Vertrauliche Dokumente sind nur selten sicher

Was Sicherheitsvorkehrungen am Computer anbelangt, haben die österreichischen Firmen zu zwei Drittel (78 Prozent) mit Passwörtern vor unerlaubtem Zugriff vorgesorgt. In anderen Bereichen, wie beispielsweise bei Druckern oder Kopierern, die ebenfalls bereits über beachtliche Datenspeicher verfügen, ist es hingegen nur noch jedes vierte Unternehmen. Dies geht aus einer aktuellen Canon-Studie hervor, die vom britischen Meinungsforschungsinstitut ICM Technology in ganz Europa durchgeführt wurde. Insgesamt waren europaweit 7.000 Geschäftsführer und Mitarbeiter in über 13 Ländern befragt worden, in Österreich betrug das Sample 500 Personen.

Zwei Drittel der befragten Geschäftsführer in Österreich gaben an, dass ihnen das Thema Dokumenten-Sicherheit bei vertraulichen Informationen wichtig sei, zehn Prozent der Befragten halten es sogar für ein besonders wichtiges Thema. Was in einem Unternehmen als vertraulich gilt, hängt in hohem Maße auch von den Vorgaben durch die Geschäftsleitung ab. Hierbei zeigt sich, dass zwar sieben von zehn Unternehmen derartige Verhaltensrichtlinien kommuniziert haben, jedoch nur ein Drittel diese im Arbeitsalltag auch rigoros einfordert.

In der Rangliste der vertraulichen Ausdrucke, die von Firmenmitarbeitern schon einmal durch Zufall bei einem Drucker oder Kopierer entdeckt wurden, liegen Gehaltszettel von Mitarbeitern (51 Prozent) ganz vorne, gefolgt von finanziellen Details über das Unternehmen (46 Prozent) sowie Produktinformationen und persönliche Informationen über Berufskollegen (je 29 Prozent).

Dass dies in den heimischen Unternehmen nicht selten passiert, zeigt die Tatsache, dass ein Viertel der Beschäftigten derartige Dokumente mindestens einmal pro Monat zu Gesicht bekommt. Gewissensbisse treten dabei eher selten auf: Knapp jeder zweite Mitarbeiter (42 Prozent) meint, dass es durchaus in Ordnung ist, vertrauliche Dokumente näher unter die Lupe zu nehmen, falls sie diese beim Drucker, Kopierer oder auch im Entsorgungsbereich (Altpapierablage bzw. Papierkorb) entdecken. Dass diese Informationen dann auch häufig den Weg aus dem Unternehmen finden, zeigt sich in der Tatsache, dass 38 Prozent der befragten Mitarbeiter angaben, bereits mindestens einmal außerhalb des Unternehmens über vertrauliche Informationen mit Kollegen oder Freunden gesprochen zu haben.

"Mit der vorliegenden Studie sollte gezeigt werden, wie wichtig es für ein Unternehmen ist, sich über Dokumentensicherheit Gedanken zu machen", fasst Canon-Geschäftsführer Peter Baldauf die Ergebnisse der Studie zusammen. Ein Ansatz, der hier helfen könnte, seien neben einem entsprechenden Bewusstsein und klaren Verhaltensrichtlinien auch Berechtigungssysteme und ein intelligentes Druckmanagement, das die Sicherheit vertraulicher Dokumente gewährleistet.

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