Büroausstatter setzt auf modernes Arbeitszeitmanagement

Die europäische Unternehmensgruppe Bene ist mit 32 eigenen Standorten rund um den Globus vertreten und beschäftigt rund 1100 Mitarbeiter. Das Stammwerk ist im niederösterreichischen Waidhofen an der Ybbs angesiedelt. Rund 400 gewerbliche Mitarbeiter produzieren hochwertige Büroeinrichtungen, transportieren sie zum Kunden und montieren sie vor Ort.

Dabei ist eine produktionslogistische Meisterleistung erforderlich. Die Möbel werden just-in-time hergestellt, direkt in den Transportcontainer verladen und punktgenau ausgeliefert. Das erfordert hochflexible Arbeitszeiten und Zweischichtbetrieb. Über die vereinbarte Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden hinaus werden 40 Stunden gearbeitet. Das Guthaben wird auf ein Jahreszeitkonto verbucht, auf das im Bedarfsfall schnell und unkompliziert zugegriffen werden kann.

Fakten auf Knopfdruck

Die Bewirtschaftung der komplexen Arbeitszeiten erfordert einen hohen manuellen Aufwand für HR-Abteilung und Zeitverantwortliche. Für die neue Lösung war die Zielsetzung deshalb klar vorgegeben: Die Lohnabrechnung muss auf Knopfdruck funktionieren, aktuelle Daten sollen jederzeit zur Verfügung stehen.

Für die Atoss Staff Efficiency Suite sprachen nicht nur der modulare Aufbau und die leichte Parametrierbarkeit, sondern auch die Tatsache, dass alle Personaldaten - auch aus Fremdsystemen - dort zusammenlaufen und an nachfolgende Systeme übergeben werden können.

Auftragskosten im Griff

Innerhalb von drei Monaten wurde die Software implementiert, zuerst am Hauptstandort, dann in den acht Niederlassungen in Österreich. Alle Schichtzyklen und Arbeitszeitmodelle wurden problemlos abgebildet. Heute kann Bene alle Anpassungen im System selbst vornehmen. Bisher sind rund 400 Arbeiter im System registriert. Die Mitarbeiter in der Produktion geben ihre An- und Abwesenheitszeiten und ihre Urlaube in ein BDE-System ein und kontieren sie entsprechend. Die Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten mit Hilfe eines Barcode-Lesestifts.

Diese Daten werden über eine einheitliche Schnittstelle an die Atoss Lösung übergeben und auf die verschiedenen Kostenstellen und Aufträge gebucht. Sie stehen bei Bedarf auch der Kostenrechnung und dem Controlling zur Verfügung. Die Freigabe der Daten und die Weiterleitung an das Lohn- und Gehaltssystem LGV+ erfolgt durch die Zeitverantwortlichen bzw. Coaches auf Knopfdruck. Da die Datenerfassung stark optimiert wurde, beträgt der Aufwand für die Kontrolle durch die Zeitverantwortlichen nur noch zehn Minuten täglich. Nicht zuletzt auf Grund der vollautomatischen Reisekostenabrechnung, die bei Bene grenzüberschreitend funktioniert, hat sich der Zeitaufwand für die Lohnabrechnung um die Hälfte reduziert.

Mehr Bewusstsein für Arbeitszeit

Bene sieht die neue Lösung nicht nur als Tool zur effizienteren Administration der flexiblen Arbeitszeiten, sondern auch als Führungsinstrument. Die Zeitverantwortlichen haben jetzt die Möglichkeit, während des laufenden Monats Kontierungsübersichten und auftragsbezogene Auswertungen zu analysieren. Auf diese Weise entwickeln sie mehr Bewusstsein für Arbeitszeiten und mehr Verantwortung für die Produktivität ihres Teams. Trends lassen sich frühzeitig erkennen, Erfahrungen für die Zukunft nutzen.

Dazu Prokurist Felix Teuretzbacher, Kaufmännische Leitung bei Bene: "Wir setzen auf Erfolg durch Qualifikation, Motivation und Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters. Diese Unternehmensstrategie wird von unserer Software ideal unterstützt. Denn Arbeitszeitmanagement und Transparenz bei der Lohnabrechnung fördern den verantwortlichen Umgang mit Ressourcen und steigern gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit."

www.atoss.com

Das Projekt

Zielsetzung: Lohnabrechnung per Knopfdruck, eine Plattform für alle Daten, Kostenstellenmanagement, Online-Verfügbarkeit von Personaldaten, Strategie der flexiblen Produktion unterstützen

Systemlandschaft: IBM - Server AS/400, Windows Clients

Mitarbeiter im System: aktuell 400, geplant ca. 1100

Arbeitszeitgestaltung: Ein- und Zweischichtbetrieb, flexible Arbeitszeiten in Produktion und Logistik, Jahresarbeitszeitkonten

Ergebnisse: einfache Bewirtschaftung flexibler Arbeitszeiten, Entlastung der Zeitverantwortlichen, weniger Administration, aktuelle Kontierungsübersichten, auftragsbezogene Auswertungen