Die Architektur überzeugte: Bank Austria Creditanstalt Real Invest GmbH baut auf neue ERP-Lösung

Durch seinen modularen Aufbau kann Microsoft Dynamics NAV je nach Bedarf erweitert werden und ist bis zu einem Drittel kostengünstiger als nicht-modulare ERP-Lösungen. In der BA-CA Real Invest freut man sich nun über verbesserte Arbeitseffizienz durch automatisierte Abläufe: Datenkonsolidierungen lassen sich auf Knopfdruck durchführen. Und im Meldewesen und Reporting können mit gleichem Personaleinsatz die erheblich gestiegenen Anforderungen bewältigt werden - ein absolutes "Performance-Plus".

Die BA-CA Real Invest gehört mit 70 Mitarbeitern zu den führenden Anbietern für Immobilienveranlagungen in Österreich. Im Bereich Offene Immobilienfonds ist das Tochterunternehmen der Bank Austria Creditanstalt Gruppe mit einem Marktanteil von rund 40 Prozent Marktführer. Im Jahr 2005 wies das erfolgreiche Investment-Unternehmen eine Bilanzsumme von 774 Millionen Euro auf. Wachstum nimmt einen zentralen Stellenwert in der Geschäftstätigkeit ein, da die BA-CA Real Invest zu einem Großteil auch auf den dynamischen Märkten Osteuropas präsent ist und generell einen kontinuierlichen Wachstumskurs verfolgt. "Investitionen in unsere IT-Infrastruktur müssen flexibel sein und mitwachsen können. Microsoft Dynamics NAV (bisher bekannt als Microsoft Navision 4.0) erfüllt diesen Anspruch durch seinen modularen Aufbau besonders gut", betont Reinhold Brunner, IT-Leiter bei BA-CA Real Invest.

Der Ausgangspunkt

Die Suche nach einer einheitlichen ERP-Lösung wurde bei der BA-CA Real Invest durch verschiedene Faktoren ausgelöst. Zum einen sollten zwei getrennte Buchhaltungssysteme vereinheitlicht werden, die aus der Historie des Unternehmens entstammten - zum anderen stiegen die Anforderungen an das Meldewesen ständig, hauptsächlich aufgrund der Anforderungen des Bankenabkommens Basel II.

Da die bestehenden Systeme im Rechnungswesen aber über keine einheitliche Datenbank verfügten, mussten die Daten aus den Systemen gefiltert und manuell in die Meldeformulare eingegeben werden. Ein Aufwand, mit dem zwei Personen gut fünf Tage pro Monat beschäftigt waren. Durch Basel II umfasst die Meldepflicht nun darüber hinaus auch Einzelgeschäftsfälle, wodurch das zu meldende Datenvolumen auf rund das Doppelte ansteigen wird.

Modulare Bauweise von Microsoft Dynamics NAV

Und so waren die Anforderungen an die gesuchte ERP-Lösung, die neben der Finanzbuchhaltung auch die Anlagenbuchhaltung und die Kostenrechnung abdecken sollte, klar: Skalierbar, erweiterbare Funktionen, kostengünstig, überschaubar, anwenderfreundlich. Reinhold Brunner berichtet: "Als die Beratungsfirma ACP uns Microsoft Dynamics NAV vorführte, waren wir von der Leistungsfähigkeit des Produktes bald überzeugt."

Evaluiert wurde von der BA-CA Real Invest parallel dazu auch eine SAP-Lösung. Diese wäre jedoch zu kostenintensiv geworden, sowohl für die Inbetriebnahme als auch in der laufenden Wartung. "Nach internen Berechnungen wäre ein SAP-System für unsere spezifischen Anforderungen rund doppelt so teuer geworden, wie eine Lösung auf Basis Microsoft Dynamics NAV", argumentiert Brunner und erklärt: "Durch den modularen Aufbau von Microsoft Dynamics NAV ist Customizing auf vergleichsweise niedrigem Kostenniveau möglich."

Für die bankenspezifischen Anforderungen waren viele Zusatzprogrammierungen erforderlich, die von ACP mit relativ geringem Aufwand erstellt werden konnten. ACP-Projektbetreuer Markus Zulechner erklärt: "Microsoft Dynamics NAV ist ein modular aufgebautes System, dass sich sehr leicht erweitern lässt. Die Technik im Hintergrund erlaubt es, nicht nur Masken und Felder anzupassen, sondern mit einfachen Mitteln auch Individualprogrammierungen zu ergänzen."

So wurden unter anderem die, für ein automatisches Meldewesen im Rahmen von Basel II notwendigen Felder und Prozessabläufe dazuprogrammiert. Während die Meldeblätter bis dato manuell ausgefüllt werden mussten, geschieht die Berichterstattung nun vollautomatisch zu einem definierten Stichtag. "Dies führt zu einer erheblichen Entlastung des zuständigen Personals", bestätigt Astrid Pfister, Leiterin des Rechnungswesens in der BA-CA Real Invest.

Einfache Usability

Die Mitarbeiter in der BA-CA Real Invest begrüßen besonders die Nähe der neuen Lösung zu Microsoft Office. Als äußerst praktisch erweist sich beispielsweise die Möglichkeit, Daten direkt in Microsoft Office Excel 2003 zu exportieren. "Dadurch wird eine intuitive Bedienung erleichtert und der Schulungsaufwand in Grenzen gehalten." So war ein Schulungsaufwand für die Key-User von rund 20 Tagen und für die anderen Mitarbeiter von 5 bis 10 Tagen ausreichend, was bei einer so großen Systemumstellung als moderat einzustufen ist.

Beachtlich war das Tempo, in dem das Projekt realisiert werden konnte. Im Dezember 2004 startete das Team mit einem ACP-Workshop, im Mai 2005 begann bereits der Life-Betrieb. "Aufgrund seines modularen Aufbaus ist Microsoft Dynamics NAV schlank und sozusagen übersichtlich", betont ACP-Consultant Markus Zulechner. "Dadurch wird nicht nur ein kurzer Projektzeitraum, sondern auch eine Ad-hoc-Umstellung ermöglicht - ohne monatelangen Parallelbetrieb von altem und neuem System." Die Mitarbeiter der BA-CA Real Invest sind hoch zufrieden mit der neuen Lösung, so dass bereits eine weitere Ausbaustufe in Planung ist.

www.acp.at