegerät und E-Billing-Software. Wenn man nur einzelne Rechnungen signieren will und keine Massensignaturen braucht, genügt auch ein einfaches Signatur-Programm. Für größere Lösungen wird zusätzlich ein Applikationsserver benötigt. Großer Vorteil der E-Rechnungen ist, dass sie automatisch in bestehende Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen werden können. Damit werden auch die Archivierung und die Online-Weiterleitung an Finanzamt und Steuerberater möglich. Dem Finanzamt reicht derzeit zum vorläufigen Nachweis auch ein Ausdruck der elektronischen Rechnung, auf Anforderung muss das Unternehmen jedoch nachweisen, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Als Austauschformat hat sich in Österreich "ebInterface XML" etabliert. Neben Rechnungen kann das Format auch Gutschriften, Bestellungen oder Gehaltszettel verarbeiten. In der Version 2.0 sind bereits die Digitale Signatur und die UID-Nummer des Rechnungsempfängers fix integriert. Elektronische Gutschriften sind übrigens genau so wie Rechnungen zu behandeln. Besonderer Vorteil: Die Gutschriften können den offenen Posten automatisch zugerechnet werden.

Weitere Informationen zur E-Rechnung erhält man unter der eigens eingerichteten Gratis-Hotline 0800 221 223 oder auf http://wko.at/e-rechnung.