Signaturlösung zur elektronischen Rechnungslegung

Die digitale Rechnung bringt sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger Vorteile und wird schon bald zum Alltag im Geschäftsverkehr gehören. Durch den Einsatz von HotInvoice können Unternehmen diese Vorteile schon heute für Unternehmen nützen.

Mit HotInvoice ist es möglich Dokumente in beliebigen Formaten signiert zu versenden. Unterschiedlichen Rechnungsempfängern können Rechnungen in unterschiedlichen Formaten zugesendet werden. Auf der Seite des Rechnungsempfängers können die digital empfangenen Rechnungsdaten direkt weiter verarbeitet werden und die Eingangsrechnungen müssen nicht mehr manuell erfasst werden.

PDF-Dokumente können mit HotInvoice auch eigenständig signiert werden, wobei das von Adobe definierte Signaturformat für PDF zum Einsatz kommt. Auf Empfängerseite kann die Unverfälschtheit der Rechnung mit dem kostenlos erhältlichen Programm Adobe Acrobat Reader überprüft werden. In diesem Fall ist das zusätzliche Signieren der E-Mail Nachricht nicht mehr notwendig.

HotInvoice ist als S/MIME-Wrapper konzipiert. Dies ermöglicht eine Integration in die Infrastruktur ohne spezielle Anpassungen oder zusätzliche Erweiterungen. Mithilfe dieses Prinzips lassen sich auch ERP-Systeme integrieren, da gängige Softwareprodukte die Möglichkeit des E-Mail-Versands generierter Dokumente und damit der Rechnungen unterstützen. Dadurch ist die Anbindung in eine bestehende Infrastruktur entsprechend einfach.

Alles was dazu benötigt wird, ist ein Standard E-Mail-Client (z. B. Microsoft Outlook). Dort wird ein E-Mail Konto eingerichtet, das zum Versand der elektronischen Rechnungen eingesetzt wird. Als SMTP-Server für dieses E-Mail-Konto wird die IP-Adresse des HotInvoice-Servers angegeben.

Integrierte Sicherheitsmechanismen stellen sicher, dass nicht jede Applikation digitale Signaturen über HotInvoice auslösen kann. Das beugt einem möglichen Missbrauch dieser Funktion wirksam vor.

SAP-Schnittstelle

Gerade im SAP-Umfeld benötigt man Schnittstellen, die es den Sachbearbeitern ermöglichen, alle Prozesse aus SAP heraus zu steuern und zu überwachen. Deshalb wird abgesehen von der SMTP- und der File-Schnittstelle (die auch von SAP-Systemen genutzt werden können) eine SOAP-Schnittstelle angeboten, die mittels SAP-XI bedient werden kann. Die Verknüpfung signierter Rechnungen mit den entsprechenden SAP-Belegen, SAP ArchiveLink und IDOC sind Themen die bedacht werden müssen und die sich in die Architektur von hotInvoice einfügen. hotInvoice ist damit auch für eine Integration in SAP-Umgebungen geeignet.

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