Komplexe ERP-Einführung im Zeitraffer

Was waren die Herausforderungen bei diesem Projekt?

Mitterhauser: Wichtig war das Schaffen der Eigenständigkeit der Betriebsprozesse und die Ablösung von alten Systemen. Für die Prozesse brauchten wir eine leicht verständliche IT, eine, die Handelsgeschichte schreibt. Wir wollten das Neueste, denn wir haben Vorbildfunktion als Marktführer in Österreich und als fünftgrößtes Sporthandelsunternehmen in Europa. Außerdem sollten unsere 1,2 Mio. Stammkunden von der Umstellung nur Positives merken.

Augeneder: Die kurze Durchführungszeit. Unser Projekt sollte Vorbildcharakter haben, zehn Monate für eine umfassende ERP Implementierung ist eine Pionierleistung. Erste Entscheidungen betreffend Circon und deren Fashion- und Retail-Lösung auf Basis Microsoft Axapta wurden innerhalb von 24 Tagen gefällt, am 15. August 2005 war Stichtag.

Wahl: Die Einführung der Retail- und Fashion-Lösung mit rund 600 Usern ist für Circon Österreich das bisher herausforderndste Kundenprojekt gewesen. 10 Monate sind für ein solches Vorhaben knapp und die Erwartungen hoch. Man suchte nach einem Partner, der bereits Erfolge auf diesem Gebiet aufweist, bei dem vieles vorhanden ist und somit nicht unnötig Zeit verloren geht.

Wie wurde das Projekt umgesetzt?

Mitterhauser: Das Projekt wurde in zwei Phasen geteilt. In einer ersten Phase musste das Notwendigste gesichert werden: Wir brauchten eine eigene Infrastruktur für die Zentrale, die Filialen und das neue Kassensystem. 2500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die meisten im Verkauf, sind über das Kassensystem mit der ERP-Lösung Microsoft Axapta verbunden, in dem täglich ein Prämiensystem die Prämien ermittelt, um Leistungsanreize zu schaffen. Die Finanzbuchhaltung, die Kostenrech-nung und die gesamte Warenversorgung der Filialen mussten umgestellt und dabei die gesamte Dimension des Einkaufs inkl. Kalkulationssystem berücksichtigt werden. Im zweiten Schritt wurden ganz persönliche Konzernanforderungen in das System integriert.

Augeneder: Die wesentlichen Eckpunkte und Kernfunktionen wurden in einer knapp zweimonatigen Masterplanphase festgelegt und vom Vorstand verabschiedet. Als Basis für die Entscheidungen wurde die Realisierung im Fashion und Retail Standard der Firma Circon zugrunde gelegt. In weiterer Folge wurden die Prozesse und Funktionalitäten in dieser Form umgesetzt, getestet, geschult und produktiv gesetzt. Besonders wichtig war in dieser Zeit der Rückhalt des Vorstands und ein ausgezeichnetes Change Management um die Mitarbeiter auf die weit reichenden Veränderungen entsprechend vorzubereiten.

Wahl: Das Tempo des Kunden übertrug sich sofort auf uns. Nach der Projektunterzeichnung im September kam die Masterplanphase. Die Bereiche Einkauf, Sortiments- und Budgetplanung, Filialbewirtschaftung, Verkauf, Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wurden ganz genau analysiert. Nach der Konzeptentwicklung mit ständiger Kundenrückkoppelung kam die Datenaufbereitung und Entwicklung. Im Dezember waren bereits die wichtigsten Stammdaten vorhanden. Das Ziel war, so schnell wie möglich die ersten Lieferantenbestellungen im System zu erfassen, damit im August der Wareneingang erfolgen kann. Vom März bis August wurden die gesamten Prozesse mehrfach getestet. Die Testphase war bewusst "lang" gewählt, um die ganze Prozesskette mit ihren Schnittstellen zu den angrenzenden Systemen auf Lücken prüfen zu können.

Welche Tipps geben Sie jemanden, der ein solches Projekt in Angriff nimmt?

Mitterhauser: Nervenschonender und weniger risikoreich wäre ein Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem, um das "Big Bang"-Risiko auszuschalten.

Augeneder: Die fachliche Kompetenz muss stimmen. Projektleiter und Team müssen eine persönliche Reife mitbringen, um ein solches Projekt leiten und durch-führen zu können. Auftretende Probleme müssen konstruktiv angegangen werden. Das gemeinsame Ziel muss definiert und davon nie abgewichen werden. Der Erfolg ist gesichert, wenn alles diesem Ziel bedingungslos untergeordnet wird.

Wahl: Man muss die volle Kraft in das Projekt legen und an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Wichtig ist, dass Kommunikation und Motivation stimmen und dass die Projektpartner von Anfang an offen und ehrlich miteinander umgehen.

www.circon.net