18-12-2006 | Aus MONITOR 2006 Special Software Gedruckt am 2-10-2014 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/8771
ERP

IT-Matchmaker

Schnell und sicher zur passenden Software-Lösung

Umfassende Analysen von mehr als 5.000 ERP-Projekten zeigen deutlich: Unsicherheit ist die größte Konstante bei Software-Projekten.

Karsten Sontow

IT.Matchmaker - Werkzeug zur Grobauswahl von Software-Lösungen

Trotz vermeintlich ausgereifter Standard-Software sind gut ein Drittel der abgeschlossenen Projekte durch ausufernde Kosten, Projektlaufzeit und Personalaufwand gekennzeichnet. Die Ursachen für diese Bilanz sind vielfältig. Sie finden sich sowohl auf der Seite der Anwenderunternehmen als auch bei den Software-Anbietern: Anwender unterschätzen vielfach den Aufwand, den Software-Projekte mit sich bringen. Gleichzeitig verlieren sie sich im Spannungsfeld zwischen den (Kosten-)Vorteilen und (technologischen) Grenzen von Standard-Software einerseits und dem Wunsch nach einem individuellen Software-"Maßanzug" andererseits. Schließlich gehen Anwender oft schlecht gerüstet an Software-Projekte heran, angefangen von unklaren Anforderungen an die gesuchte Lösung bis hin zu einem dürftigen Projektmanagement.

Aber auch die Software-Anbieter leisten ihren Beitrag zum Problem: Getreu dem Motto "Im Prinzip ist alles möglich" erliegen sie nicht selten der Versuchung, Aufträge anzunehmen, für die weder die technischen Voraussetzungen gegeben sind noch die notwendige Erfahrung vorliegt. Die Quittung erhalten am Ende beide Seiten: Der Anwender investiert viel Geld und Aufwand in eine unbefriedigende Software-Infrastruktur und der Anbieter zahlt mit (kostenlosen) Zusatzleitungen für einen Kunden, der kaum noch als Referenz taugt.

IT-Matchmaker - Hilfe bei der Vorauswahl

Dabei sind erfolgreiche Software-Projekte kein Hexenwerk. Das Geheimnis des Erfolgs liegt offenbar darin, dass die richtigen Partner zueinander finden. Ob Anwender und Anbieter zusammenpassen, lässt sich vor allem anhand folgender Aspekte festmachen:

  • Technologie und Funktionalität der Software zur Unterstützung der Geschäftsprozesse
  • Abbildung der Eigenheiten von Branchen und Unternehmensgrößen bzw. -strukturen
  • Fach- und Branchenkompetenz sowie Ressourcen des Software-Anbieters

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann ist ein solides Fundament für ein stabiles Software-Projekt gegeben. Dieses Fundament reicht zwar für den Erfolg alleine sicherlich nicht aus. Aber die verbliebenen Fallstricke von Software-Projekten können durch ein konsequentes Projektmanagement, eine offene Kommunikation und Engagement der Beteiligten wesentlich einfacher bewältigt werden.

Angesichts des facettenreichen Software-Marktes ist es für Anwender allerdings nicht ganz einfach, die passenden Kandidaten unter den Software-Anbietern zu finden: Insbesondere der Mittelstand sieht sich mit einem vielfältigen Marktangebot konfrontiert. Gleichzeitig fehlt es hier schlicht an der Zeit und (Personal-)Kapazität, sich intensiv mit den verschiedenen Lösungen auseinanderzusetzen.

Auf der Suche nach geeigneten Kandidaten bietet daher das neue Verfahren des IT-Matchmakerlight Hilfestellung zur Eingrenzung der Lösungen. Das Werkzeug orientiert sich konsequent an den Anforderungen einer schnellen und dennoch fundierten Grobanalyse von Software-Produkten und -Anbietern. Ausgehend von der jeweiligen Aufgabenstellung erfolgt die Qualifizierung geeigneter Kandidaten anhand der oben genannten Aspekte.

Mittels einfacher Kriterienraster können Anwender ihre individuelle Aufgabenstellung beschreiben und über verschiedene Bewertungs- und Filterverfahren die geeigneten Kandidaten aus der umfassenden Datenbasis des IT-Matchmaker von derzeit über 600 Software-Lösungen und über 6.000 Einzelreferenzen der Software-Anbieter herausfiltern. Die Erprobungsphase hat gezeigt, dass auch ungeübte Nutzer innerhalb von ein bis zwei Stunden ihre Favoriten qualifizieren können. Die Analyse-Ergebnisse für den Favoritenkreis werden im sogenannten "Top20-Report" in übersichtlicher Form umfassend dokumentiert.

Lastenheft und Ausschreibung - Gut gerüstet zum Vertragsabschluss

Für Unternehmen mit anspruchsvolleren Software-Projekten stellt sich neben der Kandidatensuche die Frage nach der Sicherheit ihrer Software-Investition. Als "anspruchsvoll" können diesbezüglich alle Projekte mit einem Investitionsvolumen ab ca. 100.000 EURO (entspricht zum Beispiel rund 20-25 ERP-Arbeitsplätzen) eingestuft werden. Kleinere Projekte können ebenfalls sehr anspruchsvoll sein, insbesondere wenn sie sich zu einem relevanten Teil außerhalb des Standardfunktionsumfang der Software-Lösungen bewegen. Für derartige Fälle empfiehlt sich die Spezifikation der Anforderungen in einem konkreten Lastenheft. Das Lastenheft dient als Grundlage für den Dialog mit den Software-Anbietern im Rahmen der Ausschreibung sowie als Grundlage für den abzuschließenden Vertrag über die Software-Lizenzen und die Anpassungs- beziehungsweise Einführungsdienstleistungen.

IT-Matchmakerprofessional bietet für derartige Projekte die Möglichkeit, ein Software-Projekt auf der Basis eines individuellen Lastenheftes auszuschreiben und die eingehenden Lösungsvorschläge sowie Richtpreise der Anbieter schnell und übersichtlich miteinander zu vergleichen. Unterstützung bieten hierbei verschiedenste Lastenheftvorlagen (z. B. ERP/PPS, ERP/WWS, CRM, DMS, MES oder PLM/PDM), mit deren Hilfe auch umfassende Lastenhefte schnell und sicher formuliert werden. Die Ausschreibung auf der Basis der Lastenhefte bietet dem Anwender ein hohes Maß an Vergleichbarkeit und Transparenz. Die Software-Anbieter profitieren gleichzeitig vom deutlich geringeren Bearbeitungsaufwand und verkürzten Durchlaufzeiten der Investitionsentscheidungen.

Dr. Karsten Sontow ist Vorstand Trovarit AG

 


 

IT-Matchmaker im Überblick

Einsatzbereich

  • Werkzeug zur Grobauswahl von Software-Lösungen
  • Geeignet für Business-Software (u.a. ERP, CRM, ReWe, WWS, DMS, MES, PLM/PDM)
  • Geeignet für Unternehmen ab 20 Mitarbeitern aller Branchen

Datenbasis (Stand Oktober 2006)

  • Ca. 600 Profile für Software-Lösungen und -Anbieter
  • Bewertungsraster umfasst ca. 900 Kriterien zur Technologie, Funktionalität, Branchen- und Größeneignung der Software-Lösungen
  • Ca. 6.000 Anbieter-Referenzen

Verfahren/Methodik

  • Matching zwischen Anforderungen und Leistungsprofilen
  • Diverse Filter- und Analysemöglichkeiten
  • Bearbeitungszeit: 1-2 Stunden
  • Lieferzeit "Top20-Report": unter 2 Werktage

Betreiber

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