Dicom Application Conference 2006

Mehr als 500 Interessierte - darunter sowohl Anwender als auch Dienstleister und Händler - waren der Einladung gerne gefolgt. Kein Wunder, hatte doch das anspruchsvoll zusammengestellte Tagungsprogramm einige höchst interessante und topaktuelle Themen zu bieten.

Die Liste der Vortragenden auf dieser Expertentagung für Dokumentenmanagement und Archivierungslösungen konnte sich wieder sehen lassen. Den Start vollzog der neue Geschäftsführer, Mag. Roman Jäger, mit seiner Begrüßung der vielen erwartungsvoll-gespannten Gäste. Im weiteren Tagesverlauf wurde den interessierten Besuchern einiges an praxisnahen Vorträgen und fachlichem Know-how der Spitzenklasse geboten.

Keynote PriceWaterhouseCoopers

Als erste der drei Keynote Speaker referierte Frau Mag. Christine Sonnleitner vom PriceWaterhouseCoopers über die rechtlichen Grundlagen der elektronischen Archivierung und der digitalen Signatur.

Dabei ging es einerseits um die E-Archivierung in HGB und BAO, sowie vor allem um die Beweiskraft elektronisch gespeicherter Dokumente. Wesentlich dabei ist, dass die Wiedergabe der digital gespeicherten Informationen zweifelsfrei inhaltsgleich, vollständig und geordnet ist sowie dass diese Daten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (7 Jahre) nicht verloren gehen.

Es muss möglich sein, etwa im Falle einer Prüfung, sämtliche Informationen auf Basis der EDV-Buchhaltung auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen beziehungsweise Druckdateien oder Exportfiles als unformatierter Text ausgeben zu können.

Die wichtigsten Kriterien dabei sind:

• die Urschriftstreue (es darf zwischen dem gespeicherten Original und der ausgegebenen elektronischen beziehungsweise ausgedruckten Kopie keinen Unterschied des Inhalts geben),
• die Kontrollierbarkeit (wer war berechtigt, welchen Vorgang durchzuführen),
• die Transparenz (das gesamte Verfahren muss in seinem Ablauf dokumentiert und nachvollziehbar sein),
• die Funktionssicherheit (Schutz vor Verlust, Zerstörung und Manipulation sowie völlige Unabhängigkeit von Hardware-Voraussetzungen und von bestimmten Software-Releases),
• sowie die Prüfbarkeit.

Und auch für die Aufbewahrung einer "E-Rechnung" (im Sinne des UStG) gilt die Forderung nach Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sowie nach einer fortgeschrittenen Signatur, nach Verfahrensdokumentation und sicherer Aufbewahrung. Bei der E-Signatur schließlich gilt die Forderung nach "Echtheit und Richtigkeit": sie muss gleichwertig der handschriftlichen Signatur sein, gilt als ausdrückliche Zustimmung und muss mit dem Dokument archivierbar sein.

Case Study: KAGes

Danach berichtete Thomas Fanninger in einer Case Study, wie die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft (KAGes) es schaffte, die "richtige Dosis Papier" für ihre Dokumentenbearbeitung zu finden.

Um ein Gefühl für die Dimensionen zu bekommen: Die KAGes verwaltet 20 Krankenanstalten (inkl. Univ. Klinik Graz) mit 6.321 Betten und 258.145 stationäre Fällen pro Jahr; hier arbeiten 13.788 Dienstposten und das Gesamtbudget beträgt 1,3 Milliarden €. Hier geht es vor allem um drei Archive, in denen die essentielle Information dieses Systems steckt: die digitalen Krankenakten, das E-Mail-Archiv und das Personaldirektions-Archiv.

Allein die digitalen Krankenakten umfassen rund 250.000 Krankengeschichten (etwa 12,5 Mio. Seiten pro Jahr). Daraus ergeben sich bei der hier erforderlichen Aufbewahrungszeit von 30 Jahren insgesamt rund 375 Mio. Seiten; das wären - in Papier gespeichert - mehr als 9 km Regallänge pro Jahr.

Dazu kommt der E-Mail-Verkehr: die 7700 PCs beherbergen 13.500 Mailboxen. Dabei kommen täglich etwa 11.500 Mails von außen herein, rund 5.500 Mails gehen nach außen und hinzu kommt etwa das Fünffache an internen E-Mails.

Und das Personaldirektions-Archiv-System schließlich beinhaltet mehrere Akte: die eigentlichen Personal-Akten (120 Personallisten mit ca. 20.000 Akten mit etwa 400.000 Dokumenten, im Durchschnitt zu je 5 Seiten pro Dokument), sowie den Rechtsakt (ca. 9.200 Dokumente mit etwa 70 Seiten pro Dokument) sowie die abteilungsinternen Akten.

Diese Datenflut wird mit nun einer Kombination von OCR- Scanner (Kofax OCR Engine), SAP-Lösung (Record Management / TREX) und SER (Webserver / Archivserver) gebändigt.

Als Erfolg der Umstellung zeigten sich eine höhere Akzeptanz bei den Endanwendern und geringer Schulungsaufwand; Knackpunkte waren die erfolgreiche Dokumentenübernahme und die Umschaltung von SER auf das neue SAP Records Management.

Case Study: Quelle Linz

In der nächsten Case Study erzählte Mag. Klaus Pieringer, MBA von der Quelle AG Linz über die Umstellung im Kundenservice auf den "elektronischen Kundenakt".

Der Grund dafür: Das bisherige System war ein Host-basierendes Bausteinsystem; sämtliche eingehende Korrespondenz von Kunden wurde nicht archiviert (die einzige Ausnahme bildeten Schriftstücke von öffentlichen Stellen, welche in einer nicht netzwerkfähigen Insellösung gespeichert werden konnten). Noch dazu konnte das System dem Mitarbeiter lediglich ausgehende Schriftstücke listen; eine tatsächliche Ansicht der Schriftstücke war nur über eine Spezialschritte möglich.

Im neuen elektronischen Kundenakt wird sämtliche eingehende Korrespondenz archiviert, Briefe werden eingescannt und dabei bereits Themengruppen (=Trichtern) zugeordnet; E-Mails werden automatisch archiviert und falls die Absenderadresse bei Quelle gespeichert ist auch automatisch mit der Kundennummer versehen und Fax werden ebenfalls automatisch archiviert.

Das neue elektronische Archiv liefert den Mitarbeitern nun jederzeit die vollständige Information über diesen Fall und auch die Beantwortung der eingehenden Briefe erfolgt nun über den heutigen Office Standard (Word-Briefe). Zur Beantwortung braucht der Mitarbeiter in der Auswahlmaske nur mehr einen Antwortknopf zu betätigen.

Keynote: Microsoft

Als zweite Keynote Speaker stellten Christian Hess und Haider Shnawa von Microsoft Österreich die neueste Lösungsplattform vor: den Office SharePoint Server 2007.

Unter dem Motto "immer Online, immer verbunden" will Microsoft mit dem neue SharePoint Server die Rolle der Software im Arbeitsablauf neu definieren: Die Anwender sollen einfacher zusammenarbeiten und alle Informationen rasch finden können. Ein besonderes Augenmerk kommt dabei der Verwaltung der unstrukturierten Informationen zu. Und dazu gehört immerhin 80% der gesamten Informationen im Büro, beispielsweise die E-Mail, Dateiablagen und Archivsysteme, aber auch Intranet, Verzeichnisdienste und Dokumenten-Management-Systeme.

Demgemäß soll das neue Enterprise Content Management der Office-Welt nun alle Anwender auf einfache Weise in den Informationsfluss integrieren. Dabei wurden die Fähigkeiten des SharePoint Servers anhand der Beispiele Dokumenten-Management, Versionierung, Workflows und Meta-Daten eindrucksvoll vorgeführt.

Case Study: Boehringer Ingelheim

Nach der Mittagspause stellte Dr. Christian Fiedler vom Arzneimittelhersteller Boehringer Ingelheim Austria GmbH ein "erfolgreiches Arzneimittel gegen volle Postkästen" vor: Das Projekt "E-Mail-Management".

Die Gründe für die Umstellung des E-Mail-Systems waren "die üblichen" - steigende Mitarbeiterzahl und damit ein erhöhtes E-Mail-Aufkommen, sowie ein dadurch bedingter Anstieg des Speicherplatzbedarfs; das bestehende E-Mail-System arbeitete mit ca. 1.500 E-Mail-Konten bereits am Rand seiner Kapazität Erklärtes Ziel war somit eine deutliche Entlastung des E-Mailsystems, eine Reduktion der Datenmenge, die innerhalb des E-Mailsystems gespeichert wird, sowie eine weitgehende Transparenz für die Benutzer (geringer Schulungs- und Umstellungsaufwand).

Die Lösung fand sich schließlich in der Anwendung von Pentadoc, das vor allem auch die geforderte leistungsfähige Web-Recherche, eine alternative Suchanwendung im Outlook-GUI, Volltextrecherche auch über Attachments sowie Offline-Funktionalität erfüllte.

Case Study: Spar

Rudolf Pitzl berichtete über die Einführung des optischen Archivsystems und Dokumenten Management Systems bei Spar. Hier war es höchste Zeit, die immer noch praktizierte Archivierung durch Erfassung auf Mikrofilm durch eine modernere und benutzerfreundlichere Lösung zu ersetzen. Schließlich konnte die auf Mikrofilm archivierte Information erst nach mühsamer Suche aufgefunden werden und waren ausschließlich "vor Ort" einsehbar; in elektronischer Form standen diese Daten überhaupt nicht zur Verfügung. Und im Falle eines Schaden, zum Beispiel durch einen Brand, wären diese Daten verloren gewesen, denn gab es nirgends ein Duplikat der Filme.

Mit der neuen Lösung mit Kodak Kofax und IBM CM verarbeiten zwölf Scanner täglich rund 70.000 Belege, insgesamt wurden bisher rund 15 Mio. Belege in das System eingebracht. Die derzeit 300 Anwender greifen täglich auf etwa 500 archivierte Dokumente zu. Die Ersparnis aller Mitarbeiter durch die neue Arbeitsweise beträgt ca. 1.500 Minuten pro Tag.

Besonderes Merkmal dieser Lösung ist das Arbeiten mit dynamischen Suchfoldern, es sind mehrere Sichten möglich und eine Integration der Office Produkte ist vorgesehen.

Keynote: Dicom

Als dritter Keynote Speaker gab Henk Honders von Dicom einen Einblick in "The real benefits of Information Capture & Communication". Er betonte dabei die Bedeutung von IC&C für die Kundenbetreuung (Customer Care), sowie die Wichtigkeit des Zusammenführens der eingehenden Dokumente sowohl via eMail als auch per Fax und zeigte Lösungswege dafür auf.

Case Study: Land Oberösterreich

Über die flächendeckende Dokumentenerfassung mit Ascent Capture beim Land Oberösterreich berichtete zum Abschluss Eduard Breitschuh. Hier ging es darum, sowohl zentral als auch dezentral eingehende Dokumente zu erfassen.

Das Projekt wurde gemeinsam mit Dicom und Astron Business Services (vormals FN Solutions) durchgeführt, einem langjährigen, erfahrenen Implementierungspartner für Kofax-Lösungen und läuft heute zur allgemeinen Zufriedenheit.

Für ein zusätzliches Highlight des Tages sorgte der Veranstalter selbst mit einem originellen Gewinnspiel: Fachbesucher mit korrekt gefaltetem Papierflieger und einem geschickten Händchen spielten um den Gewinn einer Flugreise für zwei Personen nach Dubai mit. Die Verlosung und Übergabe des Flug-Gutscheins beendete den offiziellen Teil der Dicom Application Conference 2006.

 

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DI Gerhard Ellinger (Astron)"Die Veranstaltung ist - wie jedes Jahr bisher - sehr gut organisiert. Und sie bietet jedem Besucher eine Fülle interessanter Neukontakte. Aber vor allem begegnet man hier auch wieder sehr vielen jener Kunden, die man einfach gern wieder trifft. Auch die Vorträge sind höchst interessant, vor allem sind sie jedes Mal sehr genau auf die aktuellen Problemstellungen in unserer Branche abgestimmt."

 

Peter Kratky (Kofax)Kofax ist ja Teil der Dicom-Gruppe; wir veranstalten diesen Event nun bereits seit sechs Jahren gemeinsam mit unseren Partnern und präsentieren hier jedes Jahr die neuesten Technologien bezüglich Datenerfassung, angefangen von Lösungen für das Scannen bis hin zur Übergabe der Daten an Backend-Systeme. In diesen Bereichen zeigen wir die neuesten Technologien und die neuesten Entwicklungen, und wir versuchen, Trends zu erkennen zum diese zum Endkunden zu transportieren.

 

Zur Veranstaltung: Die Application Conference war gut besucht, wir hatten an unserem Stand regen Zulauf, mehr als zum Beispiel im Vorjahr; die Kunden waren äußerst interessiert und mittlerweile auch gut informiert. Dabei waren alle Unternehmensgrößen vertreten, vom Einzelunternehmen bis zum Großkonzern.

Mag Harald Haghofer (SER)Heute war ein sehr erfolgreicher Tag für SER. Wir hatten sehr viele Kontakte sowohl mit Kunden wie auch mit Partnern. Die Dicom Application Conference ist eben jedes Jahr eine Gelegenheit, alle aus der Branche - Partner ebenso wie Kunden - an einem Ort zu treffen und daneben auch an einem Tag viele neue Kontakte zu knüpfen. Insbesondere der Anteil an wirklich interessierten Besuchern war wieder sehr hoch.

 

Dabei war die zeitliche Mischung aus Vorträgen und Vortrags-Pausen optimal; die Besucher hatten in diesen Pausen ausreichend Zeit, die Ausstellungsstände zu besuchen, ihre Fragen zu stellen und sich ausreichend zu informieren.

Renker Weiss (H&S)Für uns ergab dieser heutige Event einen wirklich sehr positiven Eindruck. Die Besucherzahl (bzw. die Zahl der Interessierten und der Anfragen für uns an unserem Stand) hat sich - zumindest subjektiv - gegenüber dem Vorjahr gesteigert.

 

Mit einem Wort: Wir sind sehr zufrieden mit dem heutigen Tag, wir freuen uns sowohl über das gesteigerte Interesse der Besucher und ebenso natürlich über die große Zahl von neuen Anfragen.

Ing. Johannes Glanz (ELO)Ein großes Lob muss ich heuer der zeitlichen Gestaltung dieses Events aussprechen, sie war wesentlich ausgewogener als im vorigen Jahr, diesmal konnten sich die Besucher auch in Ruhe und ohne Zeitdruck auf den Ausstellungsständen umsehen.

 

Auch sonst war der Eindruck heuer rundherum gut: die Qualität der Interessenten war wieder gut, die Besucher hatten eine Ahnung von der Materie. Die Fragen waren gezielt und betrafen größtenteils schon ganz konkrete Sachprobleme.