Von der Infrastruktur zum Unternehmensportal

"Die reine Infrastruktur-Thematik steht oft nicht mehr Mittelpunkt. Die Vorgaben an die IT-Abteilungen sind stark funktionsgetrieben und erfordern die Umsetzung businessnaher Projekte", erläutert Michael Botek, Geschäftsführer ITdesign. "Das Ziel ist es, leicht administrierbare Unternehmensprozesse über Portale zu realisieren, die möglichst einfach von den Mitarbeitern gehandhabt werden können."

Beim Infrastrukturspezialisten ITdesign hat man aus diesem Grund das Portfolio erweitert einen eigenen Consulting- und Programmierbereich aufgebaut, der sich Workflow- und Portallösungen, aber auch dem CRM-Thema widmet. Das Angebot richtet sich von der strategischen über die konzeptionelle Beratung bis zur Projektbegleitung und - je nach Kundenwunsch - bis zur Integration, um der Unternehmensphilosophie "möglichst alles aus einer Hand" weiter folgen zu können.

Interne Abläufe optimieren

Die Ausgangssituation ist oft dieselbe: Neben einer integrierten ERP-Lösung tummeln sich noch jede Menge weiterer kleiner Workflows, die aus Kosten und Zeitgründen alle nicht automatisiert sind. Den Mitarbeitern erwächst daraus ein hoher, vermeidbarer Aufwand. Das Wissen um die Funktionen ist nicht dokumentiert, was speziell bei Urlaubsvertretungen oder auch Jobwechseln zu Schwierigkeiten führt. Kontrollen sind sehr aufwendig oder oft nicht möglich. Fazit: Der Workflow im Unternehmen wird gebremst und die Produktivität gehemmt.

"Mit einem Unternehmensportal kann man verschiedenste Applikationen und versionierte Dokumente unter einer Oberfläche zusammenführen und die Synergien nutzen", erklärt Botek. "Es ist als Webbrowser basierende Schnittstelle ausgeführt, die unternehmensweit über ein einheitliches Look-and-feel erreichbar ist. Portale sind zudem personalisierbar und mit ihnen lässt sich auch ein Teil der Administration direkt auf berechtigte User in den einzelnen Fachabteilungen übertragen, was eine große Zeitersparnis bringt."

Ein zentraler Zugriff auf Informationen und Dokumente sowie die Abbildung interner Prozessabläufe sorgt zudem für eine steigende Transparenz in der Unternehmenskommunikation, erleichtert den Workflow und macht eine Kontrolle erst möglich. Die Suche nach Dokumenten erfolgt übergreifend in verschiedensten Applikationen, sie wird dadurch wesentlich beschleunigt und in den Ergebnissen verbessert.

Der Mehrwert stellt sich oft schon kurz nach Projektbeginn ein, wenn etwa das innerbetriebliche Formularwesen ins Portal eingebunden worden ist: Den Usern stehen auf Abhieb die richtigen Formulare sowie aktuelle Dienstanweisungen zur Verfügung, Urlaubsanträge oder Bedarfsmeldungen landen automatisch (und nachvollziehbar) bei den richtigen Ansprechpersonen im virtuellen Briefkasten.

Ein Portal bietet Wachstumschancen

Für die IT-Abteilungen, die von Seiten der einzelnen Geschäftsbereiche zunehmend mit dem Wunsch nach einer solchen zentralen Schnittstelle konfrontiert werden, stellt sich die Frage nach einer möglichst effizienten und zugleich ressourcenschonenden Umsetzung. "Man sollte hier konzeptionell vorgehen und die Anforderungen aus den Fachbereichen wirklich gut kennen und möglichst genau schriftlich festhalten. Erst dann ist man für die weiteren Projektschritte gerüstet", meint Botek. "Auch bei der Softwareauswahl gibt es viele Möglichkeiten." Man kann auf Opensource-Programme zurückgreifen oder beispielsweise eine Lösung umsetzen, die auf den Microsoft Windows SharePoint-Services basiert.

Das Portal kann je nach Bedarf durch die Einbindung weiterer Applikationen ausgebaut werden. "CRM wird in diesem Zusammenhang immer mehr zum Thema", meint Botek. In weiterer Folge könnten auch externe Services für Geschäftspartner oder Kunden eingebunden werden.

Als "angenehmer Nebeneffekt" einer Portallösung werden auch die Sicherheitsbelange gleich auf den neuesten Stand gebracht - Rollendefinitionen und ein Berechtigungskonzept sorgen dafür, dass die einzelnen Fachabteilungen mit dem neuen Service effizient und zugleich sicher arbeiten können.

www.itdesign.at