Microsoft setzt auf Software fürs Team

Andreas Roesler-Schmidt

Für den klassischen Endanwender wird Office 2007 auf den ersten Blick nicht viel mehr sein als die nächste Version seines Büropakets, wenngleich die Veränderungen an der Oberfläche schon lange nicht mehr so tief greifend waren und die meisten das aufgeräumte Userinterface wohl begrüßen werden.

Doch bei aller Aufmerksamkeit, die das Interface auf sich zieht - Microsofts Office ist längst mehr als bloß ein Paket von Word, Excel und Co, das einfach am Desktop-Rechner installiert wird. Fast genauso viel Energie wie in die vereinfachte Oberfläche hat Microsoft in die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit den Office-Programmen gesteckt, die für Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen in vielen Fällen wohl der wichtigere Grund zum Umstieg werden könnten. Auf dem EMEA Reviewers Forum in London zeigte Microsoft, wie man auf zunehmend verbreitete Arbeitsweisen, wie geographisch verteilte Teams oder miteinander projektweise vernetzte Unternehmen, reagiert.

Groove 2007

Das auffälligste Beispiel dafür ist das der Office 2007 Enterprise Edition beigepackte Groove 2007, das Microsoft auf Basis des gleichnamigen Programms der aufgekauften Groove Networks in Office integriert hat. Der Groove-Client kann wahlweise mit einem firmeneigenen Groove-Server oder mit einer bei Microsoft gehosteten Variante betrieben werden. Letztere kann jeder mit E-Mail-Adresse verwenden und soll vor allem kleineren Teams den Einsatz von Groove ermöglichen - etwa Freelancern, die über keinen gemeinsamen Server verfügen. Die Teams müssen in beiden Fällen nicht unbedingt innerhalb desselben Unternehmens sitzen - Szenarien, bei denen man mit Projektpartnern bei Kunden zusammenarbeitet sind genauso denkbar wie Freelancer, die gemeinsam mit denselben Dokumenten arbeiten.

Groove stellt dazu einen Arbeitsbereich für die gemeinsam benützten Dokumente und Diskussionen bereit. Den Online-Status der anderen Teilnehmer zeigt Groove an und ermöglicht - sofern man Micrsofts Instant Messenger Office Communicator nützt - auch das direkte Ansprechen mit diesem. Groove speichert die Daten lokal am Computer ab und synchronisiert die Änderungen an Dateien für alle Teilnehmer, ohne dass sie gleichzeitig online sein müssen. Dadurch können im Gegensatz zu vielen Gruppenportalen auch Notebook-User offline an den Dokumenten weiterarbeiten. Diese Fähigkeit kommt nicht nur dem mobilen Information Worker zugute, sondern wird auch von Microsoft selbst genützt, indem Groove zum Offline-Client für seinen SharePoint Server umfunktioniert werden kann: Man kann dann mit dem Groove-Client Dateien aus einer Document Library auf dem Sharepoint-Portal eines Unternehmens einfach mitnehmen und unterwegs bearbeiten, bei der nächsten Online-Verbindung werden sie synchronisiert. Eine weitere praktische Zusatzfunktion von Groove macht es sogar für weniger Team-orientierte Arbeitssituationen interessant: Wer mehrere Rechner benützt, kann Groove auch Zumsynchron halten der Dateien und Bookmarks zwischen den eigenen PCs verwenden.

Die Portal-Software SharePoint wird neben Groove auch von Outlook als Offline-Client unterstützt: Dokumente werden wie E-Mails in eigenen Ordnern angezeigt. Allerdings ist es derzeit nicht möglich, einfach E-Mails oder Attachements aus anderen Outlook-Ordnern in diese Sharepoint-Ordner zu ziehen, um Inhalte so auf das Sharepoint-Portal zu laden. Dazu wird man vorerst weiterhin den gewohnten Weg über den Webbrowser einschlagen. Die Suchfunktion des Sharepoint-Portals wurde verbessert. Die Indizierung soll doppelte Inhalte auffinden und ergebnislose Suchanfragen mit "Meinten Sie..."-Vorschlägen beantworten. Sharepoint-User erhalten eine eigene "My Page" Seite, auf der sie Dokumente und Aufgaben sammeln und diese ganz nach Wunsch nur für sich selbst verwenden oder zur Zusammenarbeit anderen zu Verfügung stellen können.

Für größere Unternehmen ist Sharepoints "Knowledge Network" interessant. Sind alle Angaben über die Verantwortungs- und Wissensbereiche der Mitarbeiter richtig erfasst, lässt sich am Portal nach den passenden Experten zu einem Thema suchen. Den so auserwählten Experten anzusprechen, soll die "Closest Link" Funktion erleichtern. Sie findet dann auch noch den Weg zum Experten über jene Kollegen, die man bereits kennt - ein wenig wie OpenBC innerhalb des eigenen Unternehmens.

Klassische Groupware

Die klassische Groupware, der Exchange Server, geht in der 2007-Variante nunmehr direkte Verbindungen mit IP-Telefonanlagen ein, so dass bei kompatiblen IP-Anlagen keine Third Party Software notwendig ist. Nicht nur landen dann erwartungsgemäß Voicemails verpasster Anrufe direkt in der Outlook-Inbox, auch können User den Exchangeserver von unterwegs anrufen um sich Mail und Kalenderdaten vorlesen zu lassen. Das klingt im Smartphonezeitalter überholt, wurde aber durchaus sinnvoll umgesetzt: Man kann nämlich dank Spracherkennung auf Termine reagieren und z.B. aus dem Auto bequem während der Fahrt sagen, dass man sich verspäten wird. Der Exchange Server fragt höflich wie lange die Verzögerung denn dauern wird, verschiebt das Meeting entsprechend und informiert alle Betroffenen. Zumindest in der englischsprachigen Beta-Version hört sich das dabei nach einem natürlichen Gespräch an.

Firmeninterne Mails verschlüsselt der Exchange-Server nunmehr standardmäßig. Neu ist, dass er unerwünschte Zusammenarbeit auch unterbinden kann. Eine "Ethical Wall" kann die Kommunikation zwischen bestimmten Abteilungen im Unternehmen (etwa der Forschungsabteilung) unterbinden um regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Der Outlook Web Access wurde in Details verbessert: So werden Dokumente nicht mehr auf dem Client (z.B. öffentliche Computer) gespeichert, sondern innerhalb des Web Access als HTML Repräsentation angezeigt. Schließlich soll die Zusammenarbeit mit den Dateien nicht auf den nächsten User des öffentlichen Rechners ausgedehnt werden.

Der "Calendar Concierge" soll einige der Mühseligkeiten, via Exchange Termine zu vereinbaren, beseitigen: Serverseitig wird nunmehr dafür gesorgt, dass nur noch die letztgültige Einladung in der Inbox zu sehen ist. Vor allem Personen, die gerade aus einer Abwesenheit zurückkehren, soll so erspart werden auf den falschen Termin zu reagieren. In eine ähnliche Richtung zielt auch die Funktion, die für noch unbeantwortete Terminanfragen schon mal Zeit im Kalender reserviert. Andere User sehen diese Zeit bereits als "potentiell gebucht", damit nicht vor der Zusage bereits ein zweites Meeting auf den selben Zeitraum gelegt wird.

Wo keine Exchange-Server im Einsatz sind, hilft Outlook selbst beim Vereinbaren von Terminen. Dazu werden die Daten des gewünschten Zeitraums in eine Datei gepackt und verschickt, der Empfänger kann in seinem Outlook die freien Zeiträume lesen und einen Termin eintragen und retourschicken.

Das Notizprogramm OneNote kann jetzt Team-Notizbücher führen, auf denen man dank Peer-to-peer gleichzeitig arbeiten kann. Geteilte Notizbücher können auf ein Netzwerklaufwerk gespeichert werden, von wo aus sich andere User ihre Offline-Kopie ziehen. Allerdings ist es in der 2007-Version noch nicht möglich Notizen über Groove auszutauschen. Ein Microsoft-Sprecher versprach aber bereits, dass dies in Zukunft nachgeholt wird.

Microsofts Teamwork-Fieber erfasst nicht nur Office: Windows Vista ermöglicht dem Windows Meeting Space Dokumente auf die Desktops anderer User zu projizieren und gemeinsam daran zu arbeiten. Die Funktion ist allerdings weniger für Zusammenarbeit über große Distanzen gedacht als für Gruppen im selben Raum. Bis zu zehn Mitarbeiter können dann in einem ad-hoc Netzwerk an Dokumenten feilen. Vielleicht lässt sich ja so eine Entscheidung fällen, welche der vielen Teamwork-Möglichkeiten man im eigenen Unternehmen nützen will.

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