Grazer Stadtwerke AG: Unternehmenscontrolling mit Professional Planner

Die Grazer Stadtwerke AG zählt zu den führenden Dienstleistungsunternehmen des Landes Steiermark. Die Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie die Liberalisierung des Strommarktes führten in den letzten Jahren zu einer Neuausrichtung des Unternehmens. Die Erweiterung des Kerngeschäftes in Richtung eines kommunalen Gesamtdienstleisters verlangten nach einheitlichen Controlling- und Planungstools.

"Ich begann 1993 damit, das Planungssystem der Grazer Stadtwerke AG in Excel und Access aufzubauen. Im Zuge der Unternehmensentwicklung wurde das Excel-System immer umfangreicher, aber auch zum Teil unübersichtlicher, da immer mehr zusätzliche Berechnungen und Auswertungen hinzugefügt wurden. Das System war schließlich kaum mehr zu erweitern", beschreibt Mag. Martin Reiter, Leiter Controlling, Grazer Stadtwerke AG, die Ausgangssituation.

Die Hauptanforderung der Grazer Stadtwerke AG an eine Planungssoftware war eine fertige betriebswirtschaftliche Logik, die gewährleistet, dass sich Änderungen automatisch in GuV, Bilanz und Finanzplan abbilden. Ein weiterer Schwerpunkt lag in der Simulation und der Szenarienrechnung. Die Grazer Stadtwerke AG wollte die Auswirkungen von Entscheidung vorab simulieren und quantifizieren.

"Mit Professional Planner kommen wir schnell auf hochwertige und sichere Resultate", freut sich Reiter. "Außerdem hat sich unsere Tätigkeit durch Professional Planner grundlegend geändert. Durch die Zeitersparnis sind wir jetzt in der Lage, die Geschäftsführung bei der Steuerung des Unternehmens viel besser zu unterstützen."

Dezentrale Planung auf einer gemeinsamen Basis

Die Planung in Professional Planner erfolgt bei den Grazer Stadtwerken dezentral in den einzelnen Profit- und Cost- Center der jeweiligen Unternehmenssparten sowie im ersten Schritt in den Konzerntöchtern Energie Graz GmbH und Freizeitbetriebe GmbH.

Um eine eingeschränkte Nutzung speziell auf die einzelnen User abstimmen zu können, wurde ein Berechtigungssystem eingerichtet. So kann für die User der Zugriff auf die einzelnen Kostenstellen festgelegt werden. Der Zugriff auf den Datenbankserver erfolgt mittels eines zentral eingerichteten Terminal Server. Die Controller in der Zentrale steuern und überwachen neben den zentralen Planungsaufgaben den Planungsprozess und kümmern sich um die Ableitung der Planungsprämissen für die Bilanz- und Liquiditätsplanung.

"Besonders wichtig war uns die leichte Handhabung der einzelnen Planungsdokumente für die User. Deshalb haben wir uns als Grundgerüst der Kostenstellenplandokumente für die ‚Aufgegliederte Erfolgsrechnung' entschieden, da diese jedem User aus den Planjahren davor geläufig war. Für die Gestaltung der Umsatzerlösplanung haben wir den einzelnen Bereichen und Profit Center-Verantwortlichen die Freiheit gelassen, ihre bereits in Excel vorhandenen Erlöspläne weiterhin zu nutzen und in den Planner als eigenes Planungsdokument zu integrieren oder komplett neue Erlöspläne im Professional Planner zu gestalten", erläutert Reiter.

Ein effizientes Team: Professional Planner & SAP

Die Kompatibilität mit SAP war für die Grazer Stadtwerke AG besonders wichtig. Die eingerichtete Schnittstelle zu SAP ermöglicht einen Datenextrakt zu erstellen, das alle Kontensalden vom SAP enthält. Dieser wird über einen Importmanager in den Professional Planner überführt. Dieses Extrakt ist ein Textfile und wird einmal monatlich nach Monatsabschluss generiert und in die neue Planungssoftware übernommen, das heißt, die Planungssoftware wird monatlich dem IST im SAP angepasst.

"Wir haben zum ersten Mal die Möglichkeit, dezentral in einem integrierten System zu planen und Vergleiche durchzuführen", erklärt Reiter. "Vorher war diese Planung sehr umständlich und mit großem Aufwand verbunden. Jetzt werden Daten direkt aus SAP in Professional Planner integriert und wir haben die Möglichkeit, sowohl Ist- als auch Planzahlen auf einer Oberfläche darzustellen. Professional Planner ist unser zentrales Medium."

Ausblick

Im Hinblick auf Basel II und dem damit verbundenen Rating werden Produktivitäts-, Liquiditäts-, Cash-Flow-, Ergebnis- sowie Qualitätskennzahlen automatisch integriert berechnet. Ziel ist es, Professional Planner im Sinne eines Datawarehouse auszubauen, um alle betriebswirtschaftlich relevanten Daten direkt am Ort des Entstehens zu erfassen und sie dann über die zentrale Datenbank weiter zu nutzen. Durch die konsequente Umsetzung dieser Vorgangsweise, die viele kleine Anwendungen in eine unternehmensweite Lösung integriert, wird der Optimierung der Datenaufbereitung und -verarbeitung Rechnung getragen.

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